試論如何改進(jìn)機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作

文/重慶市酉陽土家族苗族自治縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局 陳江

一、機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作應(yīng)堅持的原則

（一）權(quán)威性原則。機(jī)關(guān)辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)部門，在工作的各個方面都應(yīng)表現(xiàn)出權(quán)威性，檔案管理工作也不例外。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作要堅持制度嚴(yán)格、流程清晰、職責(zé)明確、貼近實際。機(jī)關(guān)辦公室保存的檔案資料包括收發(fā)公文、活動資料、會議記錄以及一些照片和影像資料等，無論從工作作風(fēng)還是檔案資料的歸集整理都應(yīng)體現(xiàn)出絕對的權(quán)威性。

（二）示范性原則。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作，不僅要責(zé)任落實到人，并且在檔案管理中要勇于創(chuàng)新和突破，為各部門的檔案管理起示范性的作用。當(dāng)前進(jìn)入數(shù)字檔案時代，傳統(tǒng)的檔案管理要緊跟時代發(fā)展步伐，除了一些紙質(zhì)檔案的歸檔管理外，電子檔案數(shù)字化管理和共享必不可少。要確保各種文件、照片、圖像、音像資料妥善存檔，要按類別、年份細(xì)致分類，要有專門的存放檔案柜，確保辦公室檔案資料的質(zhì)量，為各部門樹立良好的榜樣。

（三）服務(wù)性原則。機(jī)關(guān)辦公室的一個重要職能就是為各部門提供全方位的服務(wù)，檔案管理的服務(wù)性原則也是一致的。檔案管理不僅僅是保存檔案資料，更重要的是為需要查閱、借閱檔案的部門和人員提供應(yīng)有的服務(wù)。在提供服務(wù)的同時，一定要堅持規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度，在允許借閱的范圍內(nèi)，做好檔案借閱服務(wù)工作，使檔案管理的價值充分發(fā)揮出來。

二、機(jī)關(guān)辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）檔案管理意識不強。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理由于傳統(tǒng)的管理意識較為淡薄，因此管理水平明顯滯后于現(xiàn)階段對檔案管理工作科學(xué)化的要求。很多機(jī)關(guān)辦公室的檔案管理工作只是停留在表面上，缺乏對基礎(chǔ)檔案資料的日常搜集和整理，對檔案管理重要性的認(rèn)知還較為欠缺。

（二）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理人員基本上是兼職人員擔(dān)任，或者有專門的檔案管理人員，但也不是檔案管理專業(yè)人員，專業(yè)知識的缺乏使得檔案管理的專業(yè)化程度非常低，這也是機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工需要著力解決的問題。隨著時代的發(fā)展，對檔案管理專業(yè)人員提出了更高要求，運用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理工作，就需要有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)和能力，確保檔案管理工作與時代發(fā)展相適應(yīng)。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)有待加強。檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，對不同的檔案類型要分類存放和妥善保存。檔案管理的信息化程度還不夠高，當(dāng)前處于傳統(tǒng)管理方法到數(shù)字化管理過渡的階段，因此要加快數(shù)字檔案建設(shè)的進(jìn)程，減少對紙質(zhì)文件的過多依賴。對于檔案信息化的建設(shè)還有待加強，要注意對數(shù)據(jù)庫中信息的更新和檔案資料的及時整理和上傳，對于電子檔案的借閱要注意對權(quán)限的設(shè)置和管理。

三、改進(jìn)機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作的幾點建議

（一）建立完善的制度，確保檔案管理的科學(xué)性。制度的建立和完善是所有管理工作的前提，檔案管理工作制度的建立完善是做好檔案管理工作的首要條件。制度的建立和完善要根據(jù)國家檔案管理的法律法規(guī)去制定，并且從機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作的實際出發(fā)，制定行之有效的科學(xué)的規(guī)章制度，切忌紙上談兵。制度建立和完善后，要有一定的執(zhí)行力度，建立相應(yīng)的獎懲激勵機(jī)制，從制度上提高全體員工對檔案管理重要性的認(rèn)識，提高全員參與檔案管理的積極性，這對于檔案資料的歸集是非常有利的。

（二）提高人員的素質(zhì)，確保檔案管理的規(guī)范性。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作是非常重要的崗位，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作是否規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理是一項系統(tǒng)性和綜合性要求較高的工作，因此對人員的素質(zhì)要求也較高。檔案管理一定要合乎規(guī)范，例如歸檔文件資料要按年限分類，并且和歸檔文件目錄、歸檔文件移交清冊相符合。各實物檔案歸檔包括榮譽獎杯、獎狀、錦旗、證書以及所獲得獎勵的文字材料等，這類檔案在歸檔時要與實物檔案移交目錄相符合。

（三）運用先進(jìn)的技術(shù)，確保檔案管理的創(chuàng)新性。機(jī)關(guān)辦公室檔案管理必然要走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，這也是現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)和方向。因此，機(jī)關(guān)辦公室檔案管理要充分運用信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并借鑒一些行業(yè)領(lǐng)先的檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合工作實際，利用光盤、微縮、聲像等技術(shù)，實現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公室檔案管理的數(shù)字化。并且加大資金投入，建立檔案管理共享平臺，給需要查閱檔案的部門和人員提供方便，充分體現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實價值和創(chuàng)新價值。

四、總結(jié)

總之，機(jī)關(guān)辦公室檔案管理是一項值得大家重視的工作，其系統(tǒng)性和綜合性要求很高。在完善制度、提高人員素質(zhì)以及運用先進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新管理的同時，還要注意對原始檔案資料的歸集和整理。檔案的收集是需要全員共同參與的，各部門要團(tuán)結(jié)協(xié)作，認(rèn)真對待檔案管理工作，不僅要有創(chuàng)新意識，還要真正落實到服務(wù)上，使機(jī)關(guān)辦公室檔案管理充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。