提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

文/濟(jì)南市城肥清運(yùn)管理二處 劉俊巖

一、檔案管理科學(xué)化水平過程中存在的問題

（一）缺少準(zhǔn)確連續(xù)的原始數(shù)據(jù)。檔案管理科學(xué)化水平的發(fā)展使得檔案管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計算機(jī)系統(tǒng)對會計信息進(jìn)行處理，然而大量的原始數(shù)據(jù)仍然依靠相關(guān)工作人員手動記錄和輸入。因此，一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤或紕漏就會使得檔案管理的其他工作受到影響。同時，檔案管理科學(xué)化水平的發(fā)展使得檔案管理部門的檔案管理工作越來越依賴于計算機(jī)系統(tǒng)，如果計算機(jī)系統(tǒng)在初始狀態(tài)就存在錯誤，就會導(dǎo)致內(nèi)部控制存在著諸多不符合檔案管理發(fā)展的制度。另外，初始數(shù)據(jù)如果在錄入的時候未備份很可能引起數(shù)據(jù)丟失，容易造成檔案管理檔案信息不全面，對內(nèi)部控制體系產(chǎn)生影響。

（二）檔案科學(xué)化水平管理的評價體系不夠完善。在目前的檔案管理部門中，檔案科學(xué)化水平管理并沒有充分考慮各種可能發(fā)生的意外情況，導(dǎo)致檔案科學(xué)化水平管理不具有實(shí)際踐行性。例如在財務(wù)支出方面，許多檔案管理部門將超出預(yù)算的成本支出歸于檔案管理當(dāng)中的直接人工費(fèi)用和其他費(fèi)用等，這些都導(dǎo)致了檔案科學(xué)化水平管理體系的失真。同時由于相關(guān)工作人員對于檔案科學(xué)化水平管理的認(rèn)識不夠全面，企業(yè)的檔案科學(xué)化水平管理并未形成一個完善的評價體系，造成企業(yè)將來的檔案科學(xué)化水平管理不夠準(zhǔn)確，在一定程度上影響了企業(yè)和檔案管理部門的工作效率。

（三）對于檔案管理軟件的依賴性較高。計算機(jī)系統(tǒng)軟件的使用為大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數(shù)檔案管理部門的工作人員對于檔案管理軟件的熟練程度越來越高，依賴性也越來越高。但是這些軟件并非完美無缺，目前來看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯誤的檔案管理信息，導(dǎo)致一些檔案管理問題的出現(xiàn)，使得在出現(xiàn)意外情況如停電的狀態(tài)下，沒有了這些軟件就會影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。

二、會計電算化中企業(yè)內(nèi)部控制問題的解決措施

通過上文分析發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理部門在普及檔案科學(xué)化管理的進(jìn)程中還存在著諸多問題。所以相關(guān)人員必須要深入探討及研究這些問題，及早制定出能夠符合要求的檔案科學(xué)化管理體系，從而在各個方面加強(qiáng)檔案管理，為建立健全檔案部門的檔案管理科學(xué)化進(jìn)程作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

（一）建立健全檔案管理部門的組織機(jī)構(gòu)。完善健全的檔案管理部門組織機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門科學(xué)化檔案管理的重要基礎(chǔ)，也是治理和控制檔案管理科學(xué)化水平的重要步驟，組織機(jī)構(gòu)的健全有助于檔案管理效果的提高和進(jìn)步。同時，層次明確的組織機(jī)構(gòu)也能夠保證檔案管理部門充分發(fā)揮自身的職能，有助于檔案管理的分級管理。而且在檔案管理科學(xué)化水平的大環(huán)境下，我國的檔案管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級檔案管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎(chǔ)上加強(qiáng)溝通，保證檔案管理部門的組織機(jī)構(gòu)有效完整，從而加強(qiáng)檔案管理效率。

（二）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力控制。在信息化的環(huán)境下，計算機(jī)系統(tǒng)在分析、設(shè)計及運(yùn)營維護(hù)各個階段都需要進(jìn)行深入的研究，這就需要明確檔案管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統(tǒng)的正常工作。同時，檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)該仿照手工系統(tǒng)，每一項(xiàng)都應(yīng)該交由相同的專業(yè)檔案管理工作人員來進(jìn)行記錄。通過這些崗位的明確分工，有助于保證檔案管理資料的獨(dú)立性、正確性和完整性，從而在各個方面為加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平控制制度貢獻(xiàn)力量。

（三）加強(qiáng)檔案管理部門與內(nèi)部和外部的溝通。檔案管理部門在檔案科學(xué)化管理過程中，充足的信息以及頻繁的信息溝通必不可少，因此必須要完善暢通的信息溝通渠道，明確部門職責(zé)。此外，檔案管理部門之間也要加強(qiáng)溝通，確保相關(guān)檔案管理的指示和命令能夠準(zhǔn)確及時地在基層部門奏效。同時，應(yīng)加強(qiáng)與外部單位的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)過程控制，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，建立規(guī)范合理的流程控制。檔案管理部門通過與內(nèi)部和外部的綜合聯(lián)系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使檔案管理部門從整體上能夠加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理的有效性。

三、結(jié)束語

檔案科學(xué)化管理是當(dāng)代電子科學(xué)技術(shù)發(fā)展和信息收集的一大必然結(jié)果，在實(shí)行檔案科學(xué)化管理之后，相關(guān)檔案管理部門的工作效率都得到了極大的提高。但是通過上文分析和研究可以看出，如何在保證檔案科學(xué)化管理工作的正常開展基礎(chǔ)上確保檔案管理的有效運(yùn)行是目前我國檔案管理部門急需解決的一大問題。一套良好有效的檔案管理內(nèi)部控制制度不但有助于保證檔案科學(xué)化管理工作的順利開展，也能將繁多的檔案管理信息轉(zhuǎn)化為簡明易懂的結(jié)果，有助于檔案管理部門的正常工作及正確決策。同時，加強(qiáng)檔案管理部門各負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)思想教育、專業(yè)能力培養(yǎng)、人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，也能夠科學(xué)有效地促進(jìn)檔案科學(xué)化管理水平的提高。