如何做好新形勢下公路檔案資源的開發(fā)利用

文/淄博市公路管理局臨淄分局 孫朝霞

檔案的開發(fā)和利用是檔案相關工作人員把保存的檔案資源，通過不同的手段，開發(fā)和傳遞給使用人員，從而實現(xiàn)檔案的信息共享，最終滿足社會需求的一種檔案管理工作。目前，國家在不斷加大交通基礎設施建設的力度，公路系統(tǒng)如何做好檔案資源的開發(fā)利用，并為公路事業(yè)的蓬勃發(fā)展而服務，是檔案工作人員應該考慮的問題。

一、新形勢下公路檔案資源開發(fā)利用的重要意義

（一）是社會經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的需要。它可以有效促進檔案工作向信息化產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)社會信息資源的整合與共享，從而使社會管理更具有針對性，更有效率，提升資源的利用率。

（二）是社會主義精神文明建設的需要。公路發(fā)展歷程、公路建設與運營管理中涌現(xiàn)出的感人事跡、公路人不斷探索的精神都是一筆寶貴的資源，是社會主義精神文明的重要組成部分。

（三）是行業(yè)信息公開的需要。人們隨著社會的發(fā)展，對企業(yè)、部門、行業(yè)發(fā)展的信息越發(fā)關注，通過信息公開，人們可以更好地了解公路部門，了解行業(yè)精神與運營管理狀態(tài)。

（四）開發(fā)檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理工作，是對檔案實現(xiàn)實體的管理。傳統(tǒng)的檔案管理在完成收集、整理、鑒定、編目、歸檔、統(tǒng)計之后，進行檔案的保存和利用，是一個相對簡單的保管方法，具體說來，檔案的利用基本上是坐著等待著別人上門的服務，這種方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代公路的發(fā)展要求。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，為檔案利用工作提供了很大的發(fā)展空間，對檔案工作也提出了更高的要求。檔案工作人員必須適應時代的發(fā)展，跟上時代的步伐，掌握公路的發(fā)展趨勢，了解公路的發(fā)展需要，創(chuàng)造出兼具實用性、時效性、信息性的檔案，從而為公路發(fā)展提供強有力的檔案服務。檔案工作者應徹底放棄從前的重管理輕利用，保守封閉的思想概念，并形成一個新的概念：積極為公路建設發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務，特別是樹立起檔案資源開發(fā)與利用的全新概念。

二、新形勢下公路檔案資源開發(fā)利用存在的問題

（一）檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)整體不高。目前，很多檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓就上崗，導致在公路檔案管理中很難實現(xiàn)標準化、科學化和規(guī)范化發(fā)展。此外，檔案管理工作對專業(yè)素質(zhì)要求很高，同時也很復雜，致使很多人不愿意從事這項工作，有人做了一段時間后會改變崗位，使檔案工作人員流動性大，不能完全固定，這樣導致培訓工作也很困難，很多人在經(jīng)過訓練后不繼續(xù)從事這個行業(yè)了，新人來了對業(yè)務不熟練，這樣的情況，對公路檔案資源的開發(fā)和利用形成了較為嚴重的影響。

（二）公路檔案資源的提供利用方式落后。最近一些年，由于電腦、打印機和復印機等現(xiàn)代設備的利用，一些部門建立了相應的檔案數(shù)據(jù)庫和查詢數(shù)據(jù)庫，但這些和自動化、網(wǎng)絡化服務手段的距離還很遠。此外，當我們使用計算機來進行檔案資源管理時，通常使用的是單機操作，信息共享的服務并沒有實現(xiàn)。此外，由于各種原因，很多單位雖然連接了互聯(lián)網(wǎng)，但他們的文件信息并未上傳。形成這樣的局面有很多方面的因素：一是檔案部門的領導對檔案工作的認識不夠；二是檔案工作者沒有完全掌握先進科技技術；三是檔案信息的保密和網(wǎng)絡安全問題的困擾，網(wǎng)上工作者的責任大。這與國家和各級領導部門在信息和網(wǎng)絡安全管理上密切相關。此外，我們在數(shù)據(jù)庫中的信息數(shù)量很少，開發(fā)利用的大部分需要手工進行。

（三）公路檔案資源開發(fā)利用仍處于淺層次。檔案資源的開發(fā)分為開發(fā)的一、二、三次，而我國公路工程檔案的大部分發(fā)展仍處于編制目錄的二次開發(fā)的低水平發(fā)展階段。檔案資源的二次開發(fā)是建立一套科學完整的檔案檢索工具系統(tǒng)，也就是編目工作，這樣做的目的是把存檔的檔案資源都展示出來。為了方便保管和查詢，檔案資源的二次開發(fā)，只是把檔案資料按需收集和歸檔、編檔目錄、分類目錄等等。然而處于這個信息化時代，公眾的需求不只是在狹窄的范圍內(nèi)進行資料的提供，形成單一的硬性服務形式，而是對檔案資源實現(xiàn)創(chuàng)造性的濃縮與加工，目的是可以在最短的時間內(nèi)獲取其所需的全部信息。

三、如何做好新形勢下公路檔案資源的開發(fā)利用

（一）力求觀念更新，全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。隨著社會的發(fā)展和科技的繼續(xù)進步，要求檔案人員的素質(zhì)、服務手段、檔案資源開發(fā)利用的方式都要進行改變。隨著社會的進步和經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各項工作對檔案資源的需求量越來越大，時間加快、領域更寬、準確率更高，基于這種現(xiàn)狀，檔案人員在政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)上都需要進行提高。為此，一定要對檔案隊伍加強建設，采取各種有效途徑，使檔案隊伍不斷優(yōu)化。通過仔細研究，反復實踐，通過研討會、考察學習等形式的培訓，以多渠道、多層次、多途徑提高檔案隊伍的整體素質(zhì)，加強檔案人員學習新的知識，如計算機，電子檔案管理和網(wǎng)絡知識的學習，使專業(yè)知識能力和文化水平得到迅速提高，從而能夠適應檔案資源開發(fā)利用和管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。建立完善的公路檔案資源開發(fā)利用的數(shù)據(jù)庫，這樣能夠拓展資源管理的渠道，方便資源的開發(fā)和利用，進而實現(xiàn)資源共享。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立應以大量的數(shù)字檔案信息為基礎。充分利用激光掃描技術，將紙質(zhì)文件盡可能地轉(zhuǎn)化為電子檔案，計算機化的管理，很大程度上優(yōu)化和豐富了數(shù)字檔案的館藏。然而，現(xiàn)有的大多數(shù)庫存檔案都是以紙的形式保存的。所以，館藏檔案數(shù)字化將是今后檔案工作的一項任重而道遠的任務。在目前技術的情況下，要想使原始文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源，直接進行利用，必然和實際情況不相符合。目前首要任務就是，提高檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)利用計算機讀取目錄，并且能夠達到跨年度、跨全宗的搜索，最大限度為用戶提供利用服務。另外，按照查詢的需求，對珍貴的和常用的檔案進行掃描，這樣既提高了利用效率，而且有助于原始資源文件的開發(fā)和保管。此外，各個檔案部門可以根據(jù)自己的財力和人力現(xiàn)狀，逐步對存儲的原有檔案資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓需要的人不再受數(shù)量空間和時間的限制，準確快速地對網(wǎng)上的各種檔案資源進行利用。

（三）對檔案管理制度進行完善。公路建設項目要確保工程檔案管理制度的實施，確保檔案工作在建設全過程的各個階段順利進行。我們必須建立和完善工程檔案管理系統(tǒng)，明確主管領導和各部門的職責，把項目資料的形成、開發(fā)和管理也納入相關部門、領導以及有關人員的職責范圍內(nèi)，并形成一定的崗位制度，在每一階段嚴格建設檔案職責義務，大家一起努力把好檔案資源的質(zhì)量關，確保項目檔案的形成、資源的開發(fā)、整理、歸檔等工作在平時能夠有效進行。

（四）建立先進的科學檢索系統(tǒng)。想要提供更多的檔案資源，就需要利用先進的傳遞方式進行資源的開發(fā)，對檔案資源的檢索工具進行良好的編制，建立科學的檢索體系，使公路建設有更多的檢索途徑，這樣既利于檔案資源具體使用，同時也為檔案相關工作人員對檔案資源的開發(fā)利用奠定了基礎。

四、結束語

因此，在公路建設事業(yè)的發(fā)展中，在檔案資源的開發(fā)利用方面，獲得的經(jīng)濟收益顯而易見。因此，在開展檔案工作時，對檔案資源要加強重視。把檔案資源開發(fā)利用作為檔案部門進行具體檔案工作的指導思想和工作重心。讓更多的公路檔案資源為未來的公路建設提供有效的服務。