高速公路辦公室檔案管理規(guī)范化探討

文/吉林省高速公路管理局四平管理分局 關(guān)聰玲

辦公室檔案管理工作涉及的工作信息量比較大，高速公路辦公室中的檔案除了公路建設(shè)相關(guān)檔案資料之外，還有公路的后期維修維護(hù)等相關(guān)文件，涉及圍比較廣，檔案內(nèi)容相對比較復(fù)雜，因此加強(qiáng)高速公路辦公室檔案管理工作研究非常重要。加強(qiáng)檔案管理工作，能夠在一定程度上提升高速公路辦公室工作效率，更好地促進(jìn)其他工作的開展。

一、辦公室檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。隨著我國社會的不斷發(fā)展，高速公路建設(shè)的出現(xiàn)更加方便了人們的生活和工作，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。同時對于辦公室檔案管理工作，也提出了新的發(fā)展要求。在檔案管理工作過程中，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對辦公室的檔案管理工作人員提出了新的工作要求，工作人員不僅需要具備檔案管理工作能力，也需要使用相應(yīng)的辦公軟件來協(xié)助完成檔案管理工作。在這項工作當(dāng)中，一部分工作人員顯現(xiàn)出了專業(yè)水平不足的問題，由于工作人員缺少專業(yè)的檔案管理技能，應(yīng)用辦公軟件能力不足，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作水平下降。因此，想要提升檔案管理工作質(zhì)量，首先需要解決的就是檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題。

（二）辦公室檔案管理信息化設(shè)施比較落后?，F(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，因此辦公室檔案管理工作也逐漸復(fù)雜化發(fā)展，高速公路辦公室中存在的種類繁多的檔案資源，需要采取不同的管理方式進(jìn)行保管。國家檔案行政機(jī)構(gòu)提倡在工作中進(jìn)行無紙化操作，但是由于檔案管理的信息化建設(shè)工作至今還沒有完成，因此導(dǎo)致一部分單位的檔案管理工作還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，數(shù)字化信息長期處于不定期銷毀狀態(tài)，沒有建立起系統(tǒng)的管理模式，影響了檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案管理制度不夠完善。目前一部分辦公室并沒有建立起完善的辦公室檔案管理規(guī)范制度，即使有些辦公室已經(jīng)開始針對檔案進(jìn)行了重點的管理，但是制定出來的工作制度相對混亂，大部分辦公室只把工作制度當(dāng)成了一種形式主義要求。例如說在工作當(dāng)中本來應(yīng)該銷毀的檔案，由于并沒有定期進(jìn)行銷毀，目前還留在檔案室當(dāng)中，無形中給工作人員增加了檔案查閱工作量，影響了工作效率。檔案管理工作制度不夠完善，是影響檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

二、加強(qiáng)高速公路辦公室檔案管理工作的規(guī)范性

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。想要做好高速公路辦公室檔案管理工作，就需要工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)人員都充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，使用多種有效手段來加強(qiáng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理模式宣傳力度，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能夠認(rèn)識到提升檔案管理工作的效率對于單位整體工作發(fā)展起到的積極影響。要積極提升高速公路辦公室檔案管理工作的重視程度，讓所有工作人員都能夠積極參與到工作改革中來，建立起激勵機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。辦公室當(dāng)中的檔案管理工作人員需要跟隨社會發(fā)展趨勢，根據(jù)工作需求不斷地提升自身檔案管理意識和相關(guān)法律意識，尤其是需要加強(qiáng)工作人員自身的保密意識，在工作中能夠樹立起正確的檔案管理觀念。工作人員要積極參與檔案管理工作培訓(xùn)，掌握更多的檔案管理工作技能，提升自身工作素質(zhì)水平，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)自己對于工作的責(zé)任意識。

（二）促進(jìn)辦公室檔案管理信息化發(fā)展。相比紙質(zhì)文件的管理方式，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式能夠有效提升工作效率，提升辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性。在工作中要建立起網(wǎng)絡(luò)信息平臺還有電子數(shù)據(jù)庫，充分利用計算機(jī)信息技術(shù)，把網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)的存儲功能應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠針對高速公路內(nèi)部的各種文件檔案進(jìn)行分門別類的管理，有序整理出辦公室中的復(fù)雜檔案資料，避免造成檔案室資料的長期堆積，節(jié)省了檔案查閱工作的時間，提升了檔案管理工作效率，讓高速公路檔案的檢索工作變得更加快捷方便。

（三）建立完善的檔案管理制度。實現(xiàn)辦公室檔案管理高效率，就要創(chuàng)新改革檔案管理工作體制，從根本上提升辦公室檔案管理工作質(zhì)量。利用規(guī)范化的工作制度，能夠幫助強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能。想要促進(jìn)工作部門更加穩(wěn)定地可持續(xù)發(fā)展，就要建立完善的、更加適合自身發(fā)展的工作制度。辦公室檔案管理工作質(zhì)量對于其他各個部門的工作效率同樣會產(chǎn)生影響，因此需要針對辦公室檔案管理工作制定本單位工作特點的工作機(jī)制，針對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)管理，才能夠有效確保高速公路辦公室檔案管理工作質(zhì)量的提升，確保檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。

三、結(jié)語

在辦公室管理工作中，檔案管理改革是工作改革的重要內(nèi)容，高速公路辦公室的工作質(zhì)量對于高速公路的建設(shè)和管理工作都起到了非常重要的作用，因此做好辦公室檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)我國交通事業(yè)的發(fā)展。通過加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，完善現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)，根據(jù)辦公室工作需求建立完善的檔案管理制度，能夠讓高速公路辦公室檔案管理工作更加規(guī)范化發(fā)展，其他工作才能夠在此基礎(chǔ)上走上快速發(fā)展的道路。