淺談三個(gè)體系對(duì)檔案收集工作的指導(dǎo)

文/廣東省有色金屬地質(zhì)局 蔡婷婷

一、資源體系對(duì)于收集工作的指導(dǎo)

檔案的收集主要是將分散的檔案文件，放置到同一個(gè)文件夾里進(jìn)行保管。在檔案集中管理和檔案資源不斷開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，關(guān)于檔案收集的質(zhì)量影響到檔案收集活動(dòng)的開(kāi)展。如果檔案收集不完整，或者是檔案收集過(guò)程中無(wú)用的資料過(guò)多，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案館藏的資料體系受到相應(yīng)的影響。在收集盡可能多的檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)民生檔案，提高檔案資源的覆蓋率，保證人民的檔案有檔可查。

（一）建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源管理體系。黨的重要理念是為人民服務(wù)，人民群眾是國(guó)家發(fā)展的主人，也是國(guó)家發(fā)展的動(dòng)力。中國(guó)共產(chǎn)黨發(fā)展和建設(shè)的最主要的宏觀理想就是建設(shè)每一個(gè)人自由、全面發(fā)展的共產(chǎn)主義社會(huì)。而覆蓋人民群眾的檔案體系，記錄了每一個(gè)人的生活，同時(shí)也和人民切實(shí)利益相關(guān)。涉及到每一個(gè)人的醫(yī)療、教育、就業(yè)、房產(chǎn)等一系列關(guān)于民生的價(jià)值文字。檔案體系的建設(shè)，覆蓋于社會(huì)的各個(gè)層面和各個(gè)階層，檔案體系如果不健全，就背離了我國(guó)檔案館的三個(gè)建設(shè)的初衷，也背離了國(guó)家建設(shè)過(guò)程中為人民服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和以人為本的原則。

（二）加強(qiáng)對(duì)于檔案的收集。檔案主要來(lái)源于社會(huì)的各個(gè)階層的社會(huì)活動(dòng)，記錄了活動(dòng)的主要內(nèi)容，并且通過(guò)文字、圖片、音頻、視頻等方式保留和存在。在現(xiàn)行的檔案單位中會(huì)保存一段時(shí)間然后移交到下一個(gè)儲(chǔ)存檔案的地方。檔案館儲(chǔ)存的地方不僅僅在于單位，還有所有有價(jià)值保存檔案的地方。有的時(shí)候，有些個(gè)人的歷史檔案會(huì)散落在人民群眾手中，不具有很好的保管條件。

二、發(fā)展三個(gè)體系理論，加強(qiáng)檔案收集工作

檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，收集的情況在一定程度上影響了檔案利用的效率。如果對(duì)于檔案收集的價(jià)值小、質(zhì)量差或者數(shù)量少，那么就很難從檔案中獲取他們所需要的信息，檔案收集工作并不是一個(gè)人可以控制的，為了方便社會(huì)各個(gè)方面對(duì)于檔案館的利用，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案的收集。

（一）控制進(jìn)館數(shù)量。通常來(lái)說(shuō)，檔案館中所儲(chǔ)存的檔案數(shù)量非常多，可以查詢(xún)到所需要查詢(xún)?nèi)说乃行畔ⅰ５菍?shí)際上檔案館數(shù)量多，不能很好地保證檔案資源控制在一定范圍之內(nèi)。從檔案館的工作角度上來(lái)看，檔案資源越來(lái)越多，就需要提供更多的庫(kù)房，或者是加派人手，加強(qiáng)對(duì)于檔案工作的管理。因?yàn)闄n案館所藏的檔案資料非常多，在海量的結(jié)果中逐一查詢(xún)，找到自己所需的檔案可能性較小，所以檔案館接收的過(guò)程中，只接收自己范圍之內(nèi)的檔案，不要隨意收集不屬于自己范圍之內(nèi)的檔案或者是漏掉接收范圍之內(nèi)的檔案。

（二）加強(qiáng)整理檔案收集的門(mén)類(lèi)。檔案館如果要收集黨政相關(guān)的文書(shū)、關(guān)于科技、訴訟檔案以及專(zhuān)門(mén)檔案的時(shí)候，需要收集相關(guān)的文字、照片、音頻、研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件。所以檔案館在收集的過(guò)程中要提高收集的效率，加強(qiáng)對(duì)于收集門(mén)類(lèi)的歸納整理。在檔案館收集的各類(lèi)檔案中，要對(duì)于本地區(qū)的變化、歷史沿襲、文化等重大事件的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的歸納和整理。無(wú)論是對(duì)于人民群眾、醫(yī)療衛(wèi)生、教育都要進(jìn)行分類(lèi)整理。檔案在收集過(guò)程中，要以記錄保障服務(wù)民生為主要的存儲(chǔ)方向，加強(qiáng)對(duì)于檔案工作的收集和開(kāi)展。

三、加強(qiáng)檔案工作收集的安全體系建設(shè)

檔案的安全關(guān)系到檔案收集的方方面面，維護(hù)檔案的安全就需要建設(shè)相應(yīng)的管理手段和技術(shù)方法手段。防止檔案存在損壞或者人為破壞的現(xiàn)象，盡量延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存的壽命，確保檔案可以在合理的利用范圍之內(nèi)。保證機(jī)密的檔案，不會(huì)存在泄漏的情形，在一定范圍之內(nèi)加強(qiáng)對(duì)于檔案的利用和儲(chǔ)存。檔案管理工作人員，可以借助相應(yīng)的管理方法，防止檔案材料會(huì)受到損害的現(xiàn)象，延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存的壽命。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于以下幾個(gè)方面的管理。

（一）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)。檔案工作管理者應(yīng)該明確自己在檔案管理過(guò)程中所具備的責(zé)任。要嚴(yán)格按照檔案管理的相應(yīng)規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)于自己行為的監(jiān)管，提高自身的管理素質(zhì)。同時(shí)在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案工作人員的培訓(xùn)，相關(guān)管理人員不能亂涂、亂畫(huà)，要保持檔案的原貌。不能出現(xiàn)以權(quán)謀私、亂用檔案、泄露檔案機(jī)密等現(xiàn)象。檔案資源內(nèi)容紛繁多樣，所以檔案工作管理人員應(yīng)該科學(xué)地對(duì)于檔案的潛在價(jià)值進(jìn)行判斷。工作人員除了需要增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)之外，還需要積極加強(qiáng)對(duì)于知識(shí)的儲(chǔ)備，了解歷史、地理、行政管理等知識(shí)。管理人員要科學(xué)公正的，加強(qiáng)對(duì)于每一份檔案的儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)。

（二）加強(qiáng)檔案的異地備份和數(shù)字化備份。隨著檔案的不斷完善，很多時(shí)候檔案管理的安全性，受到了人為和自然因素的影響。人為的因素還可以進(jìn)行監(jiān)管，但自然的因素在一定程度上就無(wú)法控制，安全問(wèn)題導(dǎo)致檔案付出的代價(jià)是不可估量的。例如2008年汶川發(fā)生的地震，導(dǎo)致四川省的檔案館事業(yè)受到了重創(chuàng)。為了加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，就需要在檔案被收進(jìn)館時(shí)，對(duì)于珍貴的資料和利用率較高的資料，加強(qiáng)數(shù)字化的管理和數(shù)字化的保存。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代化社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案儲(chǔ)存作用非常重要。這也要求我國(guó)檔案館應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作三個(gè)體系的理解。我國(guó)檔案工作者應(yīng)該具備三個(gè)體系的思想，并且將相關(guān)體系融入到檔案工作的環(huán)節(jié)，推動(dòng)檔案工作和檔案工作事業(yè)的發(fā)展。