新時期供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案探究

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司江門蓬江供電局 許敏玲

為了促進檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展，需要及時總結(jié)經(jīng)驗，作為檔案管理人員要加大對檔案的管理力度，積極實現(xiàn)精細(xì)化管理。針對當(dāng)前存在的投資建設(shè)信息化的資金不足、信息化規(guī)劃不完善等問題，采取科學(xué)措施，及時探討供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新方案，有效提升供電企業(yè)在市場中的競爭力。

一、供電企業(yè)檔案信息化管理的重要意義

在新時期下，供電企業(yè)檔案的搜集、傳送、處理、保護以及使用等過程都具有了信息化和數(shù)字化的特征，大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理成為提高供電企業(yè)競爭力和專業(yè)技術(shù)水平的主要途徑。傳統(tǒng)管理手段無法滿足社會發(fā)展需求，因此供電企業(yè)必須要積極進行檔案管理信息化建設(shè)方案的有效創(chuàng)新，將檔案進行備份，采用數(shù)據(jù)庫、人工智能等現(xiàn)代化手段實現(xiàn)供電企業(yè)管理的信息化服務(wù)，這對供電企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。

二、供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案探討

電力檔案管理涉及的內(nèi)容較多，要及時根據(jù)檔案管理重點及其性質(zhì)來設(shè)立專門的檔案信息化管理機構(gòu)，對供電企業(yè)檔案信息進行獨立管理和利用。供電企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)主要目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息與所屬機構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，及時采用分布式的檔案信息建設(shè)方案，對系統(tǒng)的安全性能提出更高要求。

（一）檔案管理目標(biāo)。通過采用檔案信息化管理的方式來對供電企業(yè)檔案的管理程序進行規(guī)范，積極采取在線歸檔的方法來對工作流程進行合理優(yōu)化，并通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)來進行在線查詢、利用等操作，充分體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的有效性。

（二）網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)功能方案。檔案信息系統(tǒng)主要提供了檔案信息從形成到使用的整個管理過程，對文件產(chǎn)生進行超前控制，其主要內(nèi)容為：文件初步鑒定、標(biāo)識歸檔、邏輯歸檔等多項內(nèi)容，只有這樣才能達(dá)到國際檔案機構(gòu)規(guī)定的檔案管理功能，使網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理系統(tǒng)具備了文件材料、管理規(guī)程、信息管理等功能。不僅能夠?qū)ξ谋疚募M行管理，還為人員及時提供了圖片、聲像等多種形式文件管理功能。采用網(wǎng)絡(luò)管理的模式將檔案物理存放位置及時記錄下來，對檔案形成、專題匯編作出全方位的管理，不僅提高了檔案信息化管理效率，還最大限度節(jié)約了人力和物力。構(gòu)建虛擬化的檔案館，實現(xiàn)專門的檔案管理部門對檔案信息進行統(tǒng)一管理和維護，這樣用戶可以根據(jù)局域網(wǎng)，在任何時刻都能進行檔案信息共享，為用戶提供了更加便捷的閱覽和查詢服務(wù)，大大提升用戶滿意度。對供電企業(yè)檔案信息進行全方位數(shù)字化管理，及時建立一體化文檔管理系統(tǒng)，對各種電子文件進行遠(yuǎn)程控制，為工作人員隨時接收異地檔案信息提供了更多的便利，積極實現(xiàn)供電企業(yè)檔案信息流程管理信息化、數(shù)字化。建立數(shù)字化檔案信息資源庫，最大限度挖掘有效信息，以此方式為供電企業(yè)生產(chǎn)管理以及決策等工作提供可靠數(shù)據(jù)，不僅涵蓋了原有檔案信息資源，還擴大到語音、圖紙、圖形圖像等領(lǐng)域，及時形成了規(guī)模更大的檔案信息知識庫，還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行有效的組織和挖掘，促進供電企業(yè)檔案管理水平的進一步提升。

（三）系統(tǒng)管理技術(shù)方案。構(gòu)建開放式檔案信息管理系統(tǒng)，明確檔案信息保存和維護等過程。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，供電企業(yè)需將檔案管理系統(tǒng)的可拓展性和標(biāo)準(zhǔn)化作為技術(shù)方案，使其具有檔案信息獲取、存儲、管理、交換、利用、服務(wù)等多項功能。及時為檔案工作人員提供個性化，無縫集成的檔案查詢系統(tǒng)，同時該系統(tǒng)還為用戶提供了這些界面：搜索界面，用戶提交界面，系統(tǒng)管理界面，采用虛擬機器，讓用戶直接通過瀏覽器就可以進行檔案信息管理訪問，借助強大工作引擎來構(gòu)建檔案信息審批流程。分布式檔案信息系統(tǒng)主要是建立在JAVA語言和J2EE平臺上，檔案應(yīng)用程序、計算過程以及處理數(shù)據(jù)都廣泛分布在網(wǎng)絡(luò)中，在采用遠(yuǎn)程操控方法的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)信息遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的及時移交，檔案管理機構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸將有關(guān)檔案信息發(fā)送至數(shù)據(jù)庫中，更好地保障了檔案管理信息化管理技術(shù)方案的實用性。

三、強化檔案信息化管理建設(shè)的主要措施

（一）提高檔案信息搜集效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代，作為檔案信息管理人員必須要認(rèn)識到檔案信息搜集工作的重要性，積極擴大檔案信息搜集主體，指定專人進行檔案信息搜集，同時依靠社會組織參與的力量，有效提高檔案信息搜集效率利用互聯(lián)網(wǎng)來進行檔案信息搜集，這樣不僅可以有效提高檔案信息搜集效率，還使現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢得到了充分體現(xiàn)。

（二）積極創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式。檔案工作就是要服務(wù)于用戶，大大提升檔案價值。轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，樹立以用戶需求為中心的檔案服務(wù)意識，對用戶及時提供全程服務(wù)，在此過程中需要充分了解不同用戶需要的檔案資源，大力推廣智能化和個性化服務(wù)，及時將檔案資源信息進行歸納和整理，通過網(wǎng)絡(luò)渠道向用戶推送檔案資源。

（三）加大檔案信息管理力度。為了確保檔案信息的安全性，需要根據(jù)實際情況來構(gòu)建科學(xué)有效的檔案安全管理體系，制定具有可行性的檔案信息安全管理制度，主要對檔案保管以及丟失問題進行明確規(guī)定，必須要保證檔案信息的完整性。促使工作人員及時明確檔案信息安全管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案信息安全管理制度進行操作。重視社區(qū)服務(wù)，定期給社區(qū)人們普及檔案信息安全有關(guān)知識，全面擴大檔案信息安全管理制度的宣傳范圍，從而確保社區(qū)服務(wù)與供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的同步進行。營造良好和諧的檔案信息管理氛圍，加大對工作人員的管理力度，為檔案信息提供安全保障。

（四）增大檔案信息化建設(shè)的投入力度。增添現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，積極構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施，尤其是要做好檔案資源的防高溫、防塵、防火等工作，安排專人對檔案資源庫進行管理，成立檔案閱覽室，檔案管理辦公室，這樣做有助于對檔案進行統(tǒng)一有效的管理，促進檔案管理效率的提升。制定相關(guān)的管理制度，比如檔案管理辦公室規(guī)程、檔案閱覽室日常行為規(guī)范，檔案管理辦公人員日常操守，積極推進檔案管理信息化建設(shè)步伐的穩(wěn)步進行。

四、結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理人員要積極探討檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路，明確檔案管理信息化建設(shè)的具體方案，樹立以用戶需求為中心的檔案觀念，并積極配合檔案管理工作，這對我國供電企業(yè)發(fā)展以及整體經(jīng)濟提升都具有深遠(yuǎn)意義。