淺談醫(yī)院人事檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息同步建設(shè)

文/昭通市中醫(yī)醫(yī)院 宋春燕

人事檔案是我國人才信息的主要信息來源，更是一個單位人才選拔、人才培養(yǎng)的重要手段。特別是在公立醫(yī)院改革，競爭力加大的現(xiàn)代醫(yī)院，人才隊伍是醫(yī)院生存、發(fā)展、建設(shè)，具有競爭實力的重要保障。在“科技興院”戰(zhàn)略實施中，新科技、新業(yè)務(wù)的開展離不開高素質(zhì)的人才隊伍才能實現(xiàn)，加強人才隊伍培養(yǎng)，引進高素質(zhì)人才隊伍，都需要我們充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，筆者認(rèn)為應(yīng)將醫(yī)院人事檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息同步建設(shè)，以便充分發(fā)揮人事檔案的作用，推動醫(yī)院人才隊伍建設(shè)工作。

一、傳統(tǒng)模式管理人事檔案存在的弊端

傳統(tǒng)的管理模式，主要是指以打印出來的照片、紙質(zhì)、錄像等作為載體，進行收集整理保管的方式，主要是通過純手工的方式對檔案進行管理。然而，隨著醫(yī)院人員數(shù)量的不斷增多，我院需每年招聘工作人員近100人，幾年來，醫(yī)院的職工數(shù)從300多，增加到了1300多，如果仍然使用傳統(tǒng)的模式對人事檔案進行歸檔保管，那么必將增加檔案管理人員的工作量，且人事檔案涉及到其他的科室或者部門，檔案管理的步驟也會隨之增多，還容易導(dǎo)致許多檔案無法進行收集歸檔。以個人人事檔案為例，一旦重要的檔案信息遺失，要重新補辦非常困難，有部分信息還無法補辦，這樣，既浪費了檔案管理者的大量時間，還不能真實地反映出職工的工作信息情況。

二、使用互聯(lián)網(wǎng)管理檔案存在的利弊

當(dāng)前，為了彌補傳統(tǒng)模式管理人事檔案存在的弊端，根據(jù)檔案信息化管理的要求，很多醫(yī)院引進了現(xiàn)代化的管理設(shè)備與技術(shù)，實行光盤、計算機軟件以及多媒體等先進的信息技術(shù)來管理人事檔案，我們?nèi)耸聶n案管理者都將工作的重心逐步轉(zhuǎn)移到適應(yīng)數(shù)字化管理的需求上來，希望用信息化管理的方式來代替實體檔案的保管。通過信息化管理的方式，使得檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢灾貜?fù)利用并且多平臺利用的資源，從而方便了人事檔案的查詢、利用，能夠為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供最真實、最快捷、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。那么，使用互聯(lián)網(wǎng)管理檔案是否存在弊端呢？在實際工作中，我們?nèi)耸聶n案管理人員在工作中，不斷出現(xiàn)了各種弊端，比如互聯(lián)網(wǎng)的安全問題日益凸顯，經(jīng)常出現(xiàn)木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問題。如何減少互聯(lián)網(wǎng)在使用中出現(xiàn)的安全問題，如何防止信息被盜將是本文重點討論的內(nèi)容。

三、運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案應(yīng)實施的保障措施

（一）加強對人事檔案信息采集的管理。在醫(yī)院人事檔案信息收集中，應(yīng)以本人身份證號碼作為個人檔案管理的賬戶，職工在工作學(xué)習(xí)中產(chǎn)生的各種信息資料，比如：進修、學(xué)習(xí)結(jié)業(yè)證、論文發(fā)表情況、科技成果獲獎情況等信息由醫(yī)院人事檔案管理專職人員負(fù)責(zé)收集并及時上傳到個人檔案信息中。

（二）規(guī)范人事檔案管理的過程。一是在人事檔案被調(diào)取、復(fù)印的工作中，應(yīng)有嚴(yán)格的審批流程，并辦理完善的手續(xù)，這樣，可以防止信息外泄。二是為了確保人事檔案的安全性能，醫(yī)院人事檔案管理的電腦及軟件，應(yīng)該配備多種防盜技術(shù)，應(yīng)設(shè)有防偽編碼來管理信息資料，同時，應(yīng)該主動防止信息資料被木馬病毒、黑客攻擊而導(dǎo)致檔案信息泄露。三是在人事檔案管理軟件的開發(fā)過程中，要積極制定控制的戰(zhàn)略和檔案，建立完善的人事檔案管理。四是制定可行的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全保障機制和流程。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)該制定可行的安全保障機制及流程。

四、人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理中注意的問題

（一）加強人事檔案管理人員素養(yǎng)、道德教育，加強對其保密知識及保密法的學(xué)習(xí)。網(wǎng)絡(luò)信息是一種高效生產(chǎn)力，信息的資源價值逐漸加大，運用網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案是現(xiàn)階段人事檔案發(fā)展的必然，那我們就要做好人事檔案的保密工作。需要對人事檔案管理人員進行思想、工作紀(jì)律教育，在檔案軟件的開發(fā)利用中具有良好的職業(yè)道德。

（二）創(chuàng)新人事檔案的服務(wù)模式，構(gòu)筑信息化管理平臺。當(dāng)前，很多醫(yī)院都對人事檔案進行了信息化系統(tǒng)管理，但人事管理系統(tǒng)均不能接入到公共網(wǎng)絡(luò)，只是在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行資源共享，為了推動人事檔案管理工作的發(fā)展，在實施網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時，需要建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫管理體系，確保人事檔案信息管理實現(xiàn)存儲增大、及時更新，確保人事檔案得到動態(tài)管理。

（三）重視人才隊伍建設(shè)。各醫(yī)院都加強對檔案人員隊伍的建設(shè)，有專職的檔案人員，各科室部門還設(shè)有兼職的檔案人員，這就要求提高檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)，要不斷引進、培養(yǎng)有責(zé)任心、有專業(yè)知識、經(jīng)驗豐富的人才加入到人事檔案管理隊伍中來。特別是要對檔案管理人員進行電子信息化操作技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)。

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)突飛猛進地發(fā)展，運用網(wǎng)絡(luò)信息化管理人事檔案，是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然，但是在網(wǎng)絡(luò)信息化管理人事檔案的過程中，存在著許多的弊端，如何揚長避短，客服弊端，才能確保信息化管理人事檔案工作做好做實，從而使人事檔案管理充分體現(xiàn)功能。