文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

摘 要：文書檔案管理屬于每一個(gè)單位的一項(xiàng)重要工作，記錄了當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的信息和各單位的重要資料，具有政治性、技術(shù)性以及服務(wù)性等特點(diǎn)。但是在實(shí)際工作中，大多數(shù)單位沒有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，工作方式依然傳統(tǒng)落后，致使文書檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題。本文分析了本單位文書檔案管理工作存在的問題并提出此項(xiàng)工作在以后發(fā)展道路上的創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新

文書檔案管理工作作為檔案工作的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的引導(dǎo)作用。因此，提高文書檔案管理工作效率，改革創(chuàng)新十分重要。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，文書檔案管理工作要想適應(yīng)新時(shí)代的需求就要改革，根據(jù)原有工作的實(shí)際情況選擇適合自己的工作方法各體系，保障文書檔案管理工作順利開展，進(jìn)而提高本單位的工作效益。

1 文書檔案管理工作的重要性

1）文書檔案管理工作是保障機(jī)關(guān)團(tuán)體、一個(gè)單位順利發(fā)展的基礎(chǔ)。文書檔案工作作為一個(gè)單位管理工作的重要內(nèi)容，能有效的提高本單位的工作質(zhì)量和效率。檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，是本單位研究未來發(fā)展方向和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的重要資料。文書檔案管理工作為能夠讓一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)掌握本單位的整體運(yùn)用情況，并制定出經(jīng)營(yíng)方法。所以，文書檔案管理工作創(chuàng)新能夠提高本單位的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)社會(huì)快速發(fā)展。

2）文書檔案管理工作創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的需求。新時(shí)期，我國(guó)的整體面貌發(fā)生了重大變化，處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們對(duì)于文書檔案管理工作的要求越來越高。落后。陳舊的文書檔案管理方法已經(jīng)不能滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展面臨的各種問題，所以，文書檔案管理工作創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的需求。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理工作缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理體系。當(dāng)前大多數(shù)單位缺乏規(guī)范化的文書檔案管理體系，例如檔案管理工作中檔號(hào)不規(guī)范、目錄不規(guī)范等這些現(xiàn)象致使文書檔案管理工作不能順利開展。造成這種困難境況的原因是因?yàn)闆]有制定統(tǒng)一、完善、規(guī)范的文書檔案管理體系，或是建立好的規(guī)章體系沒有具體落實(shí)，缺乏科學(xué)的管理體系，出現(xiàn)雜亂無序的文書檔案屢見不鮮。

2）文書檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有待提高。大多數(shù)人認(rèn)為文書檔案管理工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，基本人人都可以勝任。但是文書檔案管理工作對(duì)工作人員專業(yè)能力和技能要求較高。但是大多單位中文書檔案管理工作人員年齡較大，管理方法落后，管理工作枯燥無味很難吸引新時(shí)代年輕的有效人才，導(dǎo)致工作效率低，甚至大多數(shù)工作人員不會(huì)使用電子信息管理方法，這些都阻礙了文書檔案管理工作的發(fā)展。

3）領(lǐng)導(dǎo)階層不重視文書檔案管理工作。大多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層沒有意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)該單位發(fā)展的重要性，更沒有對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行深入研究，依然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行。然而新時(shí)期技術(shù)和觀念的落后致使文書檔案管理工作不斷落后。大多數(shù)單位文書檔案工作需要很長(zhǎng)時(shí)間才能步入正軌，文書檔案管理工作在單位中的作為變的可有可無。

3 文書檔案管理工作創(chuàng)新的具體方法

1）建立完善的管理體系，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的監(jiān)督和管理。工作的順利開展都需要依靠相應(yīng)的制度來支撐，當(dāng)前大多數(shù)單位的文書檔案管理工作雜亂無序是因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)的管理制度。面對(duì)這一問題可以先在單位中征集大家對(duì)于此項(xiàng)工作的管理意見，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，根據(jù)時(shí)代發(fā)展和單位的具體情況建立完善的管理體系，需要注意的是在構(gòu)建體系的整個(gè)過程中要緊緊跟隨時(shí)代的腳步，留取精華，出去雜質(zhì)，改革陳舊的管理制度。同時(shí)建立好管理體系之后要保證該項(xiàng)工作能夠順利開展，所以需要制定相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督該項(xiàng)工作落到實(shí)處。

2）創(chuàng)新工作體系。首先根據(jù)文書檔案管理工作的特點(diǎn)和本單位的總體工作規(guī)劃來對(duì)此項(xiàng)工作體系進(jìn)行改革創(chuàng)新。例如在單位重大活動(dòng)或者重要工作宣傳中提出對(duì)文書檔案管理工作的相應(yīng)需求以此來引起領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)可以把文書檔案管理工作融入到單位重要工作中，主動(dòng)參與單位的重大活動(dòng)，可以提高文書檔案管理工作的地位和重要性。策劃單位重大活動(dòng)、銜接和協(xié)調(diào)方案，通過積極的宣傳和參與本單位活動(dòng)對(duì)于文書檔案管理工作形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。在參與單位實(shí)際工作中履行好相應(yīng)的服務(wù)責(zé)任，保證文書檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)順利銜接。

3）建立一支綜合素養(yǎng)高的工作人員。新時(shí)期新的管理體系也需要高素養(yǎng)的工作人員來具體執(zhí)行。單位應(yīng)該根據(jù)文書檔案管理工作的具體需要招聘一批文書素養(yǎng)高，專業(yè)技能強(qiáng)的人員。同時(shí)，組織檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)該隊(duì)伍的素養(yǎng)鍛煉和培養(yǎng)。增強(qiáng)文書檔案管理工作人員此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。此外可以建立績(jī)效考核制度激勵(lì)工作人員積極創(chuàng)新，提高工作人員的熱情。保障文書檔案管理工作人員的待遇和崗位競(jìng)爭(zhēng)享有的權(quán)利，維持好骨干隊(duì)伍。同時(shí)要增強(qiáng)工作人員的職業(yè)危機(jī)教育，最大程度上激勵(lì)工作人員積極學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，才能保證檔案管理工作不斷發(fā)展。

4）提高文書檔案管理技術(shù)。首先、工作技術(shù)的創(chuàng)新可以快速提高工作效率。文書檔案管理工作人員要樹立現(xiàn)代化的管理理念，使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提升檔案管理工作水平和效率。單位領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該對(duì)文書檔案管理工作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，看到文書檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要作用，提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，進(jìn)而對(duì)此項(xiàng)工作提供充足的資金和技術(shù)之處。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化管理是社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，所以可以建立相應(yīng)的電子管理平臺(tái)和電子化資料庫(kù)，運(yùn)用安全便捷的電子化管理。這些都需要先進(jìn)的電子產(chǎn)品和相關(guān)的人才，因而單位領(lǐng)導(dǎo)人員只有對(duì)文書檔案管理工作技術(shù)提出新的要求，才能跟上灌區(qū)發(fā)展的步伐，保障文書檔案管理工作快速發(fā)展，為單位其他部門提供相應(yīng)的服務(wù)和資料，使單位制定出科學(xué)、合理的管理方案。電子化管理工作的開展也有相應(yīng)的要求，其次、電子信息化管理也需要制定相關(guān)的制度和管理流程，同時(shí)電子化管理需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新，保證電子化管理能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。最后，電子化管理存在安全隱患，要加強(qiáng)安全管理工作，單位的信息資料非常重要。電子信息化管理有其優(yōu)勢(shì)，能夠提高工作效率，便捷、有序。但是信息安全問題是電子化管理的需要重視的問題。單位可以先快速解決歷史遺留問題，然后依據(jù)單位的具體情況和信息化建設(shè)的整體需求，對(duì)檔案方面使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行排查，解決和整體信息化的系統(tǒng)對(duì)接和技術(shù)對(duì)接方面的工作，使文書檔案管理工作快速融入到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。

5）深入研究管理改革，跟上社會(huì)發(fā)展步伐。新時(shí)期各單位要不斷進(jìn)行改革，文書檔案部門要隨時(shí)觀眾單位的動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作體系，保證檔案管理工作骨干隊(duì)伍的穩(wěn)定性、檔案工作始終有人負(fù)責(zé)。同時(shí)提升文書檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，使工作人員解脫原有工作觀念的束縛，使文書檔案工作成為單位的創(chuàng)造者。集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后跟蹤的檔案管理工作理念。另外要想適應(yīng)新時(shí)期信息化的開放性和顯性化需要，文書檔案管理工作應(yīng)該封閉系統(tǒng)不斷向開放系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。

文書檔案管理工作屬于每個(gè)單位的重要組成部分，對(duì)單位的發(fā)展具有重要作用。然而當(dāng)前各單位的文書檔案管理工作依然處于落后狀態(tài)，因此，我們要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新改革，才能更好的服務(wù)于單位，保證單位各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，檔案管理工作。