人力資源檔案管理現(xiàn)狀與其改善策略

馬筱琴

摘 要：盡管當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)已經(jīng)轉(zhuǎn)型為集約型管理，一改之前粗放、封閉型模式，但是管理人力資源檔案理念，當(dāng)前依舊受傳統(tǒng)慣性思維的束縛。所以說仍然有很多的問題存在于人力資源檔案管理中，本文將主要致力于分析其現(xiàn)狀，相應(yīng)的給出合適且恰當(dāng)化的改善策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)狀；策略；人力資源；檔案管理

人力資源基于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，指的是一個(gè)地區(qū)或國(guó)家具有勞動(dòng)能力，處于、未到，或者是已經(jīng)超出勞動(dòng)年齡的人口。通常來說，具有勞動(dòng)能力人口數(shù)量，就是所謂的人力資源數(shù)量，且他們?cè)谡麄€(gè)社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展中所占地位極為關(guān)鍵。基于此，為了加快人力資源流動(dòng)，提升質(zhì)量，需重視對(duì)其檔案管理。

1 存在于人力資源檔案管理中的問題

1.1 服務(wù)作用有待提升

在保存及管理中，人力資源檔案管理具有極高的服務(wù)性，主要目的是在符合有關(guān)規(guī)范前提下，可以為組織、社會(huì)、人員及單位行隨時(shí)化應(yīng)用及調(diào)動(dòng)，是其服務(wù)作用關(guān)鍵體現(xiàn)。但是基于此層面，管理前后的銜接性較差，較為不協(xié)調(diào)，以及不規(guī)范，所以服務(wù)作用較為低下，使得在調(diào)動(dòng)人力資源檔案中，因?yàn)槌鲇谀承┯猛拘杌ㄙM(fèi)大量時(shí)間，程序較為繁瑣，甚至一些人員根本不清楚自己?jiǎn)挝粰n案管理，總體上造成檔案管理服務(wù)作用低下[1]。

1.2 管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

通常情況下，檔案管理人員自身并未意識(shí)到工作的重要性，僅僅是將其視作為對(duì)資料的簡(jiǎn)單歸置，覺得自己的工作何其簡(jiǎn)單便捷化。在之前的傳統(tǒng)化人力資源檔案管理中，其不會(huì)關(guān)系到整體運(yùn)營(yíng)水平，為較平凡的事務(wù)性管理。但是當(dāng)前我國(guó)的信息科學(xué)技術(shù)獲得進(jìn)步，政治生活文化水平顯著提升，人力資源檔案管理能夠?qū)挝蝗瞬诺牧魇Ъ傲魅氘a(chǎn)生直接影響，其成為單位中較為關(guān)鍵的關(guān)系網(wǎng)控制處?；诖?，管理人員需重視起有關(guān)工作，端正工作態(tài)度，培養(yǎng)正確認(rèn)知度，更好的服務(wù)于人力資源檔案管理。

1.3 歸檔不及時(shí)、材料不完整

職工的鑒定、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、履歷、自傳以及政治歷史等有關(guān)資料，均被收錄在人事檔案中。想要將員工真實(shí)的人生軌跡和成長(zhǎng)歷史反映出來，需做到檔案材料的完全、規(guī)范以及完整性。有未經(jīng)組織審查蓋章及合適的政審材料，在歸檔中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)。因?yàn)楫?dāng)時(shí)使用復(fù)印件歸檔收集歷史久遠(yuǎn)的材料時(shí)，并無料出具單位或干部，以及材料出具單位加蓋印章，同時(shí)也沒有注明其時(shí)間、復(fù)制人，以及出處，難以很好的保證復(fù)制材料的有效及真實(shí)[2]。

1.4 完善的檔案管理制度體系的缺失

人力資源信息收集中，在實(shí)施管理中存在較大的難度性，所以造成制度體系不健全。之前并沒有有效實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源信息的收集，缺少明確化的歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，且對(duì)于不同行業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，缺失明確規(guī)定。假設(shè)僅僅是依據(jù)不同行業(yè)需求明確，則難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的工作效果，同時(shí)具有很大難度。人力資源檔案形成較為復(fù)雜，且途徑較多，有效性的協(xié)調(diào)合作在各部門之間較為缺失，帶給管理工作極大的難度。不僅如此，還出現(xiàn)各部門互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，隊(duì)管理工作全面落實(shí)產(chǎn)生影響，也降低了工作效率。

2 分析人力資源檔案管理原因

2.1 管理方法落后

現(xiàn)代化人力資源檔案管理方法，很多單位當(dāng)前大力推進(jìn)，且實(shí)現(xiàn)對(duì)其現(xiàn)代化管理理念的積極宣傳及學(xué)習(xí)，但是卻并未取得有效建設(shè)效果。除此之外，基于自身短暫經(jīng)濟(jì)利益的考慮，很多單位或組織并沒有實(shí)現(xiàn)強(qiáng)有力對(duì)人力資源檔案管理的經(jīng)濟(jì)投入，使得在應(yīng)用管理方法的時(shí)候有效支撐及落實(shí)的條件較為缺少?；诖?，管理方法的落后教育當(dāng)前人力資源管理工作日漸復(fù)雜、人事檔案變動(dòng)性較大、數(shù)量及規(guī)模逐漸擴(kuò)大的情況下，極其不便于這一情況的改善，會(huì)有疏漏的現(xiàn)象出現(xiàn)在當(dāng)前的人力資源檔案管理中。

2.2 工作規(guī)范性比較低

相關(guān)的單位或組織，基于分析人力資源檔案管理重要性基礎(chǔ)上，需建設(shè)一整套可以銜接起電子化信息及紙質(zhì)版檔案管理規(guī)范，有必要設(shè)定科學(xué)的管理規(guī)范及程序，對(duì)于規(guī)范檔案管理工作而言極為關(guān)鍵[3]。但是，面對(duì)當(dāng)前較低的檔案管理工作規(guī)范性，人員工作缺乏系統(tǒng)性，以及無法客觀上和主觀上，檔案管理人員形成有效的限制及規(guī)制，工作效率低下，所以人力資源檔案管理中也就成為自然。

3 解決人力資源檔案管理問題的措施

3.1 采用信息化管理方式

面對(duì)人力資源檔案管理工作中效率低下，以及方式的落后，需致力于提升檔案管理信息化，積極改進(jìn)檔案管理方式。信息化管理方式基于人力資源檔案管理中，可通過較快的速度及較小的空間，實(shí)現(xiàn)電子音像及紙質(zhì)檔案結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料統(tǒng)一且系統(tǒng)化的管理，且有關(guān)工作效率顯著提升。想要全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，基于人力資源檔案管理工作中，需注意落實(shí)以下內(nèi)容：其一，制定適合的信息化管理策略，結(jié)合實(shí)際工作情況展開，給予全面落實(shí)。在開展有關(guān)工作中，需全面掌控全程，設(shè)立專門的監(jiān)督部門，保證信息化的全面實(shí)施。其二，將資金投入加入到人力資源檔案管理中，購(gòu)置像掃描儀、打印機(jī)、電腦等檔案管理工作所需的軟件及硬件設(shè)施[4]。除此之外，還需全面了解這些設(shè)備，用于切實(shí)化實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作全面落實(shí)。

3.2 提升管理人員素質(zhì)

對(duì)于人力資源檔案管理人員素質(zhì)的提升，需著眼于實(shí)際本領(lǐng)及政治素質(zhì)的提升，同時(shí)積極增強(qiáng)知識(shí)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力培養(yǎng)出業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、政治強(qiáng)的檔案工作人員，幾挨打培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的思想道德素質(zhì)及黨性黨風(fēng)修養(yǎng)，勤于思考、堅(jiān)定信心，解放思想、觀念，自覺服從黨及政府，珍惜檔案工作崗位，練就適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，不斷提升管理水平，深入實(shí)現(xiàn)調(diào)查研究。

3.3 健全人力資源檔案管理制度

不能夠出現(xiàn)雙向標(biāo)準(zhǔn)，必須約束上下層工作者；規(guī)定的法規(guī)法律需符合科學(xué)實(shí)際，極具理性，能夠更加簡(jiǎn)潔有效的開展下去管理人員的工作；保證制度的嚴(yán)格的權(quán)威性，同時(shí)需有人監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。完善這一制度，能夠避免很多傳統(tǒng)錯(cuò)誤；系統(tǒng)化管理需以實(shí)際應(yīng)用為準(zhǔn)，同時(shí)做到可持續(xù)化運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]史運(yùn)昌.人力資源檔案管理現(xiàn)狀及改善對(duì)策[J].新商務(wù)周刊，2017，（6）：99.

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[3]周莉莉，張偉斌.檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)人力資源管理現(xiàn)狀調(diào)研分析——以成都市為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（7）：137-138，140.

[4]劉何明.淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（15）：105-105.