大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研院所文書檔案的信息化管理

劉惠

摘 要：科學(xué)技術(shù)的不斷進步，造就了大數(shù)據(jù)環(huán)境，在此前提背景下，科研院所文書檔案也逐漸趨向信息化管理方向，一定程度上增加了文書檔案的使用時間，為科研院所的發(fā)展提供了穩(wěn)定的基礎(chǔ)。本文主要講述了大數(shù)據(jù)環(huán)境與科研院所文書檔案管理概述，其次講了大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研院所文書檔案信息化管理的影響以及應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；科研院所；文書檔案；信息化管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境的背景下，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進步，科研院校也隨之增多。由于科研院校的檔案資料較多，對于檔案資料的管理，就需要科研院校引起重視，應(yīng)用信息化管理的方法進行檔案管理。文書檔案的信息化管理，對于科研院所而言，具有很重要的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)全球化的發(fā)展，科研院所文書檔案的信息化管理是發(fā)展的必然趨勢，因此，大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研院所文書檔案的信息化管理迫在眉睫。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境與科研院所文書檔案管理概述

大數(shù)據(jù)時代一定意義上指的是，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)信息迅速增長，進而大數(shù)據(jù)時代到來。大數(shù)據(jù)的含義則是，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的快速增長，數(shù)量過于龐大，因此，很難被用戶所獲取以及處理。簡單而言，就是在有限的信息處理軟件基礎(chǔ)條件下，很難對大量的數(shù)據(jù)信息進行相應(yīng)的處理、獲取、加工等，使其變成對用戶而言有效的數(shù)據(jù)信息具有一定的難度?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)已經(jīng)在人們?nèi)粘Ｉ钪须S處可見，對于人們的生活產(chǎn)生了重要的影響，對人們的生活、工作以及學(xué)習(xí)等都有密切的聯(lián)系[1]。

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，科研院所的文書檔案的數(shù)量也在不斷的增多，科研院所的文書檔案信息化建設(shè)進程也隨之加快了進程?？蒲性核械奈臅鴻n案主要包含，各個單位對于各個研究工作信息的記錄，在油田勘探開發(fā)科研單位中，其中的開發(fā)技術(shù)是其科研院所中文書檔案的重要組成部分。文書檔案一定程度上能夠反映出科研院所的歷史研究發(fā)展進程，對于科研院所所做的任何決定、創(chuàng)新改革等方面都有詳細的記錄，同時是科研院所進行管理的重要依據(jù)，并且也對科研院所的發(fā)展也具有極大的影響。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研院所文書檔案管理影響

2.1 便于加強文書檔案資料管理

大數(shù)據(jù)時代背景下，我國科學(xué)技術(shù)不斷進步發(fā)展，同時，科研院所也隨之進步，科研院所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也逐漸趨向多元化，同時也具有一定的復(fù)雜性，因此，科研院所對于文書檔案管理問題也逐漸凸顯出來。與此同時，科研院所在對于如何加強文書檔案管理方面需要進行及時的研究，從而使文書檔案充分發(fā)揮出最大的效用，對科研所文書檔案的管理模式進行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。

2.2 利于科研院所文書檔案的兩化結(jié)合

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步發(fā)展，云計算的應(yīng)用被逐漸的推廣，互聯(lián)網(wǎng)也逐漸趨向全球化，信息化技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域。云計算具有較為強大的數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)查詢能力以及數(shù)據(jù)的傳輸存儲等功能，對于科研院所文書檔案的管理具有很重要的影響，不僅能夠促進科研院所文書檔案的數(shù)字化發(fā)展，還可以為科研院所文書檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。科研院所文書檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)的實現(xiàn)，對于其信息化管理的發(fā)展具有重要的影響，對科研所文書檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性以及可靠性提供了保障。

2.3 更好的滿足時代發(fā)展的需求

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進步發(fā)展，大數(shù)據(jù)也在不斷的擴展，同時科研院所的研究方向也不斷增多，科研院所的文書檔案信息資料也隨之增加，因此，科研院所就需要加強對于文書檔案的信息化建設(shè)，從而有效的對數(shù)據(jù)信息進行合理的規(guī)劃管理，促進文書檔案管理的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使文書檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化進行更快的結(jié)合，為科研院所的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為科研院所的文書檔案管理滿足時代發(fā)展需求發(fā)揮積極的作用[2]。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研院所文書檔案信息化管理應(yīng)用

3.1 優(yōu)化科研院所的文書檔案

在大數(shù)據(jù)的這個環(huán)境下，科研院所的文書檔案主要是對科研院所內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行處理分析，確保這些數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及可靠相關(guān)性，并能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行快速的處理以及掌握，從而使得科研院所的文書檔案能夠最大程度的發(fā)揮出其作用，更好的為工作人員提供服務(wù)?？蒲性核臅鴻n案的信息化管理，其建設(shè)的主要目標(biāo)就是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，確?？蒲性核軌驌碛卸喾N類型以及價值高的文書檔案。相比于科研院所傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案，文書檔案信息化管理更具多元化，具有多種類型的檔案信息資料，但紙質(zhì)文書檔案，則具有很少類型的文書檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科研院所的文書檔案類型也有所增加，其中增加最多的就是數(shù)字化科研院所的文書檔案，因此，就需要對科研院所文書檔案管理進行信息化的建設(shè)，從而有效的增加科研院所文書檔案的使用時間，最大程度的發(fā)揮出文書檔案的作用，為我國的科研工作開展奠定基礎(chǔ)。

3.2 合理的對檔案資料進行處理加工

科研院所文書檔案的信息化管理，一定程度上可以提高數(shù)據(jù)信息檢索的效率，便于工作人員對科研院所的數(shù)據(jù)信息進行查詢，使得文書檔案更具全面性以及準(zhǔn)確性。在進行快捷檢索的過程中，首先需要對科研院所文書檔案的類型、內(nèi)容等方面進行確定，然后根據(jù)自身所需要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進行檢索，使得文書檔案具有可選擇性。另外，科研院所文書檔案還可以進行分類歸納，可以分為三個部分，如上級檔案、科研院所自身以及對外聯(lián)系數(shù)據(jù)信息三個部分。同時，還需要對科研院所自身在進行詳細分類，從而使得在對文書檔案進行檢索的過程中，具有一定的準(zhǔn)確性。并且還可以建立科研院所自身的文書檔案數(shù)據(jù)庫，其中，包括科研院所的各種研究資料，對于油田勘探開發(fā)的各種類型資料，以及人員檔案、歷史資料等各方面科研院所的資料。將科研院所文書檔案進行網(wǎng)絡(luò)連接，從而進行區(qū)域范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)連接，從而形成資源共享，為科研院所開展勘探開發(fā)等工作奠定良好的基礎(chǔ)[3]，從而促進我國科學(xué)技術(shù)的不斷進步。

3.3 科研院所文書檔案的利用與服務(wù)

科研院所文書檔案的設(shè)立，很大程度上是便于為工作人員提供利用服務(wù)的?？蒲性核奈臅鴻n案對于科研院所進行油田勘探開發(fā)以及進行科研院所的管理方面具有很重要的影響，可以為科研院所的發(fā)展提供可靠的參考資料，同時具有很大的研究價值。通過科研院所文書檔案信息化的建設(shè)，可以很大程度上為工作人員提供現(xiàn)代化的服務(wù)，使得工作人員能夠更加便利的進行數(shù)據(jù)信息的檢索以及查詢。同時，還可以針對在研究的技術(shù)進行文書檔案信息的追蹤服務(wù)，使得科研院所的文書檔案充分發(fā)揮出其作用，滿足社會時代發(fā)展的需求，為科研院所的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，科研院所文書檔案的信息化管理，可以更有利于加強文書檔案資料管理，同時利于科研院所文書檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合，更好的滿足時代發(fā)展的需求?？蒲性核臅鴻n案的信息化管理，一定程度上就是借助計算機技術(shù)，更好的對數(shù)據(jù)信息進行合理的分析處理，使得科研院所中的研究人員能夠更加便利的獲取數(shù)據(jù)信息，從而提高科研人員的工作效率。另外，還可以針對部分研究信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享花的目標(biāo)，從而一定程度上擴大科研院所文書檔案的使用時間，為科研院所的文書檔案信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)，從而有效的促進科研院所的穩(wěn)定發(fā)展，進而促進我國科學(xué)技術(shù)的進步。

參考文獻

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[2]劉洋.大數(shù)據(jù)環(huán)境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：178.

[3]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案，2016（05）：22-23.