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      信息化背景下文書檔案管理工作初探

      2018-11-23 11:30:54劉靜
      卷宗 2018年33期
      關(guān)鍵詞:文書檔案管理工作信息化

      摘 要:檔案是人類生活行為記錄的載體,可用于人類社會(huì)的各個(gè)方面發(fā)展提供準(zhǔn)確的參考資料。如今,隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,信息技術(shù)已經(jīng)全面普及,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展,信息化建設(shè)已成為必然。

      關(guān)鍵詞:信息化;文書檔案;管理工作

      隨著信息時(shí)代的到來,信息技術(shù)在人們生活的方方面面得到了應(yīng)用。因此,面對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足,需進(jìn)行檔案管理工作的改革創(chuàng)新,將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行充分的融合,促使傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。此時(shí),需對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的思想、技術(shù)、人員等多方面進(jìn)行考量,從而促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新化、信息化發(fā)展。

      1 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

      1.1 辦公效率顯著提高

      文書檔案管理,就是對(duì)已有文檔資料的一種整理和保存,對(duì)沒有卻需要的文檔資料的一種搜集和歸納。傳統(tǒng)的文書檔案管理,我們需要對(duì)不同的文檔進(jìn)行分門別類,對(duì)于一些大型單位來說,有太多的部門分支,每個(gè)分支還有不同類型的文檔資料需要分類整理,這就導(dǎo)致工作的任務(wù)量非常繁重,為了解決此類問題和保證文書檔案管理的準(zhǔn)確高效,就需要投入大量的人力和物力來完成這項(xiàng)工作。繁重的工作,不可避免地導(dǎo)致出現(xiàn)一些人為的失誤,比如對(duì)文檔資料分類錯(cuò)誤,在文檔資料移動(dòng)過程中,對(duì)紙質(zhì)文件的二次破壞,在分類過程中,標(biāo)注錯(cuò)誤,造成文檔資料涂畫痕跡嚴(yán)重等各種類型的問題。這些都嚴(yán)重影響著對(duì)文檔資料管理的效率,但是,如果把文書檔案管理信息化,就能顯著提高辦公的效率,通過信息化處理的方式,利用計(jì)算機(jī)對(duì)每一件文檔資料進(jìn)行歸檔和整理,一次整理,終身受益,對(duì)以后文檔資料的借閱和查詢提供便利的條件,大大減少了人力和資源的投入。

      1.2 資源檢索方便,信息隨時(shí)共享

      傳統(tǒng)的文書檔案管理,如果需要查閱一份資料或者文件,就需要登記,然后在已歸檔整理的資料中慢慢尋找,這樣既浪費(fèi)了人力,又耽誤了時(shí)間,降低了工作效率,但是把文書檔案管理信息化,就大大方便了資源的整合和查找,利用計(jì)算機(jī)技術(shù),可以把所歸檔的文檔資料從紙質(zhì)文件變成電子文件,這樣既方便了查閱,又保護(hù)紙質(zhì)文件不被損壞,然后對(duì)歸檔的資料,做一個(gè)體制性的管理,每一種文檔做一個(gè)對(duì)應(yīng)的檢索,方便利用者在查閱時(shí)及時(shí)找到所需要的內(nèi)容,這樣就提高了效率,節(jié)省了時(shí)間。

      1.3 文件存儲(chǔ)快捷且穩(wěn)定

      傳統(tǒng)的文書檔案管理,載體主要是一些紙質(zhì)文件,或者圖片、影像等內(nèi)容,特別對(duì)于紙質(zhì)文件,其保存過程中,容易受周圍環(huán)境溫度、濕度影響,造成文件的破損,或者字跡模糊不清等現(xiàn)象,最后對(duì)文檔的借閱和使用造成麻煩,隨著電子科技化的發(fā)展,信息化的成熟,我們對(duì)文件的存儲(chǔ)和管理,不再局限于傳統(tǒng)的紙張,我們可以把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為能在計(jì)算機(jī)上傳遞和存儲(chǔ)的電子文件,這樣就極大程度上方便了辦公,電子文件最大的優(yōu)點(diǎn)就是快捷并且穩(wěn)定,我們利用存儲(chǔ)設(shè)備,可以快速得到我們想要的資料,并且確保穩(wěn)定,不易丟失,總而言之,信息化的加入,讓存儲(chǔ)更穩(wěn)定、更快捷。

      1.4 文件傳輸速度和安全性得到保障

      傳統(tǒng)的文書檔案管理,如果需要借閱資料,就得打開檔案盒,根據(jù)分類要求,再一遍遍的查詢自己想要的資料,一旦資料管理松散或者不到位,就容易造成資料的丟失,有些人為了得到想要的資料,會(huì)發(fā)生私自保存,不再上交的情況。所以在資料傳遞上,存在很大的缺陷,特別對(duì)于一些大企業(yè)來說,總公司和分公司有時(shí)需要互相傳遞一些文件資料,如果在傳遞上僅僅依靠快遞運(yùn)輸方式,就無法確保辦公的時(shí)效性和快捷性,對(duì)以后文檔資料的歸檔存儲(chǔ)也會(huì)造成麻煩和影響,但是文書檔案管理信息化,就確保了文檔資料傳輸?shù)陌踩院涂旖菪裕词故沁h(yuǎn)距離的傳輸,我們通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù),可以快速高效完成,也可以確保傳輸過程的安全性,明確文檔資料傳輸?shù)碾p方,一旦出現(xiàn)問題,可以立刻解決,從而進(jìn)一步提高了辦公的效率。

      2 信息化背景下文書檔案管理對(duì)策分析

      2.1 加大研發(fā)力度,配齊信息化檔案管理設(shè)施

      按照檔案規(guī)范化管理要求應(yīng)對(duì)電腦、掃描儀、檔案管理軟件、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行配置齊全。對(duì)檔案管理軟件應(yīng)進(jìn)行大力研發(fā),并使其具備查詢、瀏覽、檢索、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等功能。此外,傳統(tǒng)檔案管理工作方面的資金投入不足,所以在進(jìn)行改革時(shí)應(yīng)在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入,設(shè)置檔案庫和閱覽室,確保檔案管理及查閱的規(guī)范化。應(yīng)在檔案庫內(nèi)按要求進(jìn)行計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、去濕機(jī)、密集架、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等設(shè)備的配備工作,使特殊檔案載體如磁帶、磁盤、光盤等得以進(jìn)行合理保存,避免保存不當(dāng)造成的損毀。

      2.2 促進(jìn)檔案資源信息化發(fā)展

      檔案管理由傳統(tǒng)向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變,需對(duì)檔案信息目錄數(shù)據(jù)的建設(shè)加強(qiáng)重視,以確保檔案信息的全面性及準(zhǔn)確性。并設(shè)置信息化管理文件目錄、專題目錄、分類目錄。以此來實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理,并將檔案管理與目錄數(shù)據(jù)庫相結(jié)合,進(jìn)行檔案資源的全面化管理。在信息化背景下,應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加以利用,使之與文書檔案管理工作相融合,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的跟蹤達(dá)到文書檔案資料的統(tǒng)一,為文書檔案資料的一體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、提供保障。最后,還應(yīng)進(jìn)行提升媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量及效果,以現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸檔處理,形成數(shù)據(jù)化工作模式,以此豐富檔案資源內(nèi)容。

      2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

      檔案管理人員的綜合素質(zhì)及管理能力,對(duì)檔案管理工作是否可以的良好進(jìn)行起決定性作用。第一點(diǎn),應(yīng)對(duì)檔案管理人員,進(jìn)行專業(yè)管理能力及綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先,應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的政治素養(yǎng)培訓(xùn),使工作人員具備職業(yè)操守,可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的原則性及紀(jì)律性。第二點(diǎn),應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理信息化思想意識(shí)培訓(xùn),使檔案管理人員對(duì)信息化檔案管理模式的重要性進(jìn)行認(rèn)知,以促進(jìn)信息化背景下檔案管理工作地方更好開展。

      3 結(jié)束語

      總而言之,隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步,對(duì)于檔案資料有了越來越普遍的需求,以往的文書檔案管理模式早已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求,這在很大程度上制約了社會(huì)的進(jìn)步與前行。所以,將科學(xué)信息技術(shù)充分融入到文書檔案管理工作中,確保管理工作的高效性具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

      參考文獻(xiàn)

      [1]張善勇.探索信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(04):144.

      [2]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理,2017(07):349-351.

      作者簡(jiǎn)介

      劉靜(1984-),女,漢族,甘肅省民勤縣,本科,畢業(yè)于內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)(函授)成都體育學(xué)院(全日制),助理館員,內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪地理信息局,研究方向:辦公室文秘、機(jī)要、文書管理。

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