提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

徐興

摘要：本文主要基于社會逐漸趨向于現(xiàn)代化發(fā)展的當(dāng)前背景下，對提高檔案科學(xué)化水平路徑選擇進(jìn)行相關(guān)論述，旨在充分發(fā)揮出檔案管理在事業(yè)單位經(jīng)營期間的指導(dǎo)作用，以期為相關(guān)工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

前言：

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷增長，檔案此種社會信息資源也已成為事業(yè)單位改革重點。但就目前來看，檔案管理科學(xué)化水平較為薄弱，所積累的經(jīng)驗不足以解決實際管理期間存在的全部問題，因此更需要檔案管理工作人員能夠認(rèn)清檔案管理期間存在問題，對提高檔案管理科學(xué)化的路徑進(jìn)行積極選擇與探索。

1、提高檔案管理科學(xué)化水平的價值體現(xiàn)

提高檔案管理科學(xué)化水平的價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，滿足社會文明構(gòu)建需求。檔案能夠記錄下個人、事業(yè)單位乃至一個國家的經(jīng)營信息，因此提升檔案管理科學(xué)化水平能夠從根本上提高檔案信息的完整性與時效性，對構(gòu)建文明社會具有深遠(yuǎn)影響[1]；第二，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大量信息及數(shù)據(jù)亟待處理，而提升檔案管理科學(xué)化水平能夠大大提升自身檔案管理效率，拓寬管理途徑，確保檔案管理工作能夠在事業(yè)單位發(fā)展期間發(fā)揮出積極促進(jìn)的作用；第三，提升檔案管理科學(xué)化水平也可切實保障事業(yè)單位發(fā)展過程中的專業(yè)性及規(guī)范性，對提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益及服務(wù)效益具有直接影響。

2、當(dāng)前檔案管理工作存在局限性

2.1檔案管理體系亟待健全

就目前來看，在檔案管理工作中存在著檔案管理體系亟待健全的問題。一方面事業(yè)單位管理部門缺乏提升檔案管理科學(xué)化水平重要性的認(rèn)知度，忽視對檔案管理轉(zhuǎn)型的指導(dǎo)及監(jiān)督工作，使得檔案管理機(jī)制總體執(zhí)行力較為薄弱，無法充分發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用[2]；另一方面關(guān)于檔案科學(xué)化管理的法律法規(guī)尚未完善，難以嚴(yán)格規(guī)范檔案管理行為，致使一些因檔案管理出現(xiàn)問題而對事業(yè)單位造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失的問題頻繁發(fā)生。

2.2先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用效率低

先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用效率過低。由于社會經(jīng)濟(jì)逐漸趨向于新常態(tài)化發(fā)展，事業(yè)單位之間的競爭壓力持續(xù)增長，部分事業(yè)單位過于重視經(jīng)濟(jì)利益最大化發(fā)展目標(biāo)，而對需要投入大量時間與精力的檔案管理科學(xué)化工作抱有模棱兩可態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理的轉(zhuǎn)型缺乏充足的人力與物資支持[3]。同時，檔案管理信息逐漸趨向于多元化發(fā)展也使得傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)社會發(fā)展需求，故如何更好的在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)也應(yīng)成為事業(yè)單位管理部門的重點研究課題。

2.3管理人員專業(yè)技能有待提升

由于檔案管理相較于其他工作而言具有長期性及復(fù)雜性，因此人員流動性大，對管理人員專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)要求高。但由于事業(yè)單位人力資源管理體系發(fā)展不完善，導(dǎo)致一些缺乏專業(yè)管理能力的工作人員被安排到檔案管理崗位之中，不僅大大提升了檔案管理風(fēng)險性，更會造成檔案管理誤差問題頻繁發(fā)生，對事業(yè)單位穩(wěn)定有序的發(fā)展造成了極為不利的影響。

3、提高檔案管理科學(xué)化水平的具體措施

3.1明確檔案管理科學(xué)化目標(biāo)

為從根本上提高檔案管理科學(xué)化水平，相關(guān)管理部門應(yīng)從明確檔案管理科學(xué)化目標(biāo)入手。首先，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高檔案管理工作重視度，并對檔案管理轉(zhuǎn)型工作基于充足的人力物力支持；其次，明確檔案管理目標(biāo)，提升檔案管理的服務(wù)效益，對檔案信息進(jìn)行深入分析，以制定出更具科學(xué)性及適用性的檔案管理模式[4]；最后，認(rèn)清檔案管理發(fā)展趨勢及前景，加強(qiáng)管理期間信息的安全性及共享性，依據(jù)社會發(fā)展需求及所在事業(yè)單位自身發(fā)展特征，對檔案管理體系進(jìn)行不斷的完善與優(yōu)化，把握檔案管理改革方向，加強(qiáng)檔案信息價值的挖掘工作，最大化發(fā)揮出檔案管理科學(xué)化水平提升的積極作用。

3.2推動檔案管理科學(xué)化進(jìn)程

加強(qiáng)檔案管理服務(wù)功能，在確保檔案信息安全性及完整性的同時，對檔案信息內(nèi)含價值進(jìn)行深度挖掘。學(xué)會辨別檔案信息價值性，從中探索出維持事業(yè)單位平穩(wěn)有序發(fā)展的路徑，提升檔案管理實效性。不僅如此，由于傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)社會及事業(yè)單位的發(fā)展需求，因此在推動檔案管理科學(xué)化進(jìn)程的過程中，相關(guān)管理部門也應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保紙質(zhì)檔案朝向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的穩(wěn)定性，將檔案信息完整且準(zhǔn)確的錄入到計算機(jī)當(dāng)中，提升檔案管理檢索效率，為事業(yè)單位創(chuàng)造出更高的信息價值。

3.3構(gòu)建檔案科學(xué)管理機(jī)制

在構(gòu)建檔案科學(xué)管理機(jī)制的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)從以下兩個方面入手：第一，注重檔案管理轉(zhuǎn)型期間科學(xué)發(fā)展觀的落實，認(rèn)清檔案管理期間存在的矛盾，提升檔案管理服務(wù)效益。加強(qiáng)檔案管理期間的前瞻意識及風(fēng)險意識，對檔案信息化及數(shù)字化變革風(fēng)險性進(jìn)行及時的預(yù)估與評測，從根本上保證檔案信息的安全性，確保事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展[5]；第二，依據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)建完善的檔案科學(xué)管理機(jī)制，在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上去其糟粕取其精華，提升管理機(jī)制對事業(yè)單位發(fā)展需求的適應(yīng)性，更好的規(guī)范檔案管理人員行為。

3.4提高檔案管理人員專業(yè)技能

由于檔案管理工作涉及工種多，綜合性強(qiáng)，因此為從根本上提高檔案管理的科學(xué)化水平，相關(guān)管理人員還應(yīng)從培養(yǎng)相關(guān)工作人員專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)入手。一方面，針對紙質(zhì)檔案管理及現(xiàn)代化信息處理技術(shù)在檔案管理工作人員中定期開展教育培訓(xùn)工作，使其能夠充分發(fā)揮出檔案管理新技術(shù)的積極作用；另一方面，采用業(yè)績考核與獎懲機(jī)制相結(jié)合的手段，對專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)較高的員工給予一定物質(zhì)獎勵，加大違規(guī)操作行為懲戒力度，力爭在提升檔案管理科學(xué)化水平的過程中營造出積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣諊?/p>

3.5創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

隨著事業(yè)單位對檔案管理工作重要性的不斷認(rèn)知，在提升檔案管理科學(xué)化水平的過程中也應(yīng)注重對檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新。舉例來說，將單純的檔案信息錄入及保存服務(wù)項目轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒉樵兗靶畔I(yè)務(wù)咨詢工作于一身的檔案服務(wù)體系，實現(xiàn)檔案信息的安全共享，提升檔案管理效率及質(zhì)量。

3.6設(shè)置檔案管理自動化系統(tǒng)

在設(shè)置檔案管理自動化系統(tǒng)期間，相關(guān)工作人員應(yīng)注重以下兩點，首先，增設(shè)檔案信息儲存系統(tǒng)，針對事業(yè)單位各部門運行特征設(shè)立與之相對應(yīng)的檔案信息儲存庫，提升檔案信息管理有效性；其次，注重安全系統(tǒng)的設(shè)置，通過檔案管理系統(tǒng)權(quán)限的分配，提升檔案信息的安全性，為促進(jìn)檔案管理自動化與智能化發(fā)展進(jìn)程奠定堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。

總結(jié)：

總而言之，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理此種整合事業(yè)單位經(jīng)營信息的工作得到了高度重視，而為更好的適應(yīng)時代發(fā)展潮流，在同行業(yè)競爭者中立于不敗之地，事業(yè)單位管理部門還應(yīng)從強(qiáng)化檔案管理科學(xué)化水平入手，摒棄傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處，構(gòu)建一系列更具科學(xué)性及可行性的檔案管理機(jī)制，切實提升檔案管理效率。

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