企業(yè)檔案工作科學(xué)管理的方法

康青 李文婷

摘 要：隨著社會不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變方向，拓寬思路，積極開發(fā)新的檔案信息資源，為社會服務(wù)已迫在眉捷。堅持以實用為中心為指導(dǎo)方針，拓寬檔案工作的思路，加大科研工作力度，科學(xué)地做好檔案管理工作，已成為關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重大課題之一，積極推進檔案管理的科學(xué)管理，成為當(dāng)今檔案工作者認真研究的課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；科學(xué)管理；檔案管理

1.更新觀念、轉(zhuǎn)變方向，檔案工作必須適應(yīng)新的形勢

提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身建設(shè)是關(guān)鍵。首先需有檔案工作者樹立起社會意識。檔案工作者長期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，大家安心工作，不怕苦、不怕累、不為名、不為利，勤勤懇懇、默默奉獻，但人們只講忠于職守、觀念陳舊、思想保守，沒有走出去，搞些社會活動，因此與社會的協(xié)調(diào)能力較遜、往往落后于形勢。

檔案工作亟待改變的有哪些呢？一是盡快改變封閉的局面，面向社會，積極參與社會活動，加強協(xié)調(diào)能力，為檔案工作拓寬道路，營造一個良好的社會環(huán)境，更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)；二是提高檔案工作人員的使命感和積極主動工作責(zé)任心，改變用人機制，充分發(fā)揮檔案工作者的作用，擴大服務(wù)領(lǐng)域，增加適合當(dāng)前形勢的服務(wù)項目。開拓檔案工作的新局面，促進檔案事業(yè)的全面發(fā)展；三是強化對檔案工作者的專業(yè)培訓(xùn)和知識教育。提高適應(yīng)科學(xué)檔案工作的技能水平，培養(yǎng)一支具有效益和質(zhì)量的年青的檔案生力軍，把他們培育成有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具有較強的開拓創(chuàng)新意識的專業(yè)人員。只有這樣有步驟有計劃的培養(yǎng)人才、建設(shè)隊伍、才能更好地為新時期的檔案工作服好務(wù)。

2.利用電子信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現(xiàn)一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實現(xiàn)了信息資源的共享。其次，有步驟地開展庫存檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

3.做好企業(yè)檔案的保管和保密工作

現(xiàn)在企業(yè)的檔案有兩種：一種是紙質(zhì)檔案；一種是電子檔案，對這兩種檔案要加強保護和保密工作。首先要做好企業(yè)檔案的保護，特別是紙質(zhì)檔案，保存企業(yè)檔案的庫房要防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵，并經(jīng)常對其進行通風(fēng)，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；對企業(yè)電子檔案也要采取必要的措施，并加強信息保護。企業(yè)檔案工作中保密工作也是檔案管理工作中不可缺少的一個必要條件，檔案的借閱必須有審批，否則，任何人不能翻閱檔案。

4.要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實現(xiàn)信息化。檔案管理工作要步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，要充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)濟活動中的作用。

5.引入科學(xué)管理理念，開展檔案工作六步循環(huán)

為加強企業(yè)檔案工作，實現(xiàn)科學(xué)管理，結(jié)合管理學(xué)上PDCA工作法及現(xiàn)代過程管理，開展“檔案六步循環(huán)工作法”。

P-Plan：計劃，無論你做什么，首先要制定工作計劃；D-Do：行動，有了計劃就應(yīng)該依據(jù)計劃立即行動；C-Check：檢查，依據(jù)計劃行動起來后，就要把行動的結(jié)果與計劃進行比較，檢查結(jié)果與計劃之間是否有偏差，查找原因；A-Action：修正，查找出原因，如果是行動偏離計劃，就要修正自己的行動，如果是計劃偏離了實際，就要修正計劃，返回到第一步，重復(fù)以上四步，直到完成工作。

現(xiàn)代過程管理，不再是簡單的過程監(jiān)督和控制，它是一個四環(huán)節(jié)的人性化管理過程：有序化――目的化――自動化――合理化，充分調(diào)動人的積極性和主動性，最大程度地實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

檔案六步循環(huán)工作法，以每一季度為一個工作循環(huán)，每循環(huán)分為“目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核、總結(jié)、交流”六個步驟，這里重點強調(diào)的是總結(jié)和交流：①總結(jié)。各級檔案人員要全面總結(jié)檔案工作的目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核情況，認真撰寫檔案工作的總結(jié)材料，仔細查找不足，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，明確下步工作計劃，提出相關(guān)工作建議。通過總結(jié)檔案工作人員可以無形中提高寫作水平，能在有意無意中謀取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，同時也可為以后的工作材料提供素材。②交流。要通過單位內(nèi)部專兼職檔案員之間、本系統(tǒng)各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流，達到互通有無、共同提高的目的。通過交流，及時選樹典型，推廣先進經(jīng)驗，切實加強各級檔案工作的溝通、交流與培訓(xùn)，強化監(jiān)督指導(dǎo)與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點，以點帶面，促進檔案工作的全面發(fā)展。

6.建立一支適應(yīng)新形勢的檔案工作隊伍

計算機系統(tǒng)的現(xiàn)代化設(shè)備導(dǎo)入檔案領(lǐng)域使檔案工作自動化飛速的發(fā)展，檔案工作者亟待解決的是學(xué)會計算計的操作，更需要提高對數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)和文件信息有個清晰的認識。當(dāng)前，檔案工作現(xiàn)代化管理僅限于檢索和標(biāo)引著錄過度時期，過去，檔案人員對計算機知識了解太少，不能充分發(fā)揮各種軟、硬件的作用，制約了檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。國家要想充分發(fā)揮作用，調(diào)動廣大檔案工作人員的積極性，必須對現(xiàn)有的在崗人員進行系統(tǒng)的相關(guān)計算機知識的培訓(xùn)。同時，對其人員進行要立足現(xiàn)在、面對將來、教材選擇要具有鮮明檔案工作特點的檔案信息處理，檔案數(shù)據(jù)庫，結(jié)構(gòu)和儲存方法，機讀檔案檢索方法，檔案計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)，信息網(wǎng)絡(luò)及實用檔案管理軟件操作等方向發(fā)展。教育的重點是提高機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等檔案管理人員的業(yè)務(wù)和管理能力，推進檔案管理現(xiàn)代化健康的發(fā)展。

參考文獻

[1]四招給力干部電子檔案管理[J]. 吳祺. 政工導(dǎo)刊. 2017（12）

[2]電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)[J]. 路文燕. 辦公室業(yè)務(wù). 2017（22）

[3]大數(shù)據(jù)下的醫(yī)院電子檔案管理研究[J]. 羅建東. 科技經(jīng)濟導(dǎo)刊. 2017（36）

[4]電子檔案管理中所需注意的若干問題探究[J]. 姚梅琳. 智庫時代. 2017（16）

[5]高校檔案管理工作中的電子檔案管理探析[J]. 趙宗明. 人力資源管理. 2018（02）

[6]淺析現(xiàn)代電子檔案管理中存在的問題及對策[J]. 王麗. 數(shù)字通信世界. 2017（12）

[7]論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J]. 任美林. 人力資源管理. 2018（02）

[8]我國電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[J]. 陳曉暉. 蘭臺世界. 2018（03）

[9]淺談檔案管理中的電子檔案管理[J]. 武鵬. 中國高新區(qū). 2018（06）

[10]電子檔案管理研究[J]. 楊秀娟. 民營科技. 2018（02）

（作者單位：南京市交通投資建設(shè)控股（集團）有限責(zé)任公司）