論高校檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題及對(duì)策探究

丁雪峰

摘 要：時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，高校建設(shè)對(duì)于數(shù)字化的要求也越來(lái)越高，高校檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化校園的重要支柱，對(duì)高校建設(shè)而言有著不可忽視的作用。本文以我國(guó)高校檔案信息化的進(jìn)程為研究對(duì)象，分析探討了高校信息化的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上明確高校信息化的含義，根據(jù)研究獲得的結(jié)論提出改進(jìn)建議，加快我國(guó)高校檔案信息化的速度。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

一、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）觀念滯后缺乏管理意識(shí)

高校檔案信息管理是高校信息化管理必不可少的組成部分，尤其是最近幾年以來(lái)，其成效十分顯著。國(guó)內(nèi)科學(xué)水平獲得突破的同時(shí)，高校檔案管理工作也有所創(chuàng)新，但社會(huì)大眾對(duì)高校檔案管理工作的認(rèn)知仍然十分片面，部分人根本不了解什么是檔案管理，在他們看來(lái)，高校檔案管理只是收集整理資料，對(duì)于實(shí)際工作完全沒(méi)有價(jià)值。還有部分人則覺(jué)得高校檔案管理無(wú)關(guān)緊要，工作好壞并不會(huì)影響其他領(lǐng)域，并不需要給予特別重視。事實(shí)上，上述觀點(diǎn)都存在錯(cuò)誤，對(duì)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行也造成了相應(yīng)的制約。除此之外，對(duì)于高校檔案管理工作，部分工作人員仍然以過(guò)去的觀念與思維分析問(wèn)題，對(duì)檔案管理事業(yè)存在極大的誤解，這也是導(dǎo)致高校檔案管理工作難以順利進(jìn)行的一大因素。

（二）資金不足硬件設(shè)備落后

我國(guó)高校在開(kāi)展信息化檔案的進(jìn)程當(dāng)中，之所以處處受阻，很大程度上是因?yàn)橥度胭Y金不足，所以，要想改變這一現(xiàn)狀，就必須適當(dāng)加大資金投入。檔案管理信息化進(jìn)程對(duì)學(xué)校各個(gè)方面的條件提出了較高的要求，很多學(xué)校在資金方面都深感無(wú)能為力。檔案信息化建設(shè)需要比較漫長(zhǎng)的時(shí)間，其成效也是逐步顯現(xiàn)的，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中需要不斷地增加投入，我們必須保持足夠的耐心，不能過(guò)于強(qiáng)求。硬件及軟件的維護(hù)和更新，都需要投入較多的資金，單純只靠政府劃撥資金顯然不夠。所以，在資金方面，學(xué)校不僅應(yīng)當(dāng)盡可能爭(zhēng)取財(cái)政支持，同時(shí)還需要自己尋找新的資金來(lái)源渠道，要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，豐富資金來(lái)源途徑，從外部獲取資金來(lái)滿(mǎn)足學(xué)校信息化建設(shè)的需求。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全性保障差

信息大爆炸無(wú)形中加大了檔案工作的難度。由于信息的數(shù)量越來(lái)越多，檔案載體的形式也因此開(kāi)始不斷變化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，我們可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的信息。檔案也是一種特殊形式的信息，除具備信息最基本的要素之外，還牽涉了保密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的問(wèn)題。有鑒于此，網(wǎng)絡(luò)一方面使人們認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，從而在最大程度上分享檔案，但同時(shí)也帶來(lái)了系列的問(wèn)題，比如電腦病毒及黑客攻擊等，對(duì)高校檔案管理工作造成了一定的危害。此外，當(dāng)前各個(gè)高校都紛紛創(chuàng)建了屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，但技術(shù)含量普遍較低，許多數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容存在重復(fù)，數(shù)據(jù)未能統(tǒng)一，給使用者帶來(lái)極大的不便，同時(shí)也招致用戶(hù)們抱怨。各個(gè)高校之間缺少有效的溝通渠道，資源信息無(wú)法共享，數(shù)據(jù)庫(kù)利用效率低下，上述各個(gè)方面都有待改進(jìn)，需要我們不斷完善。

（四）人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)欠缺

信息進(jìn)程加快的同時(shí)，檔案管理人員也必須與時(shí)俱進(jìn)。其一，作為檔案人員，必須要學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作；其二，他們必須掌握與檔案管理相關(guān)的各種操作軟件，客觀正確地認(rèn)識(shí)檔案管理的具體操作。但就當(dāng)前國(guó)內(nèi)各個(gè)高校檔案管理的情況而言，管理人員素質(zhì)水平普遍偏低，很難滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理事業(yè)。高校檔案信息化建設(shè)之所以處處受阻，最大的原因在于人員素質(zhì)不高，由于相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)化水平低，未能完整地掌握行業(yè)技能，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，上述種種都對(duì)檔案信息化工作造成了阻礙。

二、如何做好高校檔案管理信息化建設(shè)

（一）改變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)信息化建設(shè)的認(rèn)知

信息時(shí)代的來(lái)臨一方面為高校發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇，另一方面也帶來(lái)了相應(yīng)的壓力，但無(wú)論是學(xué)校，還是有關(guān)部門(mén)，都未能正確認(rèn)識(shí)其中存在的問(wèn)題，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)其他領(lǐng)域的積極促進(jìn)作用，使得高校檔案管理工作缺乏動(dòng)力。所以，一方面我們要做好宣傳工作，讓更多的人懂得高校數(shù)字化檔案建設(shè)的真正價(jià)值。根據(jù)各個(gè)學(xué)校的特征，明確檔案信息化建設(shè)的價(jià)值所在，針對(duì)檔案管理進(jìn)程當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取有針對(duì)性的措施，科學(xué)合理地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并認(rèn)真應(yīng)對(duì)，逐步將高校數(shù)字化檔案建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

（二）完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，緊跟信息化發(fā)展

當(dāng)前國(guó)內(nèi)大部分高校都紛紛建設(shè)了數(shù)據(jù)庫(kù)，一般情況下以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為參考，錄入相關(guān)信息并進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，將各種形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)之后，再輸入數(shù)據(jù)庫(kù)并保存，通過(guò)后臺(tái)支持服務(wù)于大眾。所以，對(duì)我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)而言，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)十分重要，同時(shí)也是網(wǎng)絡(luò)信息資源必不可少的部分。DBase，F(xiàn)oxBase，F(xiàn)oxPro等是各個(gè)高校常用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，上述系統(tǒng)通過(guò)編程使操作系統(tǒng)得以深化，適用于單獨(dú)的電腦操作，但卻難以覆蓋整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，覆蓋式的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通常采用服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，比如微軟推出的SQLServer，以及Sybase、Oracle等，以上系統(tǒng)無(wú)論是功能方面，還是安全方面，明顯更具有優(yōu)勢(shì)，可以同時(shí)供多名用戶(hù)進(jìn)行操作，能夠在多用戶(hù)多任務(wù)的背景下完成各項(xiàng)工作。

（三）構(gòu)建完善的安全體系，保障數(shù)據(jù)安全

除不斷加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)之外，還必須針對(duì)檔案信息化建設(shè)工作創(chuàng)建科學(xué)合理的保障體系。檔案通常都具備一定的保密性及時(shí)效性，根據(jù)檔案的保密程度，可以劃分為不同的等級(jí)，所有檔案均進(jìn)行了加密處理，只有在通過(guò)批準(zhǔn)的情況下才能進(jìn)行查看。如果網(wǎng)站受到黑客攻擊，或者是受到電腦病毒的襲擊，很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，對(duì)檔案安全造成極大威脅，所以必須創(chuàng)建一個(gè)完善的保障體系。在完善信息保障體系時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)將管理體系作為切入點(diǎn)，對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格的把控，運(yùn)用監(jiān)控、物理隔離及邏輯隔離等方式，盡可能預(yù)防病毒，杜絕黑客攻擊，還可以采用紙質(zhì)文檔的方式保存資料并作好備份，從而確保檔案信息化建設(shè)不會(huì)出現(xiàn)任何安全問(wèn)題。

（四）提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，做好人才建設(shè)

在檔案管理工作進(jìn)程當(dāng)中，人始終是最主要的因素，人才素質(zhì)水平很大程度上決定了工作的效果，所以，各個(gè)高校必須認(rèn)真考慮如何提升人員的素質(zhì)，如何建設(shè)一支具有高專(zhuān)業(yè)水平的優(yōu)秀人才隊(duì)伍。本文在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理之后指出，在建設(shè)優(yōu)秀人才隊(duì)伍時(shí)，可以從下述幾點(diǎn)著手：第一，高校有針對(duì)性地自主培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，運(yùn)用高校的資源和優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)的重視力度，為我國(guó)的檔案事業(yè)培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才；第二，提升在職人員的綜合素養(yǎng)，可以通過(guò)講座、培訓(xùn)等多種方式，組織檔案人員參與學(xué)習(xí)，幫助他們掌握新的知識(shí)和技能，提升他們的業(yè)務(wù)能力及素質(zhì)水平；第三，對(duì)工作人員進(jìn)行考核，考核的內(nèi)容不僅包括理論部分，同時(shí)還包括實(shí)際操作部分，采用上述方法督促人員不斷提升水平，從而有效促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，提高檔案使用的效率十分重要，不僅有助于學(xué)校開(kāi)展教學(xué)工作及研究工作，同時(shí)還可以使高校信息資源得以共享。要想不斷提升檔案管理工作的效率，就必須更新人員的理念，增強(qiáng)培訓(xùn)的力度，建設(shè)一支高水平的人員隊(duì)伍，采用科學(xué)的管理模式來(lái)完成檔案管理模式的建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案工作的地位，擴(kuò)大其影響力。建立并完善真正適合現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理系統(tǒng)，從而為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：湖南省芷江民族師范學(xué)校）