高校二級學(xué)院辦公室管理的困境與對策分析

韓曼瑜 靖永坤

摘 要：高校二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著學(xué)?；鶎拥墓芾砗头?wù)工作，上通下達，是學(xué)校管理工作的重要組成。目前辦公室管理工作存在人員職業(yè)倦怠，競爭與激勵機制缺失，創(chuàng)新與行政參謀能力不足，辦公方式不可持續(xù)等問題，針對這些問題提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院辦公室；管理工作；辦公室文化

中圖分類號：G640 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2018）11-0065-02

高校二級學(xué)院辦公室是基層工作的關(guān)鍵組成，地位和作用重要。學(xué)界認(rèn)為，高校辦公室具有三大功能即參謀助手、綜合協(xié)調(diào)和窗口的功能[1]。其擔(dān)負著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、管理服務(wù)的職能，同時又起著傳遞信息、連接內(nèi)外、輔助決策的重要作用[2]。由此觀之，辦公室對內(nèi)、對外兩維度的中樞協(xié)調(diào)職能充分發(fā)揮與否[3]，將對學(xué)校和學(xué)院的工作運轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響，也必將對當(dāng)前“雙一流”的建設(shè)產(chǎn)生直接作用。

近幾年，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和推進，辦公室承擔(dān)的工作面越來越廣，涉及教學(xué)、保密、人事、黨務(wù)、科研等諸多事務(wù)。在高速運轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題也越來越多。針對這些問題，分析在實際工作中的困境，提出切實可行的對策，對提升高校管理工作至關(guān)重要。

一、辦公室運轉(zhuǎn)中存在的問題

（一）辦公人員的“職業(yè)倦怠”

“職業(yè)倦怠”一詞由美國學(xué)者費登伯格在1974年首先提出，是指個體在工作重壓下產(chǎn)生身心疲勞的狀態(tài)，它是一種惡性循環(huán)的、對工作具有極強破壞力的因素 [4]。當(dāng)前中國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校二級學(xué)院辦公室（以下簡稱“辦公室”）的中樞作用日益突顯。辦公人員處理的事務(wù)性工作越來越多，其工作量也遠遠超出了本身預(yù)計，職業(yè)倦怠問題越來越突出。職業(yè)倦怠主要表現(xiàn)為：辦公人員生理疲勞，人際關(guān)系失衡，工作效率低下，以及辦公室組織秩序受損[5]。

職業(yè)倦怠的現(xiàn)象在高校中有一定的普遍性和代表性，對辦公人員的身體和心理都造成了一定損傷，嚴(yán)重阻礙了基層工作進展和效率提升。

（二）辦公室競爭與激勵機制缺失

辦公室工作因其內(nèi)容復(fù)雜，涉及學(xué)院管理的方方面面，所以多年來在制度層面上，很難對其人員和工作做出合理的績效考核，而許多臨時性的評價往往過于主觀和武斷。又由于事業(yè)單位本身的屬性以及繁雜的日程安排，整個辦公系統(tǒng)缺乏合理的競爭機制和激勵機制。機制缺失導(dǎo)致辦公人員惰性滋生，服務(wù)意識淡薄，嚴(yán)重影響了辦公效率和整體運行。由此形成的惡性循環(huán)對個人和集體都產(chǎn)生了不良影響。

（三）辦公創(chuàng)新與行政參謀能力較弱

參謀工作需要辦公室成員具有大局意識，提出切實可行的工作方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。但在實際中，辦公室比較注重細節(jié)工作，過于強調(diào)實踐性和執(zhí)行性，基礎(chǔ)性工作能夠較好地得到保證。相比較而言，整理信息，提出和執(zhí)行方案的能力較弱，參謀助手的職能并未得到充分發(fā)揮。創(chuàng)造力不足已經(jīng)成為影響提升工作效率的顯性因素。

（四）辦事制度與辦公方式可持續(xù)性不足

一般情況下，高校基礎(chǔ)性工作有一套較為準(zhǔn)確的辦事流程。但對于創(chuàng)新性較強和政策性變化較大的崗位，實施細則和過程無法規(guī)范設(shè)置，沒有較為固定的辦事制度。除此之外，辦公系統(tǒng)以及數(shù)字化應(yīng)用仍不充分，現(xiàn)代化的管理方式在推廣上存在問題，一些數(shù)字化的管理系統(tǒng)存在盲目開發(fā)，應(yīng)用效率不高的情況。這成為制約工作質(zhì)量和效率提升的重要因素。

二、提升辦公室工作質(zhì)量的對策研究

（一）推進“生態(tài)化”的辦公室文化建設(shè)

高校辦公室文化是一種組織文化，它是在一定的歷史條件下，辦公室及其成員在服務(wù)管理中逐漸形成的共同的價值觀念、理想信念和行為準(zhǔn)則，以及由此形成的管理模式和行為模式[6]。辦公室文化建設(shè)是高校文化建設(shè)的重要一環(huán)，如何形成良好的生態(tài)化文化氛圍，是一項綜合性、系統(tǒng)性的工程。

推進辦公室文化建設(shè)，首先，要明確指導(dǎo)思想和辦公理念。習(xí)近平總書記在全國高校思想政治工作會議上指出，辦好高校，必須堅持以馬克思主義為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針。辦公室文化建設(shè)應(yīng)遵循習(xí)總書記的講話精神，使其發(fā)展逐步生態(tài)化。而生態(tài)化的本質(zhì)是通過對以高校辦公室為核心的內(nèi)外部系統(tǒng)的調(diào)控，獲得辦公室與外部環(huán)境、內(nèi)部各要素自建的動態(tài)平衡[7]。

其次，辦公室文化建設(shè)不能只是停留在紙面上，更應(yīng)有具體可行的措施，并付諸實行。

1.強調(diào)團隊意識，進一步加強團隊凝聚力。高校辦公室作為活動樞紐，對上下級聯(lián)系密切，任務(wù)繁重，許多工作需要各部門的協(xié)作才能完成。作為集體組成部分的成員，必須把集體的辦公室視為更關(guān)鍵的單位，并努力完成。當(dāng)辦公室獲評較高時，成員會更為自覺地把標(biāo)簽貼上。良性循環(huán)下，團隊的凝聚力和自我認(rèn)知將得到進一步增強。

2.以人為本，經(jīng)常性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)結(jié)合，建設(shè)學(xué)習(xí)型辦公室。目標(biāo)是通過一系列的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使辦公室成員業(yè)務(wù)精通，大局意識提升，不斷提高工作效率。定期組織經(jīng)常性的學(xué)習(xí)，形成例會制度。促使成員熟悉國內(nèi)外時事，自覺地同黨和國家的大政方針保持一致。鼓勵辦公室人員參與辦公室管理，及時提出新思路、新措施，不斷提高工作人員的工作能力。可以把這種管理培訓(xùn)視為職工繼續(xù)教育的項目之一[8]。

3.高效工作與豐富生活相結(jié)合。細化工作職責(zé)，明確工作目標(biāo)。將工作職責(zé)公布上墻，使其對本職工作進一步職責(zé)化、目標(biāo)化。在工作中還應(yīng)樹立辦公典型，例如設(shè)置先進文明崗以激勵和鞭策員工朝著目標(biāo)努力。定期組織活動，進一步加強辦公人員之間的交流。

（二）建構(gòu)合理的評價及激勵機制

學(xué)界目前對辦公室人員的評價機制研究逐步深入，考慮辦公人員工作涉及面較廣，一般都在建立和架構(gòu)一種定性和定量結(jié)合的評價方法，通過設(shè)置量化的考核結(jié)果指標(biāo)和合理的比重，以及參考自評和互評結(jié)合的具體形式，進而對每個人進行綜合而有效的評估[9]?？傮w來說，采取周邊績效和任務(wù)績效結(jié)合的方式來得出考核是相對合理的[10]。據(jù)調(diào)研，有一些方式已經(jīng)進行試用，例如，設(shè)置滿意度調(diào)查問卷，由相關(guān)服務(wù)的師生打分，匯總后進行綜合評估；將創(chuàng)新能力、溝通能力、公文寫作、行政能力、抗壓能力和組織能力等六項綜合指標(biāo)細化為雷達圖模型，以直觀方式來評價成員能力，并給予反饋。

伴隨評價機制改進的是辦公人員的績效津貼制度改革。在依據(jù)合理評價體系的基礎(chǔ)上，可以對其津貼制度進行適度調(diào)整，實行一定程度的多勞多得，優(yōu)質(zhì)優(yōu)薪，打破完全的平均分配主義，充分調(diào)動辦公人員積極性。

建構(gòu)合理的評級和激勵機制，一方面有益于辦公人員內(nèi)部的競爭，促使其通過自我提升，增加其獲得榮譽感的內(nèi)部動機；另一方面通過評價后的反饋，針對具體問題，也有利于辦公人員的自我修正和提升，從而對辦公室有整體性的提升，成為一個更有競爭力的集體。

（三）加強合理和可持續(xù)的數(shù)字化辦公

近年來，數(shù)字化辦公方式已經(jīng)得到大面積推廣，高校需要建立基于網(wǎng)絡(luò)的辦公管理系統(tǒng)：既能涵蓋高校行政管理工作的各方面，又可靈活搜集、處理、使用、共享信息，充分實現(xiàn)行政工作管理的現(xiàn)代化[11]。在使用過程中仍存在很多需要改進之處。第一，數(shù)字系統(tǒng)應(yīng)可持續(xù)發(fā)展。在架構(gòu)數(shù)字系統(tǒng)時，設(shè)計者應(yīng)在充分調(diào)研基礎(chǔ)上合理設(shè)置。盲目堆砌不僅造成資源浪費，更使維護人員工作量增加。第二，數(shù)字化應(yīng)用應(yīng)正確發(fā)揮管理人員的主動性。在數(shù)字化辦公應(yīng)用的過程中，信息反饋和規(guī)劃都需要維護人員積極主動調(diào)整，這種調(diào)整應(yīng)是正面、積極的，在以人為本的前提下開展。

在當(dāng)前大環(huán)境下，高校辦公急需將辦公人員從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來，這項系統(tǒng)工作需要成熟的制度保障和不斷提升的個人素質(zhì)保障。推進良好的辦公室文化建設(shè)，構(gòu)建合理的績效評價，促進可持續(xù)的數(shù)字化辦公都將有效地提升辦公效率，這項長期的工程應(yīng)該得到學(xué)校和學(xué)界的重視。在實際工作中，還應(yīng)針對具體問題進行具體分析，根據(jù)實際情況來綜合判斷和制定詳細的對策。

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[責(zé)任編輯 林召霞]