檔案信息化的信息資源管理問題探討

于艷飛

摘 要 在現(xiàn)代信息技術(shù)全面發(fā)展的趨勢(shì)下，檔案信息化管理已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，而傳統(tǒng)的信息資源管理模式下所的產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、檔案管理制度等都不再適用于信息化的檔案管理模式，要求能夠展開對(duì)檔案信息化管理的趨勢(shì)探討，分析傳統(tǒng)信息資源管理存在的與現(xiàn)實(shí)相矛盾的地方，提出優(yōu)化措施，推動(dòng)信息資源管理在檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)下能夠發(fā)揮最佳的作用。

關(guān)鍵詞 檔案信息化；信息資源管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）222-0108-02

信息資源管理主要是在數(shù)字時(shí)代下發(fā)展背景下，依照國(guó)內(nèi)外的各行各業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)預(yù)計(jì)需求，所展開的信息數(shù)據(jù)管理、分析以及應(yīng)用。檔案是信息資源管理的主要對(duì)象之一，檔案信息化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，展開對(duì)檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌兼顧管理。當(dāng)前檔案信息化下的信息資源管理主要面臨著專業(yè)技能不足、管理人員專業(yè)性不足以及相關(guān)的制度建設(shè)不齊全等問題。

1 檔案信息化的內(nèi)涵分析

檔案管理是信息資源管理的組成部分，檔案信息化是在國(guó)家相關(guān)的法律依據(jù)下，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)檔案文件資料進(jìn)行保存、整理、開發(fā)和利用。檔案信息化區(qū)別于檔案的數(shù)字化管理，即檔案信息化管理重在對(duì)信息資料的開發(fā)應(yīng)用，其中也可以存在部分紙質(zhì)檔案，也會(huì)將其轉(zhuǎn)化為電子文件。而紙質(zhì)檔案文件為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的查閱服務(wù)提供第一手原始資料憑證?？梢哉f檔案信息化是要求能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的最大化使用，并能夠借此提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮其檔案文件的全部?jī)r(jià)值。

2 檔案信息化的信息資源管理現(xiàn)狀分析

歸根究底，檔案信息化的信息資源管理是要求能夠展開電子文件管理、檔案的信息數(shù)字化管理、檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，即能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)外相關(guān)文件的收集以及歸檔，從而為單位的發(fā)展提供更豐富的資源參考。如政府相關(guān)部門將政府工作報(bào)告公布在政府官網(wǎng)中，從而為下一階段該地區(qū)的企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展活動(dòng)提供一個(gè)政策導(dǎo)向；還包括能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，最直接的表現(xiàn)就在于當(dāng)前高職學(xué)校的圖書館檔案室的建設(shè)，其中包含著學(xué)校發(fā)展的各種檔案資料的共享和合理配置。

檔案信息化的信息資源管理的內(nèi)容較為豐富其并非涉及到對(duì)信息的數(shù)字化保存，還涉及到信息的開放程度管理、應(yīng)用程度的開發(fā)等等。但是當(dāng)前檔案信息化的信息資源管理的信息公開程度以及對(duì)于信息的開發(fā)利用的程度同實(shí)際的發(fā)展需求之間有一定的矛盾，嚴(yán)重制約著檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展。

2.1 檔案信息化的信息資源管理觀念落后

檔案信息化管理的相關(guān)建設(shè)觀念薄弱，如檔案信息化不僅僅是對(duì)檔案的信息化建設(shè)還要求能夠構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，這兩者之間需要展開科學(xué)有效的管理，而非構(gòu)建檔案的數(shù)字化就是構(gòu)建好了信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前較多的單位展開檔案信息化建設(shè)過程中，對(duì)于檔案信息化的建設(shè)的觀念落后，導(dǎo)致管理的內(nèi)容滯后、管理的制度不完善等等。

另外還表現(xiàn)為對(duì)于檔案信息化的宏觀的調(diào)控指導(dǎo)力度的不足，由于檔案是包含一個(gè)單位在過去很長(zhǎng)一段時(shí)間的文件資料，可以知道一個(gè)單位在過去的一段時(shí)間內(nèi)所展開的各項(xiàng)活動(dòng)，如以美麗鄉(xiāng)村建設(shè)為主，從而為該鄉(xiāng)村的建設(shè)發(fā)展制定更加貼切的戰(zhàn)略規(guī)劃，做好今后工作的指導(dǎo)開發(fā)，因而要能夠?qū)λ枰母鞣N文件資料進(jìn)行合理有效的歸檔開發(fā)應(yīng)用。但是事實(shí)上我國(guó)當(dāng)前的檔案信息化的視野較為淺薄，僅僅按照現(xiàn)行單位的發(fā)展要求，或在在未來需要對(duì)檔案信息進(jìn)行提取使用時(shí)，得不到所需要的科目，將無法展開深入的開發(fā)使用。

2.2 檔案信息化的信息資源管理制度完善

檔案信息化的管理的制度的不齊全主要表現(xiàn)在無法重視檔案信息安全的重要性，檔案信息化中包含著一個(gè)單位許多工作中的各項(xiàng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，其將會(huì)直接影響單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。單位的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型結(jié)構(gòu)優(yōu)化等帶來一定的政策方向性影響，當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案信息化的信息資源管理而無法正確看待其信息的安全性管理，即無法建立檔案信息資源管理的安全制度。如任何人都可以登入到檔案系統(tǒng)中，而容易在操作中對(duì)檔案信息進(jìn)行無意的更改，影響檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，而另外就是單位在自身的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展中并沒有把檔案信息資源管理當(dāng)作一部分進(jìn)行再優(yōu)化再投入管理。即檔案信息資源管理是屬于單位的改革中的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以在未來發(fā)展規(guī)劃中的一個(gè)重要組成部分，就要對(duì)檔案信息化及時(shí)進(jìn)行更新管理，增強(qiáng)在這一方面直接有效的機(jī)制和引導(dǎo)。

2.3 檔案信息化的信息資源管理人員不夠

檔案信息資源管理的過程中，主要呈現(xiàn)出兩大難題，第一是實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，第二是實(shí)現(xiàn)檔案信息的開發(fā)應(yīng)用。前者需要擁有專業(yè)的信息資源管理專業(yè)知識(shí)，能夠站在宏觀角度展開對(duì)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案的有效歸檔應(yīng)用，而后者需要具有一定的大數(shù)據(jù)開發(fā)技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)庫(kù)中的各個(gè)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，提取出當(dāng)下當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)層面上的發(fā)展計(jì)劃制定以及發(fā)展預(yù)算編制所需要的一切數(shù)據(jù)，提高檔案的使用效率。這些都需要依靠專業(yè)的檔案信息化管理人才，但是當(dāng)前對(duì)于檔案的信息化管理的人才數(shù)量和質(zhì)量都呈現(xiàn)出不足的現(xiàn)象。如在質(zhì)量方面，檔案管理人員實(shí)踐操作能力有限，無法根據(jù)各行業(yè)的不同發(fā)展階段發(fā)展需求展開信息資源的開發(fā)利用，可以說當(dāng)前的檔案信息化管理人才的實(shí)踐操作能力不足。

3 檔案信息化的信息資源管理建設(shè)對(duì)策

3.1 正確樹立檔案信息化觀念實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理

正確樹立檔案信息化觀念要求能夠站在各行業(yè)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)下，確定檔案信息資源管理的重要性，從而能夠正確對(duì)待檔案信息資源管理的四大內(nèi)涵，而非是將檔案信息化管理進(jìn)行淺薄的各個(gè)部分的整合發(fā)展。另一方面是要求能夠站在長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看待檔案信息化管理，即能夠?qū)氲谌焦芾碚邔?duì)于各行業(yè)的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)驗(yàn)收。

如由當(dāng)?shù)刎?cái)政出面實(shí)現(xiàn)檔案信息管理單位的招投標(biāo)，對(duì)當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)管理提供專業(yè)人力（即提供專業(yè)化的檔案信息資源管理人才進(jìn)行檔案信息化管理的指導(dǎo)工作），并健全檔案信息化管理下的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施建設(shè)、相關(guān)的檔案部分的人力柔性管理，最終幫助這些行政單位能夠展開全面系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理工作，提高檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.2 改善檔案信息化的基礎(chǔ)建立安全保障體系

提高檔案信息化的安全保障體系在于能夠?qū)崿F(xiàn)制度上的建設(shè)，如采用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)入的權(quán)限設(shè)定制度，即如檔案信息化管理是一個(gè)單向系統(tǒng)，只能進(jìn)行錄入，確定不能進(jìn)行資源的更改，從而避免檔案信息系統(tǒng)受到不明人士的更改，影響檔案信息資源的準(zhǔn)確性。其次是通過檔案信息庫(kù)的系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化，企業(yè)行業(yè)內(nèi)的不同職業(yè)的人員對(duì)于檔案信息的提取查閱的資源是有限的，不同的賬號(hào)所披露的信息是有限的，由此來控制檔案信息庫(kù)的安全。最后是要求能夠優(yōu)化檔案信息化計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，避免人為的網(wǎng)絡(luò)安全行為的發(fā)生，導(dǎo)致行政單位的檔案信息庫(kù)的資料收到損害，造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)損失。

3.3 基于行業(yè)需求培養(yǎng)具有較高實(shí)踐操作能力的檔案人才

信息資源管理專業(yè)是當(dāng)前高校的一門學(xué)科，其主要是通過對(duì)檔案信息管理下的國(guó)內(nèi)外資訊、法律、技術(shù)以及基本理論的學(xué)習(xí)。但是由于當(dāng)前信息資源管理專業(yè)是基于理論化的教學(xué)培訓(xùn)，導(dǎo)致所培養(yǎng)出來的檔案管理人才不能夠按照不同企業(yè)所需要的檔案信息資源情況展開有效的檔案信息庫(kù)的建設(shè)，甚至在檔案信息的開發(fā)利用的程度有限。

這就要求高校能夠根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際的檔案人才需求，如在大二階段能夠?qū)崿F(xiàn)方向的劃分，其創(chuàng)新型企業(yè)、事業(yè)單位以及傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的檔案信息資源管理方向，從而使其所展開的教學(xué)活動(dòng)是具有較強(qiáng)的實(shí)踐應(yīng)用性的，其能夠快速的進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，展開檔案信息庫(kù)的優(yōu)化升級(jí)，針對(duì)行政單位、企業(yè)等不同單位發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行檔案信息的開發(fā)，提供最有效的信息數(shù)據(jù)。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案文件管理是信息資源管理的重要組成部分，當(dāng)前各行各業(yè)內(nèi)對(duì)于信息資源管理這一模塊較為重視，但是卻忽視檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。作為信息資源管理的一部分，檔案信息化面臨著管理認(rèn)識(shí)不足、管理制度不健全、管理人員專業(yè)性不足等各項(xiàng)問題，嚴(yán)重制約著信息資源管理整體發(fā)展。因而要求依照信息資源管理的專業(yè)發(fā)展情況樹立正確的檔案信息化建設(shè)觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌管理，從國(guó)內(nèi)外行業(yè)信息發(fā)展的要求入手健全行政單位檔案信息化的法律法規(guī)，并且能夠培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)檔案人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的安全性和科學(xué)性。

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