事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新

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赤峰市市政公用事業(yè)監(jiān)管辦公室

在我國，事業(yè)單位是服務(wù)性單位，承擔(dān)許多行業(yè)的服務(wù)社會的功能。事業(yè)單位要更好地為社會服務(wù)、為百姓服務(wù)，就必須做好文書檔案的管理工作。文書檔案是事業(yè)單位工作中重要的一個環(huán)節(jié)，它從很多方面都能反映出一個單位的歷史、現(xiàn)狀，甚至能看出一個單位未來的發(fā)展。隨著改革開放的深入，一個單位要不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展，需要完善的社會機制。而文書檔案也是其整體管理機制的一個部分。通過查閱分析本單位的檔案，可以發(fā)現(xiàn)以往工作中存在的不足，找出其中的原因，這樣就可以促進本單位工作的順利開展，深入開展，進而有所創(chuàng)新。

一、文書檔案管理工作的重要性

長期以來，我國事業(yè)單位比較重視文書檔案的管理。一個單位的文書檔案記載著一個單位的重要信息及單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員的重要信息；記載著一個單位每一年度的工作情況及單位的理念與發(fā)展軌跡。從某種角度來講，事業(yè)單位的文書檔案是一個單位的核心內(nèi)容之一。它既是一個單位工作情況的如實記錄，也保存著一個單位至關(guān)重要的秘密。因此，事業(yè)單位的文書檔案具有非常重要的價值。一個單位文書檔案的管理的好壞直接影響著這個單位未來發(fā)展的前景，影響著這個單位的工作氣氛甚至影響到人與人之間的關(guān)系。另外，事業(yè)單位也是國家重要管理部門，檔案信息對于整個國家信息的管理也具有非常重要的價值。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀

文書檔案管理現(xiàn)在得到了一定程度的重視，但在有些單位由于個別領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到它的重要性，重視程度不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)只強調(diào)工作的業(yè)績，甚至強調(diào)創(chuàng)造的利益或利潤。也正因如此，有的單位把文書檔案管理看作可有可無的工作，不僅沒有檔案管理所需的良好硬件設(shè)施，也沒有專項資金的投入。如有的單位沒有專門的檔案室、沒有專職的管理人員。由于沒有專門的檔案室，與其他物品存放在一起，查找檔案并不方便，也不利于檔案的保密性管理，更不用說通過以往檔案的良好管理便于下一步開展開作了。

另外，有的單位的檔案管理人員工作能力及水平有限，不利于檔案的更好管理。有的檔案管理人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，只知道檔案管理的表面情況，只是把文書檔案稍作整理而已。也有的管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，不懂得國家檔案管理關(guān)于保密性的情況，甚至?xí)斐尚孤秶颐孛艿那闆r。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視，檔案管理人員的工作積極性不高，工作中有時工作不重視細(xì)節(jié)，也做不到對檔案管理的認(rèn)真準(zhǔn)確分類。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索

事業(yè)單位要改變文書檔案管理的現(xiàn)狀，走上現(xiàn)代化、高效的檔案管理道路，需要不斷創(chuàng)新。首先要做好管理制度的完善工作。檔案管理要做得好，首先要有健全的制度，科學(xué)、完善的管理制度，是管理好檔案工作的機制，也是開展工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)。有了制度，工作人員包括單位領(lǐng)導(dǎo)都會重視此項工作并認(rèn)真落實，也才能在此項工作中做到有獎有罰，促進工作的開展。

其次，增強全體人員對檔案管理的重視。事業(yè)單位要重視檔案管理工作，就要求每一個工作人員都能重視此工作。事業(yè)單位可以邀請檔案管理專家來本單位做報告或講座，通過學(xué)習(xí)或培訓(xùn)提高全體工作人員對此工作的重視。當(dāng)然，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是開展此工作的前提條件。

第三，增強檔案管理的保密性認(rèn)識。檔案管理中，保密工作非常重要。原則上，每年應(yīng)定期召開檔案保密工作會議，學(xué)習(xí)有關(guān)保密工作的管理規(guī)定。這樣，上至領(lǐng)導(dǎo)下至檔案管理人員都會懂得如何做好檔案保密工作。另外，在外部環(huán)境上，各個單位也要加強檔案的保護工作，既要把檔案室與辦公室分開，也要防止檔案室被盜，還要防止火災(zāi)的發(fā)生。只有這樣做，才能確保檔案實現(xiàn)安全管理。

第四，與時俱時，提升檔案管理水平。新的時期，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)社會的發(fā)展，需要與時俱進，不斷改革。在現(xiàn)代檔案管理中，必須使用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣才會提高檔案管理效率，也才會讓檔案更加有序、更加迅捷地發(fā)展。尤其是現(xiàn)代電子檔案必須通過計算機進行存儲。但是，在進行這樣的保存文件時，更需要加強安全性的管理，因為電子文檔更容易泄密。

第五，提升檔案管理人員能力和水平。當(dāng)今社會，知識迅速更新，信息不斷更新，檔案管理人員更需要不斷提高管理能力和水平才能適應(yīng)時代的發(fā)展。檔案管理表面看來是一件非常容易的事，也就是保管一下文件，其實不然，檔案管理既需要進行分類，也需要分出文檔的等級，還要懂得國家的法律法規(guī)，更要懂得計算機知識并學(xué)會運用計算機進行有效的管理。因此，要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，才能適應(yīng)檔案管理的需要。新時代，要做好檔案管理工作必須要建設(shè)成一支現(xiàn)代化的高素質(zhì)的管理隊伍。

總之，隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理工作也越來越復(fù)雜、越來越重要，需要進一步提高認(rèn)識。在更加重視的前提下，不斷改革創(chuàng)新，進一步提高檔案管理人員的能力和水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于事業(yè)單位的進一步發(fā)展，有利于社會的進步。

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