中學檔案管理實踐中遇到的問題和對策

■

廣東省肇慶市高要區(qū)第一中學

一、中學檔案管理實踐中遇到的問題

(一)對檔案管理的認識定位不夠準確

長久以來，大多數(shù)學校都只是注重學生的成績，更把提高升學率放在絕對優(yōu)勢的地位，一切的工作都是為升學服務。那么對于檔案管理，校領導及各個教學工作者都沒有對這項基本工作有著正確的認識，他們認為這是可有可無的工作，更有甚者認為進行檔案管理只是為了應付各項檢查，并沒有真正的進行認真仔細的整理，設置專門的檔案管理人員更是少之又少。

(二)專業(yè)檔案管理人員的缺失

在調查中發(fā)現(xiàn)，很少有學校會為檔案管理設置一項專門的崗位，更多的是各個老師在上課之余，肩負著檔案管理員的職責或者外聘的兼職人員。而我們同樣得知，老師在平時的教學工作也是比較繁重，很少有老師會有充足的精力和時間去認真負責的做好這一項在大家看來并不重要的工作，更多的只是簡單的應付。除此之外，這些人員的管理工作只是進行簡單的分類、匯總，然后裝訂成冊，放到檔案盒封存，這和實際意義上的檔案管理工作也有較大的偏頗[1]。

這項看來簡單而又不重要的工作其實也是需要大量專業(yè)知識的支撐，受過專業(yè)培訓更是必不可少的，而這些在校老師很顯然做不到這些要求，因此，他們對檔案管理工作不僅生疏，也在很多專業(yè)問題方面比如如何進行分類、管理、歸檔、匯總等等存在專業(yè)漏洞。

(三)檔案管理手段的一成不變

首先，在現(xiàn)實中，很少有學校會為檔案管理設立專門的檔案室以及制定專門的管理機制，這就使得學生的檔案存在安全隱患的同時，也存在制度上的缺陷；其次，在高科技迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會，科學技術不斷提高，計算機技術也日漸成熟，傳統(tǒng)的紙媒保存檔案的方式逐漸落后，不僅暴露出效率低下，保密性差、安全系數(shù)低等弊端，還容易出現(xiàn)不易查詢和長期保存的弱點。相對而言使用計算機技術進行檔案管理有著查找便捷、保密性好、壽命性更長的優(yōu)點。這就更加要推動學校順應社會發(fā)展趨勢，進行檔案管理手段的革新，實現(xiàn)正規(guī)化管理[3]。

(四)檔案收集過程艱難

除了較容易收集的學生檔案，也存在著收集難度較大的其他檔案，比如教學資料檔案。在教學過程中，很多教師都有自己獨特的教學方法，更有仔細的老師對教學方法進行了總結、歸納。那么更實際的問題就是很多的教師認為這是他們自己的勞動成果和智力成果，自然也不愿與其他教師分享。這樣現(xiàn)象的出現(xiàn)便是學校中各個部門不能進行有機結合，這便導致了檔案資料的搜集難度加大、靈活調度性低下的局面[2]。

二、中學檔案管理實踐的對策

(一)對檔案管理工作形成精準定位

檔案管理工作顯然已成為學校工作不可或缺的重要組成部分，也在學校進步和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。對檔案管理工作形成精準定位是進行檔案管理工作的基礎，無論是校領導，還是教師，都應摒棄“檔案管理是一項可有可無的工作”的錯誤認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中提高自己的專業(yè)知識和責任意識。校領導作為領頭人則更需要積極組織教師學習檔案管理的相關專業(yè)知識，為檔案管理的專業(yè)化、條理化打下堅實的基礎。

(二)提高檔案管理人員的專業(yè)素質

檔案管理工作作為一項基本的工作，也著實需要專業(yè)知識的支撐，對工作人員進行專業(yè)的培訓也是必不可少的。檔案管理人員的專業(yè)性及其素質決定著檔案管理工作的質量，所以在選擇檔案管理人員時除了具備一定的專業(yè)知識、受過相應的專業(yè)培訓，還需要選取責任心強、認真負責的人員參與檔案管理工作。學校也應不遺余力的加大支持力度和投入，制定相應的培訓計劃，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，以便檔案管理工作的有序進行。

(三)創(chuàng)新檔案管理手段

對于仍停留在紙媒保存檔案的教學單位，應當積極改善檔案保存環(huán)境，改建相應的管理機制，比如設置專門的保存室，提高檔案的安全性和保密性，提高查找效率；制定相應的管理機制，保證檔案管理工作有條不紊的進行。除此之外有較好條件的教學單位，應該順應科技快速發(fā)展的社會，對檔案管理手段進行革新，設立專門的檔案管理系統(tǒng)成為越來越多的學校的選擇，以計算機技術為支撐，在輕松解決了傳統(tǒng)檔案管理手段查找困難、密封性差、安全系數(shù)低的問題的同時，也保留了存儲量大、不易流失等優(yōu)點[4],當然也要簡化檔案收集過程。

三、結語

在高科技迅猛發(fā)展的今天，簡單的紙媒檔案管理已經(jīng)明顯滯后于社會發(fā)展，檔案管理的革新成為不可避免的選擇。在計算機日漸成熟的大環(huán)境下進行檔案管理工作，更需要教學單位加大投入及支持力度，緊跟時代發(fā)展的步伐，通過計算機逐步實現(xiàn)檔案管理工作檢索、保存等的現(xiàn)代化，提高檔案管理工作的服務質量以及檔案管理人員的工作素質，保證檔案管理工作的有序進行的。

參考文獻：

[1]崔紅娟.淺析青州市中小學檔案管理存在的問題及對策[J].教育,2016(8):58～59.

[2]秦堯.高中學校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務,2016(6):151.

[3]李菲.當前高中檔案管理中存在的問題和解決對策[J].新校園旬刊,2017(5):177.

[4]彭勃.中學檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對策[J].發(fā)現(xiàn),2017(8).