企業(yè)辦公室的公文管理與保密工作探討

李雯

河南能源化工集團(tuán)永煤公司陳四樓煤礦 476600

1 引言

公文是對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理和日常工作內(nèi)容的記錄，作為提供給日后查閱、利用的資料，是企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間進(jìn)行交流和信息傳遞的重要依據(jù)，是企業(yè)管理中必不可少的環(huán)節(jié)。因此，做好公文管理與保密工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)解決問題、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間聯(lián)系提供充足的動(dòng)力，進(jìn)而有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)辦公室公文管理與保密工作的重要性及特點(diǎn)

2.1 公文管理與保密工作的重要性

公文主要是在企業(yè)工作中形成的一種文字式的材料，被廣泛應(yīng)用于當(dāng)前企業(yè)的工作過程中。公文管理與保密工作是企業(yè)公文工作中非常重要的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，也是公文工作的關(guān)鍵和核心，在企業(yè)章程中發(fā)揮著規(guī)范作用，以書面的形式起著較強(qiáng)的指導(dǎo)作用，能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部的緊密聯(lián)系，提高信息傳達(dá)的有下行，更是企業(yè)制定規(guī)范的重要依據(jù)和載體。

2.2 公文管理與保密工作的特點(diǎn)

第一，法定性。企業(yè)辦公室的公文管理與保密工作，必須遵循一定的法定形式，要有法定的效用，公文必須有合法的簽章，符合文書的法定結(jié)構(gòu)和形式。從公文的機(jī)密性來看，企業(yè)公文可以分為內(nèi)部文件、保密文件和可公開文件，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的保密性高低制定有針對(duì)性的保密措施，嚴(yán)格按照等級(jí)劃分公文的保密類型，以提升公文管理與保密工作的質(zhì)效。

第二，使用性。公文管理與保密工作是企業(yè)運(yùn)行管理過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，因此，公文管理與保密工作已經(jīng)滲透到企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的具體環(huán)節(jié)，是企業(yè)生存和發(fā)展中不可或缺的關(guān)鍵措施。

第三，規(guī)范性。從公文管理工作方面來說，企業(yè)必須具備完整、嚴(yán)格的規(guī)范體系。首先嚴(yán)格規(guī)范公文的撰寫，準(zhǔn)確把握實(shí)際，簡(jiǎn)要精煉地傳遞信息，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行有效的收發(fā)，而且要達(dá)到規(guī)定的格式要求，在完成撰寫之后，要按照嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行備案、傳閱、整理、歸檔和檢閱等開展工作。從公文保密工作方面來說，更要求公文具有嚴(yán)格的規(guī)范性。由于公文工作涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，泄密的可能性隨著環(huán)節(jié)的增多而增加，因此，公文保密工作就應(yīng)當(dāng)具備更高的規(guī)范性，做好具體每一環(huán)節(jié)的保密，防止因企業(yè)重要信息的泄露而造成的損失。

3 企業(yè)辦公室公文管理與保密工作現(xiàn)狀分析

3.1 職責(zé)劃分不明確

由于企業(yè)公文工作中涉及的環(huán)節(jié)眾多，就在一定程度上形成了公文管理工作中的混亂局面，造成職責(zé)不明、濫用的現(xiàn)象，甚至有的管理環(huán)節(jié)需要多人負(fù)責(zé)，有的環(huán)節(jié)則無人負(fù)責(zé)，大大降低了企業(yè)辦公室公文管理工作的質(zhì)量和效率。如在某企業(yè)中，公文檢查和監(jiān)督環(huán)節(jié)存在嚴(yán)重的人員缺乏現(xiàn)象，員工可以隨意翻閱文件，同時(shí)企業(yè)對(duì)在保密工作人員方面安排不到位，加大了保密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 公文管理體系不健全

公文管理體制主要是相互銜接和相互配合的工作程序的統(tǒng)一體，在公文形成和管理的整個(gè)過程中發(fā)揮著相當(dāng)重要的作用。例如，在某企業(yè)中，公文管理工作主要包含了文件收發(fā)、分送、登記、整理、歸檔和調(diào)閱工作。

3.3 保密力度不夠

在企業(yè)日常工作中形成的文件，保密程度不同，其中的秘密公文、保密公文和絕密公文都在嚴(yán)格保密的范圍之內(nèi)，只有企業(yè)內(nèi)部的極少數(shù)人員可以查閱。在這些保密性公文中，涉及到企業(yè)的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄漏事故，就可能會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來嚴(yán)重的為好。但是很多企業(yè)對(duì)這些保密性文件的保密力度不足，沒有嚴(yán)格劃定文件閱讀人員的范圍，經(jīng)常出現(xiàn)普通員工隨意查閱的現(xiàn)象。

4 做好企業(yè)辦公室公文管理與保密工作的有效路徑

4.1 提高對(duì)公文管理與保密工作的重視

要想做好公文管理與保密工作，首先要做的就是提高企業(yè)和辦公室人員對(duì)該項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)。這就需要企業(yè)在日常工作中加大公文管理與保密工作的宣傳力度，提高員工做好該項(xiàng)工作的意識(shí)，并將這種正確的意識(shí)落實(shí)到具體的工作過程中。企業(yè)可以開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程，在培訓(xùn)中加大宣傳力度，增強(qiáng)員工的管理和保密意識(shí)，在這種意識(shí)的指引下，自覺遵守具體的管理和保密規(guī)范，進(jìn)而提高公文工作的質(zhì)效。

4.2 提高公文工作人員的能力和素質(zhì)

企業(yè)辦公室中負(fù)責(zé)公文管理與保密工作的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具備較高的專業(yè)素質(zhì)和能力，只有這樣才能切實(shí)做好該項(xiàng)工作。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視優(yōu)秀專業(yè)人員的培養(yǎng)和選拔，對(duì)這些人員提出更高的專業(yè)要求，從事公文管理和保密工作的人員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的理論知識(shí)，并具有良好的專業(yè)素質(zhì)，只有高素質(zhì)的專業(yè)人員才能夠保證公文的保密性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)專業(yè)人才，定期或者不定期地對(duì)這類人員開展培訓(xùn)，不斷提升他們的工作能力，實(shí)現(xiàn)公文管理與保密工作向著良好的方向發(fā)展。

4.3 完善公文管理與保密工作體系

企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過不斷改革創(chuàng)新，建立完善的公文管理與保密工作體系，以促進(jìn)公文工作效率的提高。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立分工、職責(zé)明確的工作體制，從整體上領(lǐng)導(dǎo)公文管理與保密工作，保證具體每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)合理分配、明確分工；其次，實(shí)現(xiàn)工作流程的規(guī)范化，從文件的收發(fā)直到文件的歸檔、整理和調(diào)閱，都應(yīng)當(dāng)遵守嚴(yán)格的工作流程，使各環(huán)節(jié)的工作人員各負(fù)其責(zé)；再者，建立先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文管理與保密工作的信息化，如企業(yè)可以建立查閱卡和指紋解鎖系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段確認(rèn)查閱者的身份，最大限度地避免文件泄密。

5 結(jié)語

總之，公文管理與保密工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與企業(yè)之間合作交流和處理問題的重要前提，更是企業(yè)發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予公文管理與保密工作足夠的重視，通過建立完善的公文管理與保密工作體系、提升相關(guān)工作人員的能力和素質(zhì)，來進(jìn)一步提升企業(yè)辦公室公文工作的質(zhì)效。