新時(shí)期人民檢察院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究

陳潔如 曹云飛 南通市如東縣人民檢察院 江蘇南通 226400

1 引言

新時(shí)期背景下,人民檢察院的各項(xiàng)工作都發(fā)展迅速,在處理案件的時(shí)候?qū)n案的管理所發(fā)揮出的效用給與了高度重視,為了進(jìn)一步提高檢察院的檔案管理工作的效率.引入信息化技術(shù)勢(shì)在必行,但是人民檢察院實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中卻出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題,針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出解決措施,有利于進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和發(fā)揮檔案信息的綜合價(jià)值.

2 人民檢察院檔案信息化建設(shè)概述

(1)檢察院檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作,受到各種因素的影響,在對(duì)檔案文件的征集和利用過(guò)程中可能會(huì)對(duì)檔案形成不同程度的損害,并且很多重要檔案材料都是案件的重要證據(jù),是獨(dú)一無(wú)二的孤本,一旦毀損后難以復(fù)原.

(2)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng),檔案使用頻繁.為了評(píng)查案件和迎接上級(jí)檢查,需要對(duì)有關(guān)的訴訟檔案經(jīng)常進(jìn)行借閱,公安機(jī)關(guān)和法院在打擊違法犯罪和搜集證據(jù)的時(shí)候也往往需要到檢察院借閱有關(guān)的訴訟檔案以便尋找破案線索.

(3)檔案保管時(shí)間長(zhǎng),數(shù)量多.檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)量隨著審理案件的增多而增多,并且按照我國(guó)《最高檢察院檔案管理辦法》規(guī)定,訴訟卷宗的保存時(shí)間一般很長(zhǎng),有的甚至要永久保存.

(4)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存.隨著全國(guó)檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用,各地基層檢察院都將案件信息錄入電腦逐漸形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面.

3 人民檢察院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 檔案管理人員少

檢察院辦公室檔案專(zhuān)職管理人員較少、兼職人數(shù)較多,辦公室擔(dān)負(fù)的職能比較多,不過(guò)人員較少,除了幾名機(jī)要的保密人員之外,剩余幾人往往是身兼數(shù)職.我國(guó)對(duì)此早有規(guī)定,要在辦公室至少配備一名全職檔案管理人,不過(guò)受到各種因素影響,不少檢察院辦公室長(zhǎng)期只有一兼職負(fù)責(zé),個(gè)人工作往往力不從心,除了訴訟類(lèi)的檔案之外,文書(shū)檔案很多做不到及時(shí)清理,或者因?yàn)閷?zhuān)業(yè)受限,檔案歸類(lèi)不規(guī)范,真實(shí)性缺失問(wèn)題嚴(yán)重.

3.2 檔案管理人素質(zhì)不高、調(diào)動(dòng)頻繁

檢察訴訟檔案對(duì)于專(zhuān)業(yè)性的要求比較高,因?yàn)闄n案專(zhuān)業(yè)人員較少,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員比例不高,難以適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息手段.加上兼職檔案人員的主要工作比較忙,不能再檔案管理上分配較多精力,導(dǎo)致檔案管理工作效率很低.在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展以及加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作大背景之下,缺少專(zhuān)職檔案員以及從事該項(xiàng)工作的兼職人員變動(dòng)頻繁的現(xiàn)象導(dǎo)致剛剛進(jìn)入狀態(tài)的檔案員又要被新人所取代的現(xiàn)象,造成檔案管理工作的青黃不接.

3.3 檔案收集歸檔不及時(shí)、材料不齊全

為保證檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性和保證文件完整,案件承辦科室應(yīng)該于次年的六月份對(duì)上半年已經(jīng)結(jié)案的文件及時(shí)進(jìn)行整理并移交到檔案室,不過(guò)實(shí)際情況確實(shí)各個(gè)科室無(wú)法及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和移交,全靠檔案員的督促,或者在移交的檔案中間夾雜著很多上一年度甚至更久之前"丟失"的卷宗,嚴(yán)重影響檔案的工作進(jìn)度.這也是導(dǎo)致檔案材料不夠完備的主要因素,有些承辦人將不該歸檔的材料歸檔,這不但不會(huì)提高檔案管理的效率反而會(huì)增加庫(kù)藏負(fù)擔(dān),制約檢察院檔案發(fā)揮作用.

4 新時(shí)期加強(qiáng)人民檢察院檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

4.1 設(shè)置專(zhuān)業(yè)檔案管理單位

對(duì)于人民檢察院來(lái)說(shuō),檔案信息管理十分重要.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是人民檢察院現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路,對(duì)此可以建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén),全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作.第一,在現(xiàn)有的檢察院干部隊(duì)伍中抽調(diào)檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的人員組成專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍,領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作;第二,給與檔案管理部門(mén)高度支持,包括資金、技術(shù)、人員等各方面的保障,營(yíng)造良好的環(huán)境條件基礎(chǔ);第三,針對(duì)檔案管理工作人員制定一系列的規(guī)章制度,對(duì)于工作人員的思想動(dòng)態(tài)和行為方式給與科學(xué)引導(dǎo).

4.2 加快人民檢察院的現(xiàn)代化基礎(chǔ)信息設(shè)備引入

因?yàn)槿嗣駲z察院的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程,離不開(kāi)對(duì)各種先進(jìn)信息設(shè)備的依賴(lài),因此在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該為其提供充足的基礎(chǔ)保障設(shè)施,加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的引進(jìn)是開(kāi)展各項(xiàng)工作的前提.信息系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的重要組成要素,可以滿(mǎn)足人民檢察院內(nèi)部檔案信息的傳遞、共享等需求,可大大提高工作效率.同時(shí)也有利于為檔案管理人員接觸先進(jìn)管理理論和管理技術(shù)提供條件,為檔案管理部門(mén)工作者提供必要的數(shù)字化設(shè)備支持進(jìn)一步推進(jìn)檢察院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程.

4.3優(yōu)化檢察院內(nèi)的信息處理流程

盡管檢察院一再加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),但是目前信息水平依然比較低,主要原因在于很多關(guān)鍵檔案的管理事關(guān)機(jī)密性較高,目前信息安全管理水平尚不能完成對(duì)一些黑客技術(shù)的預(yù)防工作,對(duì)于檔案信息處理流程存在很多問(wèn)題,對(duì)此有關(guān)人員應(yīng)該對(duì)檢察院的檔案信息處理流程予以?xún)?yōu)化,在檔案錄入之前保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的態(tài)度對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和裝訂.錄入檔案信息的時(shí)候根據(jù)檔案特點(diǎn)選擇錄入方式,將電子檔案信息歸檔和注冊(cè),實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)管理最優(yōu)化.

5 結(jié)語(yǔ)

人民檢察云的檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)而又復(fù)雜的工作,涉及內(nèi)容較多,比如需要在檢察院內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、梳理信息資源、對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用等,對(duì)檔案管理工作者的要求較高.針對(duì)目前檢察院內(nèi)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題,應(yīng)該通過(guò)設(shè)置專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)、加快基礎(chǔ)設(shè)備引進(jìn)和優(yōu)化檔案管理信息流程等手段全面提高信息化建設(shè)水平,為人民檢察院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn).