大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

白如冰

摘 要：在當前時代發(fā)展的背景下，我國科學(xué)技術(shù)水平呈現(xiàn)出不斷發(fā)展的趨勢，可以說互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)無所不在，檔案管理是社會發(fā)展中的一項重要工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展要求了，因此必須要進一步完善檔案管理的工作內(nèi)容，使其價值得到最大化的體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展過程中，檔案的電子化趨勢可以讓檔案的查閱工作變得更加便捷，所以電子化的檔案是今后的重要方式。通過對檔案的管理可以發(fā)現(xiàn)，在電子化的檔案管理中，其自身的價值得到了顯著的提升，因此本文重點對這方面的內(nèi)容展開了論述，希望可以在今后對檔案進行更加有效的管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；價值提升

立足科技飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷完善，對新時期檔案管理有效性影響巨大。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，檔案管理的突出特點是電子化與數(shù)字化，突顯信息技術(shù)的應(yīng)用價值。依賴網(wǎng)絡(luò)化的管理，為使用者提供更加便捷的服務(wù)，管理成果突出。面對檔案管理數(shù)據(jù)化的趨勢，要重視應(yīng)用全新的網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)結(jié)構(gòu)，強化檔案信息的科學(xué)管理，為檔案價值的體現(xiàn)創(chuàng)造更加有力的條件。

1 “大數(shù)據(jù)”的概念

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及“云時代”的到來，大數(shù)據(jù)也逐漸進入了大眾的視野。對于什么是“大數(shù)據(jù)”，學(xué)術(shù)界眾說紛紜。但究其本質(zhì)，“大數(shù)據(jù)”是在信息爆炸時代背景下的巨量資料、海量信息，是無法通過目前的主流軟件工具的歸納整理而獲取有效內(nèi)容的信息資產(chǎn)。其具備的特征有：一是龐大的數(shù)據(jù)量，從TB級別到PB級別。二是繁雜的數(shù)據(jù)類型，從文字、圖片到音頻、視頻等。三是較低的價值密度，海量的數(shù)據(jù)信息使其具備真正價值的信息有限。四是高效的處理速度，這也是“大數(shù)據(jù)”有別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的一大顯著特征。

2 基于大數(shù)據(jù)時代對檔案管理信息化價值的闡述

2.1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的新變化

大數(shù)據(jù)時代使檔案管理面臨新的環(huán)境。首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已顯滯后性。鑒于此，檔案管理理論急需調(diào)整與改變，突破傳統(tǒng)束縛。其次，信息數(shù)據(jù)服務(wù)得到全面發(fā)展。數(shù)據(jù)時代的檔案管理更加趨于多元化與社會化，開放程度增強，網(wǎng)絡(luò)化成為檔案信息服務(wù)的新趨勢。最后，檔案管理手段發(fā)生變化。將檔案管理中涉及的信息收集、儲存以及整合任務(wù)全部集中在數(shù)字化環(huán)境中完成。

2.2 檔案管理信息化是適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求

隨著時代的進步，科技影響力遍及各個領(lǐng)域，檔案管理面臨新的要求，在開放性與資源共享性方面的需求日益增強。為了更好地適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，檔案管理需要重視構(gòu)建更加開放的管理系統(tǒng)，緊跟時代發(fā)展節(jié)奏，積極完善，切實提升檔案管理工作效率。

2.3 檔案管理信息化為決策者提供更加可靠和全面的信息支持

立足檔案管理本質(zhì)進行分析，檔案代表的是資源的集合，是對社會各個領(lǐng)域發(fā)展狀況的詳細記錄。對行業(yè)發(fā)展而言，任何決策的制定都離不開大量信息數(shù)據(jù)的支持和佐證，只有保證信息的準確性與全面性，才能形成準確的判斷，避免決策失誤，保證決策與時代發(fā)展的契合性。立足海量信息資源，構(gòu)建多元化方案，在分析對比之后，進行擇優(yōu)選擇，增強決策的科學(xué)性。隨著電子化檔案在各行各業(yè)中的普及，使用者能夠以更加快捷的方式進行檔案的查找與使用，檔案服務(wù)更具有針對性，信息可靠性增強，為決策的制定提供更加有力的信息支持。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的價值提升

3.1 加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

對于檔案信息化建設(shè)來說，標準規(guī)范是最基本的要求。但是在目前，一些企業(yè)的檔案信息化管理還存在標準不明確現(xiàn)象，甚至對有些管理方面都沒有制定相應(yīng)的標準。所以相關(guān)的檔案行政管理部門需要對一些企業(yè)的檔案信息化標準進行規(guī)范，建立相關(guān)的檔案信息化管理工作制度和體系。對所有信息化管理都堅持規(guī)范性原則，使得電子文檔可以正確地歸檔，對數(shù)字化檔案的工作程序進行有序化和規(guī)范化執(zhí)行，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象等，進一步加強檔案信息化建設(shè)的有章可循和有法可依原則，保證檔案信息化建設(shè)工作高效進行。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

在企業(yè)當中，檔案信息化是一項要求技術(shù)性非常強的工作，檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是對人才的建設(shè)。因此企業(yè)的檔案部門，在適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求時，還需要對檔案管理的工作人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，打造出一支業(yè)務(wù)技能強信息化技術(shù)能力強的復(fù)合型人才。除此之外，還需要注意企業(yè)的目的是利潤最大化，企業(yè)必須考慮的問題就是人力資源成本，所以對于要求信息技術(shù)方面的高素質(zhì)人才進入檔案管理部門是不行的，企業(yè)的檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的思路，并且積極主動和企業(yè)的信息部門進行相互合作，將相關(guān)網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器維護的工作交由信息管理部門負責(zé)，這樣就可以有效解決檔案管理部門的信息技術(shù)人才問題。

3.3 突破傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛，樹立全新的檔案管理理念

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，焦點放在小數(shù)據(jù)管理中。發(fā)展到大數(shù)據(jù)時代，更加關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的多元化與完整性。因此，要從觀念上對新時期的檔案管理進行思考。檔案數(shù)據(jù)的價值在于使用，并不局限在檔案本身，也就是說，在重視原始檔案數(shù)據(jù)收集整理的同時，還要對其潛在價值進行挖掘。大數(shù)據(jù)之所以得到推廣，根本原因是有助于數(shù)據(jù)庫價值的挖掘與應(yīng)用。鑒于此，檔案管理人員要適應(yīng)新時期檔案管理實踐，樹立主動服務(wù)思想，重視挖掘數(shù)據(jù)信息背后的價值，有效發(fā)揮檔案信息對決策的指導(dǎo)性作用。另外，要增強對大數(shù)據(jù)的再認識，構(gòu)建關(guān)聯(lián)性思維，善于掌握數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理由粗放型向精細型的轉(zhuǎn)化，在數(shù)據(jù)的作用下，為各行各業(yè)的發(fā)展提供可靠性數(shù)據(jù)，增強預(yù)測能力，促使其向著智慧方向發(fā)展。具體講，要明確檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，對管理中存在的問題和不足端正認識，嚴格控制檔案開發(fā)、管理等環(huán)節(jié)，為構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式創(chuàng)造有利條件。

3.4 加強風(fēng)險排查，保障信息安全

網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險具有隱蔽性高、破壞力大等特征，必須加強對風(fēng)險的排查，保障信息安全。檔案管理界必須定期對防護系統(tǒng)進行升級，時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全動向，做到以預(yù)防為主要任務(wù)。同時，也要制定詳細完備的應(yīng)急預(yù)案，如果發(fā)生意外，可以迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，將損失降到最低。

3.5 推動檔案管理信息化與行業(yè)信息化的全面融合

鑒于大數(shù)據(jù)的深遠影響，檔案信息化建設(shè)需要重視專業(yè)機構(gòu)的組建。信息化的檔案極具多元化特點，為了保證整體建設(shè)的順利進行，檔案管理者要給予正確的指導(dǎo)和支持，強化協(xié)作，部門間積極交流合作。也就是說，檔案管理工作的開展需要與行業(yè)整體信息化發(fā)展相融合，成為這一領(lǐng)域信息化總體規(guī)劃的一部分。只有加強檔案信息化建設(shè)，才能實現(xiàn)檔案信息化與行業(yè)發(fā)展的積極融合，有效發(fā)揮檔案資源的價值，為整個行業(yè)決策的制定提供有力的技術(shù)支持。例如，立足企業(yè)發(fā)展，檔案信息對企業(yè)經(jīng)營管理意義重大，能夠在研發(fā)階段、經(jīng)營領(lǐng)域以及管理中發(fā)揮效能。只有對檔案進行高效開發(fā)與應(yīng)用，才能為企業(yè)收益的獲取提供巨大支持。

4 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)不斷完善和發(fā)展，檔案管理的工作也在不斷地提高，相信在不久的未來，檔案管理在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下會取得更大的突破，檔案信息也會在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下得到充分的利用和開發(fā)。

參考文獻

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