淺析高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新

摘要：高校聲像檔案管理工作直接關(guān)系著學(xué)校管理、教學(xué)以及科研等相關(guān)資料的完整性與安全性，對(duì)高校教育管理具有重要意義。但是目前高校聲像檔案管理當(dāng)中存在著諸多問(wèn)題，管理人員管理意識(shí)薄弱，管理方式較為落后且缺乏完善的管理制度，對(duì)相應(yīng)檔案資料的采集和保存也缺乏有效控制。為了保護(hù)高校聲像檔案以及原件的機(jī)密性和完整性，提升檔案資料利用率，有必要采取有效措施創(chuàng)新管理模式，改進(jìn)高校聲像檔案的管理。

關(guān)鍵詞：高校聲像檔案；檔案管理；模式創(chuàng)新

隨著近年來(lái)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校聲像檔案管理當(dāng)中的聲像資料種類(lèi)越來(lái)越多，除了傳統(tǒng)文書(shū)檔案之外，更多的是照片、錄音帶以及影像帶等為載體的多樣化聲像檔案。隨著高校聲像檔案種類(lèi)以及數(shù)量的不斷增多，加強(qiáng)檔案管理工作顯得愈加重要。目前針對(duì)高校聲像檔案管理存在的較多問(wèn)題，為了全面保護(hù)高校聲像檔案資料完整性和安全性，要積極采取各種創(chuàng)新管理策略，創(chuàng)新高校聲像檔案管理模式。

一、目前高校聲像檔案管理存在的問(wèn)題

1、管理方式落后

目前我國(guó)高校聲像檔案管理主要的形式有三種，第一種是在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束之后，聲像記錄人員將聲像資料移交至檔案館，由檔案館對(duì)相應(yīng)資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化管理；第二種是學(xué)校各個(gè)部門(mén)以及二級(jí)學(xué)院先進(jìn)行各自學(xué)校和部門(mén)的聲像資料自我收集和管理，并將整合之后的聲像檔案資料按照一年一次的頻率移交至學(xué)校檔案館；第三種是相關(guān)聲像資料直接保存在記錄者手中，或者由學(xué)校各個(gè)部門(mén)進(jìn)行自行保存和管理。目前我國(guó)高校針對(duì)聲像檔案資料，大部分都是處于分散管理狀態(tài)，基本上沒(méi)有建立聲像檔案管理系統(tǒng)，也難以對(duì)相關(guān)資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，高校聲像檔案管理也缺乏專(zhuān)門(mén)的管理人員。受到傳統(tǒng)檔案管理模式影響，大部分聲像檔案屬于分散保存狀態(tài)，大多資料難以及時(shí)歸檔，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中管理，直接導(dǎo)致高校聲像檔案存在不完整、不齊全等問(wèn)題。

2、管理人員管理意識(shí)薄弱

受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，高校檔案管理人員在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，過(guò)于看重對(duì)紙質(zhì)檔案加以保存和管理，忽略了聲像檔案，甚至一些學(xué)校尚未針對(duì)聲像檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，這種管理意識(shí)和管理模式嚴(yán)重影響高校聲像檔案有效收集和保存。高校的聲像記錄人員在相關(guān)活動(dòng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)活動(dòng)記錄之后，只是將相關(guān)資料應(yīng)用到新聞報(bào)道當(dāng)中，缺乏對(duì)相關(guān)資料的保存意識(shí)，也沒(méi)有將其及時(shí)保存到高校檔案館當(dāng)中，將各種聲像資料私自處理，當(dāng)聲像記錄儀器當(dāng)中內(nèi)存滿(mǎn)的時(shí)候就直接將歷史聲像資料刪除，導(dǎo)致很多聲像資料流失，即便目前已經(jīng)是信息時(shí)代，人們對(duì)各種聲像資料的收集和歸檔意識(shí)還是非常薄弱。

3、缺乏完善的管理制度

國(guó)家以及學(xué)校在檔案管理相關(guān)制度建立當(dāng)中，很少有關(guān)于聲像檔案管理的相關(guān)制度，即便學(xué)校在調(diào)整檔案管理制度的時(shí)候加入了聲像檔案管理?xiàng)l例，但是執(zhí)行力非常有限，很多高校在進(jìn)行檔案管理當(dāng)中都沒(méi)有嚴(yán)格按照聲像檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行有效管理。甚至一些高校進(jìn)行檔案管理只是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，在實(shí)際管理工作當(dāng)中不夠重視高校聲像檔案管理工作，管理模式也較為落后，檔案服務(wù)過(guò)于被動(dòng)，直接導(dǎo)致高校很多聲像檔案存在遺失問(wèn)題，難以有效提升聲像檔案歸檔質(zhì)量[1]。同時(shí)，我國(guó)高校聲像檔案管理由于制度不完善，導(dǎo)致聲像檔案需要進(jìn)行多個(gè)程序才能實(shí)現(xiàn)歸檔和保管，高校聲像檔案要實(shí)現(xiàn)利用也需要走復(fù)雜的程序，直接導(dǎo)致聲像檔案歸檔率低，利用率也不高。

4、高校聲像檔案采集與保存困難

一方面，在進(jìn)行聲像采集過(guò)程中，本應(yīng)由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行活動(dòng)相關(guān)聲像資料的采集和錄制，但由于目前大多高校在聲像采集過(guò)程中缺乏專(zhuān)業(yè)的工作人員，很多錄制聲像資料的工作者都是非專(zhuān)業(yè)人士，對(duì)于相關(guān)設(shè)備的使用以及錄制過(guò)程不夠?qū)I(yè)[2]。同時(shí)，管理相關(guān)聲像檔案的工作人員也缺乏專(zhuān)業(yè)人士，在對(duì)相應(yīng)聲像檔案進(jìn)行收集和整理、保管當(dāng)中缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)聲像檔案的全面收集與管理。另一方面，由于收集到的聲像資料基本上都是視頻格式或者音頻格式，在對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集管理當(dāng)中通常需要對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以數(shù)據(jù)形式對(duì)相應(yīng)資料實(shí)現(xiàn)歸類(lèi)和保存，但是大部分高校對(duì)于聲像資料儲(chǔ)存缺乏充足的存儲(chǔ)機(jī)制，在硬件配套設(shè)施欠缺的條件下，難以實(shí)現(xiàn)聲像檔案的有效歸檔和管理。

二、高校聲像檔案管理創(chuàng)新的意義

1、保護(hù)檔案原件并加強(qiáng)利用

在聲像檔案管理當(dāng)中，具有多種以錄音帶、照片、錄像帶、影片以及底片等材料作為載體的聲像資料，在進(jìn)行聲像資料保存過(guò)程中需要對(duì)各種類(lèi)型且數(shù)量巨大的載體進(jìn)行保存，難度較大。實(shí)現(xiàn)高校聲像檔案管理模式的創(chuàng)新，一方面可以對(duì)檔案原件加強(qiáng)保存，另一方面可以利用各種數(shù)字化技術(shù)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)更加全面有效的保存，并方便使用[3]。尤其是高校歷史當(dāng)中較為珍貴的各種影像資料，要建設(shè)聲像記錄管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化和改善存儲(chǔ)環(huán)境，利用云技術(shù)將各種歷史珍貴資料上傳至云平臺(tái)當(dāng)中，確保其得到有效保存，并能更加方便的利用[4]。

2、保護(hù)檔案機(jī)密性和完整性

檔案資料最重要的性質(zhì)就是完整性和機(jī)密性，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新高校聲像檔案管理模式，能夠全面提升聲像檔案的完整度，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料的加密處理，提升其機(jī)密管理性。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案管理機(jī)密性越來(lái)越重視，但是不可避免還是會(huì)由于人為疏忽導(dǎo)致紙質(zhì)檔案流失。由視頻、圖像以及聲頻等組成的聲像檔案，不僅促使檔案完整性全面提高，還可以借助現(xiàn)代先進(jìn)全息影像技術(shù)對(duì)相關(guān)歷史場(chǎng)景進(jìn)行重現(xiàn)。在創(chuàng)新管理高校聲像檔案過(guò)程中，還會(huì)借助各種現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)加密管理，提升檔案整體機(jī)密性。目前，借助先進(jìn)信息技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)形式將聲像檔案在輸入和輸出過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面轉(zhuǎn)化，更容易實(shí)現(xiàn)檔案加密。

三、創(chuàng)新高校聲像檔案管理的措施

1、強(qiáng)化聲像檔案工作人員自身管理意識(shí)

建立高校聲像檔案管理創(chuàng)新模式，首先要求聲像檔案管理人員提升自身管理意識(shí)，以觀念指導(dǎo)行動(dòng)。高校全體師生需要加強(qiáng)關(guān)注聲像檔案管理模式，在全面了解之下提升聲像資料歸檔意識(shí)，提升資料完整性。同時(shí)，檔案工作人員要在轉(zhuǎn)變管理意識(shí)之下，提升聲像檔案利用服務(wù)綜合質(zhì)量和利用率，樹(shù)立高校聲像檔案利用服務(wù)的觀念。在高校聲像檔案利用率不斷提高過(guò)程中，檔案管理人員將更加深刻的認(rèn)識(shí)到高校聲像檔案管理工作的重要意義，在實(shí)際管理工作當(dāng)中更加重視聲像檔案收集和管理。

2、建立完善的聲像檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新，還需要建立完善的聲像檔案管理制度，通過(guò)制度的硬性約束提升檔案管理效率。高校要結(jié)合學(xué)校自身情況，對(duì)聲像檔案相關(guān)管理制度進(jìn)行完善制定，并貫徹落實(shí)，在制度實(shí)施過(guò)程中及時(shí)根據(jù)落實(shí)情況進(jìn)行不斷的調(diào)整和規(guī)范。首先，高校制度制定部門(mén)要深入到學(xué)?；鶎樱瑢?duì)實(shí)際工作進(jìn)行全面了解，并對(duì)學(xué)校師生進(jìn)行意見(jiàn)收集，全面制定符合實(shí)際情況的聲像檔案管理制度。其次，在相關(guān)制度建立之后，可以先針對(duì)學(xué)校某一部門(mén)進(jìn)行試點(diǎn)試行，根據(jù)試行情況對(duì)制度加以調(diào)整和優(yōu)化。最后，學(xué)校要針對(duì)高校聲像檔案管理加強(qiáng)管理和監(jiān)督，建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組對(duì)檔案管理部門(mén)相關(guān)工作加以監(jiān)督，并進(jìn)行考核制度的同步制定，確保其貫徹落實(shí)聲像檔案管理制度。

3、借助信息技術(shù)完善聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校的聲像檔案管理在進(jìn)行模式創(chuàng)新過(guò)程中也要積極利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要加快聲像數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，將更多先進(jìn)技術(shù)融入到聲像數(shù)據(jù)庫(kù)建立當(dāng)中，可以將云計(jì)算等各種現(xiàn)代服務(wù)終端融入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，提升整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性[5]。同時(shí)，要對(duì)管理模式進(jìn)行全面調(diào)整，通過(guò)線(xiàn)上、線(xiàn)下兩種重要模式對(duì)聲像檔案進(jìn)行具體的存檔、調(diào)檔等操作，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)瀏覽和在線(xiàn)檢索。為了提升數(shù)據(jù)完整度，還要積極將各部門(mén)以及二級(jí)學(xué)院相關(guān)聲像檔案資料全面整合到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，不僅提升資料完整性，還能在同一平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)資料的集中化管理，促使資源共享，提高資源利用率[6]。

高校聲像檔案管理不僅是對(duì)各種聲像資料的保存，還是各種歷史活動(dòng)的真實(shí)見(jiàn)證，相關(guān)聲像檔案在實(shí)現(xiàn)有效管理當(dāng)中還能加以利用，要保護(hù)高校聲像檔案完整性和嚴(yán)密性，就必須積極創(chuàng)新高校聲像檔案管理模式。高校相關(guān)管理部門(mén)要全面提升高校聲像檔案管理意識(shí)，在高度責(zé)任感意識(shí)下積極學(xué)習(xí)聲像檔案管理知識(shí)，借助各種現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，促使高校聲像檔案更加完整，并不斷提升利用率。

參考文獻(xiàn)：

[1]左婷婷.物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式的創(chuàng)新[J].山西檔案，2017（4）：54-56.

[2]劉巖，趙楠.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑[J].職業(yè)技術(shù)教育，2017，38（14）：13-15.

[3]張倩.區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)高校檔案信息管理方式創(chuàng)新的可行性探究[J].檔案與建設(shè)，2017（12）：21-24.

[4]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案信息化建設(shè)探討——以智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)為例[J].檔案管理，2017（3）：4-9.

[5]田偉，韓海濤.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館服務(wù)創(chuàng)新研究——基于天津高校檔案數(shù)據(jù)變化[J].檔案與建設(shè)，2016（3）：17-20.

[6]陳曉媛.信息化背景下高校檔案利用模式的發(fā)展與創(chuàng)新[J].山西檔案，2016（5）：47-49.

作者簡(jiǎn)介：周丹（1981.05）漢族，女，湖南湘陰，研究生，湖南工學(xué)院講師。