“三位一體”企業(yè)信息化管控新模式

劉進(jìn)　蔡梅松　張志軍

[摘 要] 院所整體推進(jìn)信息化建設(shè)，在科研生產(chǎn)信息化、經(jīng)營管理信息化和基礎(chǔ)環(huán)境信息化等方面建設(shè)取得了顯著的成績。然而，獨立的系統(tǒng)建立，出現(xiàn)了大量新的問題，對企業(yè)后續(xù)的發(fā)展帶來了影響。本文根據(jù)本單位“十三五”期間信息化建設(shè)實踐，提出了現(xiàn)代企業(yè)信息集成的系統(tǒng)架構(gòu)，以流程整合和流程再造為驅(qū)動，以數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)集成為具體實現(xiàn)手段，制定信息標(biāo)準(zhǔn)，基于統(tǒng)一的展現(xiàn)思想，開展了輔助決策支持系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建了企業(yè)信息化管控新模式。實踐證明，在提升單位流程運轉(zhuǎn)效率和輔助決策支持方面取得了良好的效果。

[關(guān)鍵詞] 管理信息化；業(yè)務(wù)流程管理；數(shù)據(jù)管理；決策支持；管控

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 028

[中圖分類號] F270.7；TP311.52 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0065- 06

0 引 言

隨著上級和單位領(lǐng)導(dǎo)對管理目標(biāo)的要求不斷提高，相應(yīng)的核心業(yè)務(wù)需求也對信息化提出了新的要求，除此之外，科研模式轉(zhuǎn)型和管理創(chuàng)新思想也需要得到IT系統(tǒng)的支撐。通過前期工作，單位綜合管控平臺一期已經(jīng)上線使用，它通過統(tǒng)一的流程監(jiān)控和流程督辦，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)籌管理；通過開展對科研管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)做多維度的管理分析，實現(xiàn)了多方向（計劃、質(zhì)量、人力、財金、資產(chǎn)、安全、保密、保衛(wèi)等）、多層次（面向所級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、普通員工等）統(tǒng)一的集中管控環(huán)境，初步實現(xiàn)了企業(yè)管控數(shù)據(jù)每日更新。

由BPM流程管理平臺，數(shù)據(jù)管理平臺和決策支持平臺三大主體構(gòu)成的綜合管控平臺（見圖1）通過對接各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使用信息化手段打通業(yè)務(wù)鏈路，彌補(bǔ)資源缺項，形成一體的業(yè)務(wù)支撐平臺。通過數(shù)據(jù)管理平臺，打通信息系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)交換的通道。使用數(shù)據(jù)集成框架，匯聚整合來自各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行KPI指標(biāo)、運營風(fēng)險、戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)管控等方面主題分析，通過企業(yè)管理駕駛艙、分類報表等多種形式為領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門提供實時輔助決策支持。

1 信息化現(xiàn)狀及存在的問題

在信息化建設(shè)方面，單位已經(jīng)上線了若干套應(yīng)用系統(tǒng)，包括用于科研的專業(yè)系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財經(jīng)網(wǎng)報管理系統(tǒng)、人力資源與OA系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)都在各自領(lǐng)域發(fā)揮著作用，對提升單位工作效率和工作質(zhì)量起到了非常重要的貢獻(xiàn)。

在這種背景下，現(xiàn)有系統(tǒng)的獨立運行模式顯現(xiàn)出很多不便之處?！靶畔⒐聧u”“千島湖”問題不斷涌現(xiàn)。

（1）完整的業(yè)務(wù)流程被分散在多個系統(tǒng)中，無法連續(xù)完成；一個系統(tǒng)完成流程后，人工通知下一個業(yè)務(wù)單位在另一個系統(tǒng)中發(fā)起后續(xù)的業(yè)務(wù)流程。

（2）各個獨體系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享，通過制單完成數(shù)據(jù)交換；多系統(tǒng)獨立運行還導(dǎo)致了一些數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和數(shù)據(jù)冗余，容易造成數(shù)據(jù)不一致。

（3）由于缺乏完整的流程鏈條，領(lǐng)導(dǎo)無法獲取最新的業(yè)務(wù)狀態(tài)信息；同時由于研發(fā)績效數(shù)據(jù)不能實時、完整地采集，部門績效考核就不能準(zhǔn)確、及時地統(tǒng)計，各種KPI指標(biāo)完成情況往往都要到季度例會上才能進(jìn)行發(fā)布，領(lǐng)導(dǎo)層為了及時掌握情況，不得不通過更多的電話和召開更多會議才能進(jìn)行有效地管控。

為了解決上述問題，需要在保證現(xiàn)有系統(tǒng)正常運行的前提下，通過采用一個靈活高效的信息平臺，依據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，對現(xiàn)有系統(tǒng)做出一定程度的整合，同時將涉及核心業(yè)務(wù)的管理流程逐步實現(xiàn)關(guān)聯(lián)整合落地，將關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行集中關(guān)聯(lián)分析展示，就能使單位的IT系統(tǒng)對科研業(yè)務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)的管控思想實現(xiàn)更有效的支撐，對未來單位的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定堅實的IT基礎(chǔ)。

2 管控平臺內(nèi)涵

2.1 BPM業(yè)務(wù)流程管理

傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)或者ERP由于其工作流程和業(yè)務(wù)流程的緊密耦合，缺乏靈活性和可擴(kuò)展性，只能滿足本部門的管理需求。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃，在企業(yè)內(nèi)部缺乏信息流通，造成了一個個“信息孤島”。因此在企業(yè)的信息化建設(shè)中引入靈活的、可擴(kuò)展的基于工作流的業(yè)務(wù)流程管理就很有必要。

BPM（業(yè)務(wù)流程管理，Business Process Management）根據(jù)其發(fā)起組織BPMI（業(yè)務(wù)流程管理聯(lián)盟，Business Process Management Initiative）的定義，是指發(fā)現(xiàn)、設(shè)計、部署、執(zhí)行、維護(hù)、優(yōu)化和分析各種相互關(guān)聯(lián)的流程的一種能力。從業(yè)務(wù)管理角度看，BPM能協(xié)調(diào)活動或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、訪問企業(yè)內(nèi)外部各種信息資源，實現(xiàn)員工、客戶、合作伙伴間的信息交換，并通過獲取流程的執(zhí)行信息對流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，不僅能為企業(yè)“減肥”，還能讓各類業(yè)務(wù)幾乎完美地運行。對各種變化做出預(yù)測和快速響應(yīng)，降低風(fēng)險，從而實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展[1]。

從整個信息化全局看，BPM對現(xiàn)有應(yīng)用程序中的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行抽取，并結(jié)合商業(yè)規(guī)則引擎和商務(wù)智能，在數(shù)據(jù)管理層和事務(wù)處理層上抽象出了一個獨立的“業(yè)務(wù)流程層”，向下能對數(shù)據(jù)管理層和事務(wù)處理層進(jìn)行訪問、控制和協(xié)調(diào)，向上能夠在此層建立具體的應(yīng)用。

同時流程再造的思想突破了傳統(tǒng)的勞動分工理論的思想體系， 強(qiáng)調(diào)以流程導(dǎo)向替代原有的職能導(dǎo)向的企業(yè)組織形式， 為企業(yè)經(jīng)營管理提出了一個全新的思路。

2.2 數(shù)據(jù)交換和管理

在以部門業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的信息系統(tǒng)建設(shè)方向指引下，各個部門使用不同的操作方法，處理不同的業(yè)務(wù)對象和應(yīng)用信息系統(tǒng)。每個部門成為一個獨立的數(shù)據(jù)源，并且每一個都是異構(gòu)的，因此他們之間就產(chǎn)生了一個非常復(fù)雜和冗余的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，并且在這個環(huán)境下的數(shù)據(jù)交換是非常困難的。

同時由于缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)和總體規(guī)劃，缺乏院級和所級層面的信息標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)規(guī)范無法可依。因此，想要改變單位信息化水平的現(xiàn)狀，就必須建立公共數(shù)據(jù)平臺，各個管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換將以公共數(shù)據(jù)平臺作為橋梁，實現(xiàn)單位范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)一致性，由此實現(xiàn)規(guī)范的數(shù)據(jù)信息管理。

數(shù)據(jù)交換平臺的總體目標(biāo)是：實現(xiàn)靈活，可靠，有效，一致，高性能，高質(zhì)量，跨平臺數(shù)據(jù)交互。通過構(gòu)建該平臺，可以依據(jù)信息交換的標(biāo)準(zhǔn)，公布數(shù)據(jù)交換接口，讓各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換使用統(tǒng)一的通道，更加準(zhǔn)確、快速、高效、無阻礙地交換數(shù)據(jù)，構(gòu)建管理和科研為一體的協(xié)作性信息平臺，為所有用戶提供整體服務(wù)和個性服務(wù)，為科研和管理活動實現(xiàn)并完善信息化的數(shù)據(jù)層的支撐系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)交換平臺應(yīng)用的是一種總線式的數(shù)據(jù)交換、異構(gòu)系統(tǒng)同步方法。以往的點到點連接方式，很難構(gòu)建符合要求的接口，即使構(gòu)建成功，接口也會產(chǎn)生通信不良，難以維護(hù)的問題，進(jìn)而使得整個應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展成為難題。為了解決傳統(tǒng)點到點應(yīng)用集成中的問題，采用總線式數(shù)據(jù)交換平臺的解決方案，如圖2所示。

總線式方法可以降低數(shù)據(jù)信息交換、系統(tǒng)應(yīng)用集成的復(fù)雜度，適配器（Aaptor）就是連接應(yīng)用系統(tǒng)各異構(gòu)數(shù)據(jù)庫與“數(shù)據(jù)交換平臺”的部分，此方法使得實現(xiàn)復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)的集成成為可能，減少了整個信息系統(tǒng)的實施及維護(hù)所需要的開支。

數(shù)據(jù)交換平臺為單位各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互和數(shù)據(jù)共享提供了可靠的數(shù)據(jù)空間。它有比較好的開放性，可以滿足用戶對各種不同平臺、數(shù)據(jù)源及各類應(yīng)用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換要求[2]。

2.3 決策支持平臺構(gòu)建

BPM流程管理平臺提供對流程的執(zhí)行情況和狀態(tài)進(jìn)行查看和操作的功能。這些流程狀態(tài)信息集中反映到“決策支持平臺”中，企業(yè)管理者能夠獲得流程當(dāng)前的最新狀態(tài)及執(zhí)行歷史過程，可視化地監(jiān)控其權(quán)限范圍內(nèi)的執(zhí)行狀況，并可生成各種統(tǒng)計報表，例如任務(wù)進(jìn)度報表、資源負(fù)荷報表等。通過采用圖形、健康指示燈等方式對執(zhí)行狀態(tài)、進(jìn)度等信息進(jìn)行標(biāo)識，使得任務(wù)和流程的執(zhí)行狀態(tài)和瓶頸一目了然。

通過使用“數(shù)據(jù)管理平臺”數(shù)據(jù)集成框架，匯聚整合來自各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，在“決策支持平臺”中可以進(jìn)行KPI指標(biāo)、運營風(fēng)險、戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)管控等方面主題分析，通過企業(yè)管理駕駛艙、分類報表等多種形式為領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門提供實時輔助決策支持。

3 管控平臺應(yīng)用實踐

3.1 流程管理改進(jìn)

以單位之前辦公計算機(jī)維修為例。圖3展示了單位一臺設(shè)備外修所涉及的三個流程。

儀表處作為維修主管部門，維修事項在儀表處負(fù)責(zé)的“資產(chǎn)管理系統(tǒng)”中運行維修流程。如果維修的設(shè)備屬于涉密設(shè)備，需要信息中心進(jìn)行安全保密檢查，在“涉密管控系統(tǒng)”中運行檢查審批流程。如果需要外修發(fā)生費用，需要到財務(wù)處管理的“財經(jīng)網(wǎng)報系統(tǒng)”中進(jìn)行報銷。完成一次業(yè)務(wù)，需要人工訪問多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)、通過運行多個業(yè)務(wù)流程才能結(jié)束。而且在多個流程中，存在多個重復(fù)的審批節(jié)點，領(lǐng)導(dǎo)需要多次進(jìn)行審批。

利用BPM集成技術(shù)，在一個單一的業(yè)務(wù)流程環(huán)境下完成所有工作。其思想是在BPM整合的背景下，把流程流轉(zhuǎn)總控都?xì)w總到BPM作為前提條件，流程子段的流轉(zhuǎn)控制保留在應(yīng)用系統(tǒng)的引擎上，通過服務(wù)串接到BPM，形成服務(wù)抽象流程重組。圖4是在本單位正在運行的新的維修流程。

圖4中箭頭分別表示“系統(tǒng)流轉(zhuǎn)”和“服務(wù)調(diào)用”。在BPM平臺中構(gòu)造“端到端”的流程，對事件進(jìn)行全程監(jiān)控、整體驅(qū)動，通過服務(wù)調(diào)用對原有系統(tǒng)多流程進(jìn)行整合驅(qū)動，再造后的業(yè)務(wù)流程更為清晰流暢，克服了原來多系統(tǒng)流程相互等待、重復(fù)審批等問題，同時，可以通過信息技術(shù)的運用將同一事項的主體信息在多個應(yīng)用系統(tǒng)中有效傳遞，實現(xiàn)信息的共享，縮短了信息的傳遞環(huán)節(jié)，減少目標(biāo)差異和人員、成本等資源的內(nèi)耗，提高了工作效率。

3.2 數(shù)據(jù)管理改進(jìn)

在上述維修流程實現(xiàn)過程中，除了要以BPM作為流程驅(qū)動外，數(shù)據(jù)信息的交換也是重要的一環(huán)。維修設(shè)備的主體信息、在各個異構(gòu)系統(tǒng)中的審批意見和操作記錄，都要能進(jìn)行快速、高效、無誤的傳遞，同時，也要為以后其他流程，其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換整合提供擴(kuò)展支持。

圖5為單位基于開源項目Mule構(gòu)建了“數(shù)據(jù)管理平臺”，采用了SOA架構(gòu)（面向服務(wù)的體系架構(gòu)，Service-Orienter Architecture），可以把分散的、異構(gòu)的粗粒度的應(yīng)用進(jìn)行分布式的部署、組合和應(yīng)用。松散耦合的粗粒度服務(wù)能以插件的形式插入，并且這種模型能對任何傳輸協(xié)議提供支持并完成轉(zhuǎn)換工作[3]。通過這種方式，可以把資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的設(shè)備數(shù)據(jù)信息接口、涉密管控系統(tǒng)中安全保密檢查數(shù)據(jù)信息接口、財經(jīng)網(wǎng)報系統(tǒng)中相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)信息接口及各系統(tǒng)中流程相關(guān)信息接口注冊到數(shù)據(jù)管理平臺中，由于數(shù)據(jù)總線能兼容多種格式的接口格式，各系統(tǒng)間發(fā)生數(shù)據(jù)交換時，都可以通過數(shù)據(jù)總線進(jìn)行方便的互通。

3.3 管控模式改進(jìn)

上述流程的進(jìn)展通過流程統(tǒng)計面板及時反映到?jīng)Q策支持平臺中去。同時，領(lǐng)導(dǎo)可以通過任務(wù)督辦機(jī)制，實現(xiàn)對流程的管控。

對于可能出現(xiàn)的不能按預(yù)定計劃時間、數(shù)量和質(zhì)量完成計劃任務(wù)的傾向，任務(wù)督辦者可下達(dá)督辦任務(wù)給各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，要求在預(yù)定時間內(nèi)完成預(yù)定任務(wù)，收到督辦指示后，被督辦的任務(wù)執(zhí)行者需要在執(zhí)行過程中匯報執(zhí)行情況、上傳輔證材料，直到保質(zhì)保量完成任務(wù)。在單位“決策支持平臺”中實現(xiàn)的任務(wù)督辦管理模塊的基本邏輯如圖6所示。

具體計劃任務(wù)的執(zhí)行可能在線上，涉及科研或其他系統(tǒng)，也可能部分節(jié)點線下執(zhí)行，當(dāng)發(fā)生任何問題傾向時，督辦者可在“決策支持平臺”中向責(zé)任人發(fā)起督辦任務(wù)，執(zhí)行人收到督辦任務(wù)后，根據(jù)督辦指示采取措施并根據(jù)督辦指示的要求，在某時點向督辦者匯報工作情況同時上傳輔證文件作為證明，督辦者可持續(xù)監(jiān)督任務(wù)完成情況，不斷下達(dá)新的指令，直至任務(wù)完成。

通過監(jiān)控和督辦的方式，使各項流程任務(wù)得到完全徹底地貫徹和執(zhí)行。

決策支持平臺通過集成多個應(yīng)用系統(tǒng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過統(tǒng)計分析，進(jìn)行集中統(tǒng)一展示（如圖7所示）。目前已上線數(shù)據(jù)面板35個，連接的相關(guān)系統(tǒng)有10余個。絕大多數(shù)面板實現(xiàn)了統(tǒng)計數(shù)據(jù)的日更新。以前單位領(lǐng)導(dǎo)需要找各個條線、部門領(lǐng)導(dǎo)了解的很多數(shù)據(jù)，現(xiàn)在只要點擊鼠標(biāo)，就能夠快速地獲取到一手資料信息。

4 總結(jié)和展望

經(jīng)過前期建設(shè)，綜合管控平臺為單位管理提供了重要的信息化技術(shù)支撐，取得了顯著成效。

（1）通過“流程管理平臺”構(gòu)建了端到端流程，串聯(lián)信息孤島，將流程規(guī)則及運轉(zhuǎn)過程透明顯性地呈現(xiàn)給流程過程中的所有參與人，減少部門間溝通成本，大幅提高了工作效率。

（2）通過“數(shù)據(jù)管理平臺”，打通企業(yè)數(shù)據(jù)流，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息在各系統(tǒng)中更加便利的流通和交換。

（3）通過“決策支持平臺”，實現(xiàn)了對業(yè)務(wù)流程過程的監(jiān)控和督辦，對各條線、各部門數(shù)據(jù)進(jìn)行集中展示統(tǒng)計分析，使各級領(lǐng)導(dǎo)更加及時、高效地掌握全局和分布在各條線和各部門的業(yè)務(wù)信息狀況，能更及時地做出新的決策和部署。

BPM的理念是在企業(yè)內(nèi)部建立起來的，是對企業(yè)的流程進(jìn)行持續(xù)不斷地規(guī)范管理的過程。因此，后續(xù)將繼續(xù)不斷地開展流程規(guī)劃和梳理等方面的工作，通過合理地使用流程平臺，持續(xù)地優(yōu)化和改善業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建企業(yè)流程體系框架，構(gòu)建自企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)到普通業(yè)務(wù)的流程全景圖，逐步實現(xiàn)單位“端到端”的全流程服務(wù)[4]。

在數(shù)據(jù)管理方面，將繼續(xù)開展數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，為決策支持提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)視圖和決策依據(jù)。同時，將開展大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)管控更加智能。

主要參考文獻(xiàn)

[1]鄭鋒，趙道致.流程驅(qū)動型變革的研究[J].工業(yè)工程，2008，11（2）：115-119.

[2]陳遠(yuǎn)斌.面向信息共享的數(shù)據(jù)集成技術(shù)應(yīng)用研究[D].哈爾濱：哈爾濱工程大學(xué)，2013.

[3]陳坤.基于ESB的企業(yè)應(yīng)用集成研究與應(yīng)用[D].太原：太原理工大學(xué)，2011.

[4]IBM中國開發(fā)中心BPM團(tuán)隊.IBM BPM實戰(zhàn)指南[M].北京：北京希望電子出版社，2014.