關(guān)于事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

呂美穎

摘 要：當(dāng)前我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，各個行業(yè)伴隨著技術(shù)的進(jìn)步而有了全新的變革。政府和事業(yè)單位等公共服務(wù)單位也對檔案等進(jìn)行了數(shù)字化管理，有效的提高了事業(yè)單位的檔案管理水平，解放工作人員的雙手，也避免了因人管理過程中產(chǎn)生的錯亂誤差現(xiàn)象。本文主要從事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的必要性入手，然后提出事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

事業(yè)單位的檔案工作是單位中的核心工作，它保存歷年的各項(xiàng)信息資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，是開展工作的基礎(chǔ)和前提?？梢哉f，事業(yè)單位的發(fā)展伴隨著檔案管理的發(fā)展。事業(yè)單位的進(jìn)步可以積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，避免例如檔案數(shù)量龐大、查找有效信息效率低以及存儲環(huán)境差，資料保存難度大等問題。通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用來提升檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代性，是保障事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行的前提，所以加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理刻不容緩。

1 事業(yè)單位實(shí)行檔案化管理的必要性

1.1 提高事業(yè)單位的辦公效率

事業(yè)單位一般是國家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，是為人民群眾服務(wù)的，在當(dāng)對機(jī)關(guān)單位的“服務(wù)型”要求下，提高事業(yè)單位的辦公效率是提升政府形象，創(chuàng)造和諧社會的有效推動力。檔案管理數(shù)字化能夠及時的將相關(guān)資料進(jìn)行歸歸類，計算出科學(xué)的數(shù)據(jù)，如果需要相關(guān)資料也能最快的被調(diào)出使用。例如在人員架構(gòu)比較復(fù)雜，負(fù)責(zé)的事情比較多的事業(yè)單位中，涉及人事檔案的管理，員工入職、調(diào)轉(zhuǎn)以及退休等數(shù)據(jù)按照傳統(tǒng)的管理方法，都是紙質(zhì)的檔案，查詢速度慢，保存難度大，不能夠及時、準(zhǔn)確的查找出相關(guān)的人事信息，運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理就能快速簡便的進(jìn)行資料查詢，提高辦事效率，加大群眾的滿意度。

1.2 數(shù)字化檔案管理有助于提升事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益

當(dāng)前隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息量的裂變增加，逐漸將傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺陷顯露出來。以前進(jìn)行檔案管理都需要人工來進(jìn)行，為了保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有時需要兩個人進(jìn)行一項(xiàng)工作，極大的增加了單位運(yùn)行的成本，增加了辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)，這樣就會使整個事業(yè)單位的用工成本增加，不利于單位的良性循環(huán)發(fā)展。而在今天的數(shù)字化檔案管理中，一切只需要將檔案相關(guān)文件和數(shù)據(jù)歸到電腦，電腦軟件自動存儲數(shù)據(jù)，既節(jié)約了人員成本，也減少了紙張的使用和節(jié)約了辦公空間，大幅度降低了單位檔案管理的成本費(fèi)用，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 提升事業(yè)單位檔案的利用率

當(dāng)前，我國大部分的事業(yè)單位采用的是傳統(tǒng)的管理模式，就是每個單位都有一間甚至多間的檔案存儲室，很多由于年代久遠(yuǎn)的檔案因沒有地方放置會定期進(jìn)行銷毀，經(jīng)常會有找以前的檔案數(shù)據(jù)而因被銷毀而無跡可尋的情況出現(xiàn)，大大的降低了事業(yè)單位的工作效率，影響整體的工作進(jìn)度。因?yàn)榧堎|(zhì)的緣故也經(jīng)常會因?yàn)榛馂?zāi)，水災(zāi)等破壞檔案加大了存放檔案的難度，與此同時，數(shù)量繁多的檔案也增加了查找的時間和難度，導(dǎo)致需要更多的時間和精力進(jìn)行查找。如果采用數(shù)字化的技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案的管理，只需電腦將有效的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行錄入，沒有保存的期限和沒有環(huán)境的控制能讓數(shù)據(jù)進(jìn)行長期的保存，同時在查找檔案的

時候，只需要在電腦上進(jìn)行相關(guān)關(guān)鍵詞的搜索，所有的信息都會出現(xiàn)，極大程度上提高了檔案的查找速度和利用率。如果建立本單位的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站，在網(wǎng)站存儲相關(guān)信息，那么工作人員便可隨時隨地的將有用的信息調(diào)取出來，極大的提升事業(yè)單位檔案的利用率。

2 如何對事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

2.1 構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理系統(tǒng)

所謂數(shù)字化的檔案管理就是借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理事業(yè)單位的檔案，將原有紙質(zhì)化的信息資料進(jìn)行數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)變，并且將龐大的信息和資料都儲存在電腦中，方便管理以及查找利用。因?yàn)槊總€事業(yè)單位的工作和性質(zhì)均不相同，所以需要的檔案管理系統(tǒng)也要因單位而異，例如說醫(yī)院每天涉及到的患者人數(shù)很多，需要更龐大和高效的數(shù)據(jù)庫作為支撐，恰當(dāng)?shù)倪x用數(shù)字化系統(tǒng)和更科學(xué)有效的設(shè)備，構(gòu)建完善的局域網(wǎng)，也通過網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)合達(dá)到每個醫(yī)院之間的信息共享，這樣每個患者在進(jìn)行就醫(yī)時醫(yī)生能第一時間知道患者以前的身體情況以及有無過敏史，對這次的治療更有幫助。因此開展事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作之前，需要考慮自身單位的實(shí)際情況，通過科學(xué)的認(rèn)證和合理的設(shè)計來完成對數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建，購買合適的檔案管理設(shè)備和聘請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)計，對事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)建立也非常重要。

2.2 建立健全檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作都涉及到數(shù)量龐大的檔案，每一份檔案和信息對于事業(yè)單位的管理和發(fā)展來說是至關(guān)重要的，對推動我國國家建設(shè)，社會的和諧與穩(wěn)定具有重要意義。面對這樣的新的時代條件，數(shù)字化的檔案管理成為了必然選擇。當(dāng)前檔案數(shù)字化管理中存在很多復(fù)雜困難的環(huán)節(jié)，所以在完這些復(fù)雜和困難的工作時，必須要應(yīng)用嚴(yán)格的檔案進(jìn)行管理和科學(xué)的規(guī)章制度來為各項(xiàng)工作提供有效的保障。同時要明確好每個部門，每個人員的責(zé)任，在使用檔案的過程中要進(jìn)行責(zé)任制度，對于調(diào)出來的文件檔案要保證有所記錄，保障事業(yè)單位中數(shù)據(jù)的安全性，同時加強(qiáng)相關(guān)部門之間的溝通聯(lián)系和對相關(guān)信息的協(xié)同分享，使得各工作人員能夠密切的配合和做好協(xié)調(diào)工作，增強(qiáng)單位內(nèi)部人員的凝聚力從而全方位的提高工作的效率和質(zhì)量。

2.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人員

事業(yè)單位因其特殊性，其檔案資源也是極其重要的，其中的數(shù)據(jù)關(guān)系到每個人和國家的重要信息，所以在其進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理過程中調(diào)取檔案的人員要選擇文化素質(zhì)高，業(yè)務(wù)水平能力強(qiáng)的人員，要求較高的道德品質(zhì)人員，不斷提升自己的數(shù)字化管理的水平，同時對于其他單位或者國際上的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)要及時學(xué)習(xí)，要定期對相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)來適應(yīng)不斷發(fā)展變化的技術(shù)水平，同時增強(qiáng)工作人員的法律意識，提升其責(zé)任意識和安全意識，為本單位的檔案數(shù)字化管理提供有效保障。

3 結(jié)語

在社會的新形勢下，事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化檔案管理有利于檔案的信息資源有效利用和提高事業(yè)單位的工作效率，增強(qiáng)社會公眾對事業(yè)單位的滿意度，因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化的檔案管理工作，借助數(shù)字化信息平臺，減輕工作人員的工作負(fù)荷，提檔案存儲的科學(xué)合理性、提高檔案的利用效率，大大加強(qiáng)事業(yè)單位綜合服務(wù)水平。

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