淺談新時代下檔案管理工作的方法

楊柳

[摘 要] 檔案記錄了社會活動的發(fā)展，記錄著單位發(fā)展演變的進程，是歷史留給未來的無價資源。本文先闡述了全面認識到檔案管理工作的的重要意義，再分析了目前檔案管理工作中存在的問題，再以問題為向?qū)?，深入分析檔案管理要適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，要從幾方面入手，討論了新時代下做好檔案管理工作的方法，包括電子檔案與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合使用，提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，提升檔案人員管理水平，完善更新檔案管理制度，加強檔案的保密性和安全性，實現(xiàn)新時代下檔案管理工作為社會及單位的不斷發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)性和支持性保障。

[關(guān)鍵詞] 新時代 重要意義 主要問題 管理方法

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著社會不斷地發(fā)展，在新時代新的歷史時期，檔案作為與單位同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在單位管理等各方面工作的開展都具有十分重要的作用，檔案的充分有效利用可以提高社會信息文化和經(jīng)濟效益。

一、全面認識到檔案管理工作的重要意義

檔案是社會及單位的一種歷史憑證，隨著社會及單位的不斷發(fā)展而逐漸形成，檔案記錄著社會及單位的發(fā)展歷史。因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的必要工作，也是提高工作質(zhì)量和工作效率及經(jīng)濟效益的基本條件。中辦主任丁薛祥曾說過“檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作，檔案工作者使命光榮，責(zé)任重大”。單位檔案記載著每個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的生產(chǎn)經(jīng)營和管理運營及發(fā)展方向提供了最原始、最真實的參考依據(jù)和借鑒資料，也是防范各種風(fēng)險的重要證據(jù)；做好檔案管理工作能夠為領(lǐng)導(dǎo)做策略、做規(guī)劃方案提供支持性證據(jù)，另一方面有利于與各相關(guān)單位進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，要不斷地更新轉(zhuǎn)變管理意識，勇敢摸索和嘗試新的檔案管理方法，勇于突破創(chuàng)新，使檔案全面、真實地反映本單位的發(fā)展情狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進單位在新時代新形勢下經(jīng)濟全面發(fā)展以及不斷提升市場競爭力具有重要意義。

二、檔案管理存在的主要問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠、檔案人員專業(yè)水平不高

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，決定著檔案工作發(fā)展的速度。大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理只是一項輔助性工作，不需投入太多的關(guān)注，也不需投入太多人力物力。這樣就會出現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員匱乏、檔案設(shè)施不全、檔案室環(huán)境和條件不達標等問題。一般單位檔案管理工作由辦公室的人員兼職，工作效率、工作質(zhì)量不高，造成檔案管理水平和專業(yè)素養(yǎng)較低，阻礙了檔案管理工作的順利進行和發(fā)展。同時，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏關(guān)注和重視，檔案管理制度不健全，且落實力度不高，激勵獎罰制度缺乏，檔案管理人員積極性不夠，檔案管理工作的價值難以體現(xiàn)，單位檔案管理工作缺乏實施的有效性。

（二）檔案管理工作沒得到有效利用，未充分發(fā)揮實用價值

開展檔案管理工作的目的是為了保證檔案資料的準確性、完整性、真實性，以便后續(xù)利用，發(fā)揮檔案管理工作的實用價值。而很多單位的檔案管理工作相對簡單，只對文書、人事、財務(wù)等檔案進行基礎(chǔ)性管理，對實物及聲像等檔案缺乏管理，在一定程度上導(dǎo)致檔案管理工作水平不高及檔案工作的不完整性，影響檔案的有效利用。另外，許多單位長期以來只收藏，未將其作為一種信息資源和無形資產(chǎn)加以充分合理地運用。缺少對檔案管理工作的重要意義和作用的廣泛宣傳，因此使領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源未得到全面開發(fā)，造成檔案利用率不高，阻礙了檔案利用對社會及單位產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益的發(fā)展。

三、新時代下檔案管理工作的方法

（一）合理運用電子檔案與傳統(tǒng)檔案，利用科學(xué)化管理，取長補短

隨著我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案也由傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢源鎯Φ诫娔X、光盤、U盤等存儲介質(zhì)上的電子檔案。電子檔案具有效率高、攜帶方便、查閱快捷的特點，且電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案省錢、省時、省力。但是電子檔案缺乏真實性。電子檔案可以很容易修改和復(fù)制，且看不到修改痕跡；電子檔案缺乏安全性，在網(wǎng)絡(luò)傳輸中會遇到病毒、黑客等，導(dǎo)致檔案遺失和泄密，存儲電子檔案的硬盤和電子存儲介質(zhì)若損壞，會使檔案丟失且很難找回；電子檔案缺乏獨立性，電子檔案的輸入輸出及查閱都需要依賴于特定的載體，如果沒有電腦等設(shè)備，電子檔案就無法查閱。而紙質(zhì)檔案恰好彌補了電子檔案的缺點，不管電子檔案多受人推崇，都無法改變紙質(zhì)檔案所具有的原始性和真實性；紙質(zhì)檔案只要保管得當就不易丟失和損壞及泄密，安全性和保密性高；而且紙質(zhì)檔案審閱要比電子檔案更直觀。所以說電子檔案和紙質(zhì)檔案是共存的、互補的。對于涉及到國家、單位內(nèi)部信息等重要檔案資料，可以進行電子檔案和紙質(zhì)檔案“兩套版本”存儲模式，這樣既可以保存紙質(zhì)檔案的原始性和真實性，又可以使電子檔案實現(xiàn)更多的資源共享。同時，兩者共同管理，相互彌補，取長補短，不斷創(chuàng)新工作方法手段，利用科學(xué)和與時俱進的管理方式進行檔案管理，提高檔案管理的成果及檔案管理的效率，才能實現(xiàn)檔案管理工作的價值。

（二）提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，著力提升檔案人員檔案管理水平

檔案管理工作的發(fā)展速度在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或管理者缺乏檔案管理意識，導(dǎo)致對檔案管理工作不夠重視。那么檔案管理人員要以自己的實際工作行動，去證明檔案管理工作對本單位發(fā)展具有的特定作用和意義；善于積極宣傳，要經(jīng)常把有關(guān)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的檔案文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，多建議一些做好檔案管理工作對單位不斷發(fā)展的益處，逐漸使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理工作；同時也會使領(lǐng)導(dǎo)受到啟發(fā)或迸發(fā)靈感，并在策略、規(guī)劃工作中得以應(yīng)用。

做好檔案工作是需要弘揚“工匠精神”的工作，對于單位的檔案工作來說，要在檔案整理鑒定、歸檔編錄、編研利用、標準規(guī)范和單位歷史研究等方面，都要培養(yǎng)檔案管理人才?，F(xiàn)因很多單位的檔案管理人員兼職的較多，缺乏檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)工作方面的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，檔案管理水平較低，制約了檔案管理工作發(fā)展。在進入新時代時期，需要通曉紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的綜合型檔案管理人才，才能發(fā)揮出檔案管理工作的作用。首先，應(yīng)從實際出發(fā)，進行多種形式的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的觀察能力、分析、綜合能力。使檔案管理人員具備認真負責(zé)、耐心工作的職業(yè)態(tài)度，具備不斷摸索、敢于嘗試、突破創(chuàng)新的精神，做優(yōu)、做細檔案工作，不斷提升管理水平。其次，檔案管理人員要強化電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。檔案工作者應(yīng)加強對電腦、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運用到實際工作中。同時要運用好紙質(zhì)檔案和電子檔案，讓兩者發(fā)揮出更好的效用，促進檔案管理工作在新時代下與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展。

（三）建立完善檔案管理制度，加強檔案管理工作的保密性和安全性

在新時代新時期下，制度建設(shè)是做好檔案管理工作的保障。從實際出發(fā)、因地制宜，逐步完善檔案管理的文件收集、借閱、上傳、保密、獎罰、問責(zé)等制度，確保檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化和安全化；確保管理人員在工作中嚴格按規(guī)章制度執(zhí)行各項工作流程，使檔案管理更加嚴謹規(guī)范。此外，要建立和完善適應(yīng)社會及單位發(fā)展的檔案管理制度。對不適應(yīng)發(fā)展的檔案制度要進行修訂和完善，勇于對其進行改革創(chuàng)新，對空缺的地方要及進行補充。另外，還要認清檔案的安全是檔案工作的底線，要利用法治方式推進檔案安全工作，把制度建設(shè)貫穿于檔案安全工作的各個方面，并堅持以制度管人管事。認真貫徹有關(guān)檔案的各項法規(guī)，對違反法規(guī)及制度的單位和個人依紀依規(guī)嚴肅處理，并通過督促整改，倒逼責(zé)任落實，切實將安全措施落實到位，堅決避免各類安全保密事故的發(fā)生，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展。

中國特色社會主義建設(shè)進入了新時代，檔案管理工作要適合新時代的管理需要，邁向新的征程，要使檔案管理工作在新形勢和任務(wù)的條件下，不僅要提高檔案管理工作水平，還要使檔案充分發(fā)揮它應(yīng)有的效用，體現(xiàn)出它真正的價值。習(xí)近平總書記曾強調(diào)：“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，今天遇到的很多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發(fā)生過的很多事情也都可以作為今天的鏡鑒?！?總書記的這些重要論述對于檔案工作具有很強的指導(dǎo)性，需要檔案管理工作人員在實際的管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗、探索出適合我國檔案管理工作的方法和措施，使新時代下檔案管理工作能夠為社會及單位的不斷發(fā)展提供強有力的基礎(chǔ)性和支持性保障。

（作者單位：中國煤炭地質(zhì)總局第三水文地質(zhì)隊）

參考文獻：

[1]姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（29）.