水利工程檔案的收集及管理探討

沈田曄

摘 要：隨著水利工程建設(shè)重視程度的提高，水利工程的建設(shè)投資增加，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有十分重要的地位，并發(fā)揮著重要的作用。在水利工程建設(shè)中，檔案收集管理也是重要的內(nèi)容，做好該工作能夠使水利工程的建設(shè)管理，竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)管理等提供便利，本文就水利工程檔案的收集及管理進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；收集；管理

水利工程主要是國家的重要財(cái)富，也是科技人員的重要勞動成果。水利工程檔案能夠?qū)⑦@一智力創(chuàng)造和勞動谷草全面的反映、記錄出來，并對水利工程的建設(shè)管理、運(yùn)行、維修、改建、養(yǎng)護(hù)等提供科學(xué)的決策、設(shè)計(jì)依據(jù)，也為其他工程的建設(shè)提供參考。所以要對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)的收集管理利用，使其更好的為水利工程建設(shè)管理服務(wù)，這也是水利工程建設(shè)人員的重要任務(wù)。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)分析

1.1 種類多、數(shù)量大、周期長

在水利工程檔案建設(shè)中，工程檔案是工程前期、實(shí)施、竣工環(huán)節(jié)中形成的，具有保存價值的文字、圖像、聲像等記錄[1]。水利工程建設(shè)時，需要科學(xué)的勘測、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等，在設(shè)計(jì)過程中，由于技術(shù)、條件以及資金等因素的影響，水利工程項(xiàng)目一般都需要建設(shè)數(shù)年，設(shè)計(jì)建設(shè)周期比較長，使得檔案管理難度較大。水利工程是由不同單項(xiàng)工程建設(shè)的，建設(shè)要求高、投資較大，建設(shè)的時間長，因此檔案的種類、數(shù)量也比較多。

1.2 廣泛性

水利工程建設(shè)涉及到很多環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目建議、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工、投產(chǎn)等[2]，并且涉及到很多企業(yè)，還包括基礎(chǔ)工程、金屬結(jié)果、機(jī)電設(shè)備等專業(yè)、技術(shù)領(lǐng)域，涉及到很多建設(shè)施工技術(shù)工藝。

1.3 時效性

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)中全面真實(shí)的反應(yīng)記錄，也是水利工程驗(yàn)收、結(jié)算、管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。即使水利工程的使用壽命已經(jīng)結(jié)束，也能夠?yàn)槠渌こ淘O(shè)計(jì)建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)，尤其是技術(shù)檔案，能夠?yàn)樗こ痰脑O(shè)計(jì)施工科學(xué)的指導(dǎo)，并且能夠保證水利工程檔案永久保存。

1.4 復(fù)雜、多變性

水利工程檔案具有一定的復(fù)雜性，這主要是水利工程的組成、設(shè)計(jì)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)功能等比較復(fù)雜，多變性是指水利工程建設(shè)中涉及到社會的很多方面，在設(shè)計(jì)工作中，由于投資、規(guī)劃、群眾利益等因素的影響，即使水利工程已經(jīng)開工，實(shí)際情況與設(shè)計(jì)不同，當(dāng)?shù)卣隽诵碌囊?guī)劃需要，設(shè)計(jì)圖紙也需要重新變更，這就使檔案管理人員無法區(qū)分哪些圖紙需要?dú)w檔保存。

2 水利工程檔案的收集

2.1 在施工全過程收集工程檔案

水利工程檔案的收集需要存在于整個工程施工建設(shè)的始終，在收集資料時，不能只收集工程某一環(huán)節(jié)的資料，需要將水利工程施工建設(shè)整個過程的資料進(jìn)行完整的收集。為使水利工程檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，工程檔案收集需要依據(jù)檔案資料的管理制度進(jìn)行，并且由一名、多名檔案人員對施工工程項(xiàng)目檔案收集進(jìn)行負(fù)責(zé)[3]。并且定期組織檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠?qū)n案業(yè)務(wù)更加熟悉，使檔案收集渠道更加暢通固定。

2.2 對工程設(shè)計(jì)施工變更檔案進(jìn)行收集

水利工程施工建設(shè)中涉及到很多隱蔽性的工程技術(shù)，如地下連續(xù)墻、大壩灌漿、基坑支護(hù)等，這也會出現(xiàn)很多新問題，也使檔案收集受到了影響。這些隱蔽技術(shù)的實(shí)施比較復(fù)雜，檔案資料也相對零碎，檔案收集難度大。加之水利工程施工現(xiàn)場土壤、地質(zhì)、工藝等因素的影響，需要對設(shè)計(jì)施工方案進(jìn)行修改，施工技術(shù)也相應(yīng)發(fā)生變化，所以檔案人員在收集檔案時，需要結(jié)合變更內(nèi)容進(jìn)行收集，復(fù)雜性的資料需要登記編號，使收集管理更加便利。

2.3 嚴(yán)格檔案質(zhì)量評定資料歸檔要求

水利工程建設(shè)中需要做好質(zhì)量評定工作，但是在水利工程施工建設(shè)中，常會出現(xiàn)施工質(zhì)量評定資料書寫不規(guī)范、漏填等問題，使得水利工程的相關(guān)資料收集難度大。我國當(dāng)前很多水利工程中都有使用著色穩(wěn)定性差的筆進(jìn)行原始資料的填寫，甚至使用復(fù)寫紙?zhí)顚?，字跡潦草無法辨別，甚至出現(xiàn)漏填等，所以需要嚴(yán)格按照水利工程施工質(zhì)量評定資料的歸檔要求進(jìn)行，修改之后不能依據(jù)需要蓋公章或者修改人不能簽字。

3 水利工程檔案的管理

3.1 強(qiáng)化對檔案管理工作的重視程度

水利工程的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要提高對檔案工作的重視程度，這是檔案工作順利開展的前提，對于領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作的情況，需要檔案工作人員通過多樣化的渠道方法為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息，比如《水利年鑒》等[4]，將檔案對水利工程建設(shè)的重要性進(jìn)行介紹。結(jié)合水利工程的重點(diǎn)，對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的建議。提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，并完善檔案工作的責(zé)任制度，明確主管領(lǐng)導(dǎo)以及直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)逐級負(fù)責(zé)，完善檔案管理體制，對檔案管理工作的目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分解，有效落實(shí)，將檔案管理列入到崗位目標(biāo)責(zé)任機(jī)制以及工作人員職責(zé)中。

3.2 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理統(tǒng)計(jì)

檔案工作中，檔案統(tǒng)計(jì)需要做到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理的進(jìn)度、統(tǒng)計(jì)分析、統(tǒng)計(jì)資料等都需要有標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)計(jì)方法。水利工程建設(shè)中不同階段的使用技術(shù)，在檔案收集管理中需要科學(xué)統(tǒng)計(jì)，做到標(biāo)準(zhǔn)化。對檔案的收集、移出、整理、保管、利用等科學(xué)的把握，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理統(tǒng)計(jì)，從而使技術(shù)檔案數(shù)據(jù)更加科學(xué)可靠，為工作人員提供科學(xué)的指導(dǎo)。

3.3 完善檔案管理制度建設(shè)

水利工程檔案管理中，水利工程的批復(fù)文件、設(shè)計(jì)資料、規(guī)檔分類、發(fā)放回收等，技術(shù)檔案的整理、保管、利用、檔案人員入崗等都需要有科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并將這些內(nèi)容形成文件，使用科學(xué)的制度進(jìn)行固定。并結(jié)合現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)等，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，從科學(xué)、實(shí)用等方面出發(fā)，通過科學(xué)靈活的方法完善檔案管理的相關(guān)制度，將水利工程檔案工作進(jìn)行分解，使責(zé)任落實(shí)到具體人身上，并保證檔案的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，使水利工程檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。此外，水利工程檔案的庫房存放也需要標(biāo)準(zhǔn)化，有完善的庫房管理方法，庫房建設(shè)時，要做到防火、防蟲、防鼠、防曬等[5]，并做好庫房的通風(fēng)工作，保證良好的溫濕度，使其滿足檔案管理的需要。

3.4 強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)水平

水利工程的檔案管理工作有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，水利工程的檔案管理人員需要有加強(qiáng)的檔案管理能力，了解水利業(yè)務(wù)的相關(guān)知識，對水利工程建設(shè)的基本情況進(jìn)行把握，從而積極主動地開展檔案管理工作。檔案管理人員需要對水利工程建設(shè)的操作程序、工作流程、分階段工作進(jìn)行安排，明確不同環(huán)節(jié)工作中的檔案資料、內(nèi)容以及數(shù)量等。水利工程建設(shè)管理單位還需要定期組織專職、兼職檔案人員參與到相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)中，并邀請檔案局的專業(yè)人員到現(xiàn)場指導(dǎo)工作。檔案人員也需要強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，對檔案管理的專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解計(jì)算機(jī)知識、水利業(yè)務(wù)知識等，并明確水庫、河道工程、管理等的檔案管理需要。

4 結(jié)束語

總而言之，水利工程建設(shè)中，檔案的收集管理工作是極為重要的內(nèi)容，只有科學(xué)的收集管理水利工程檔案資料，才能夠循環(huán)利用檔案資料，為水利工程的建設(shè)提供便利和指導(dǎo)。對檔案資料管理工作進(jìn)行細(xì)化，使用標(biāo)準(zhǔn)化的收集管理方法，使水利工程檔案資料更加準(zhǔn)確、完整，為水利工程的施工建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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