簡(jiǎn)析如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作

廉潔

摘 要：在任何一個(gè)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)辦公室都起到了非常重要的基礎(chǔ)作用，不但可以為上層管理部門與下層基層部門提供綜合性的服務(wù)作用，同時(shí)也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供科學(xué)有效信息的信息中心。在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，也對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作提出了更高的要求，需要相關(guān)企業(yè)采取有效的措施來(lái)提升辦公室文秘工作的質(zhì)量，使辦公室文秘自身所具備的知識(shí)與技能可以滿足實(shí)際的工作需求，本文主要針對(duì)新時(shí)期背景下做好企業(yè)辦公室文秘工作的相關(guān)策略進(jìn)行了深入的分析，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)；辦公室文秘；策略

在企業(yè)的各個(gè)組成部分中，辦公室屬于其中非常重要的核心部分，是企業(yè)信息有效傳遞的重要樞紐，所以在整個(gè)企業(yè)當(dāng)中處于比較特殊的位置。企業(yè)文秘工作在辦公室當(dāng)中擔(dān)任著非常重要的職能，主要是負(fù)責(zé)完成各種信息的處理工作，同時(shí)對(duì)上層命令進(jìn)行下達(dá)或者是進(jìn)行輔助決策等。因此，企業(yè)辦公室文秘工作所涉及到的內(nèi)容非常多，其工作質(zhì)量在一定程度上將直接影響到辦公室各項(xiàng)事務(wù)的處理效果，這就需要企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘的培訓(xùn)教育工作，提升辦公室文秘的技能水平，從而才能促進(jìn)企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。

1 新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作的特點(diǎn)分析

1.1 企業(yè)辦公室文秘工作的決定性

結(jié)合企業(yè)辦公室文秘工作內(nèi)容進(jìn)行分析，其工作效率在一定程度上將會(huì)直接影響到企業(yè)其他各個(gè)職能部門的工作效率和質(zhì)量。在企業(yè)信息處理過(guò)程中，辦公室起到了非常重要的中心作用，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的信息會(huì)全部集中到辦公室中，然后文秘需要對(duì)這些信息數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的處理，然后在傳遞給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策或執(zhí)行。在我國(guó)信息時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)在市場(chǎng)中所面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷的增加，而辦公室文秘工作質(zhì)量在企業(yè)發(fā)展中起到了非常重要的決定性作用，如果辦公室文秘工作效率達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，將會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益造成嚴(yán)重的影響。

1.2 企業(yè)辦公室文秘工作的綜合性

結(jié)合實(shí)際情況可以了解到，企業(yè)辦公室文秘所涉及到的工作內(nèi)容非常多，與企業(yè)各個(gè)方面之間都存在一定的聯(lián)系，由此可以看出，企業(yè)辦公室部門具有非常明顯的綜合性、全局性以及戰(zhàn)略性特點(diǎn)。另外，企業(yè)辦公室與企業(yè)其他部門之間也存在非常密切的聯(lián)系，企業(yè)辦公室文秘工作包括了日常事務(wù)處理、市場(chǎng)開放、企業(yè)管理以及經(jīng)營(yíng)運(yùn)營(yíng)等各個(gè)方面的內(nèi)容，所以企業(yè)對(duì)于文秘工作人員的綜合素質(zhì)水平也有著非常高的要求。在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)辦公室文秘工作對(duì)于企業(yè)辦公室文秘工作人員的學(xué)習(xí)能力、技術(shù)水平、溝通能力以及組織能力等各個(gè)方面都提出了更高的要求。

2 目前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

2.1 辦公室文秘人員較少，工作負(fù)擔(dān)重

在我國(guó)企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，大多數(shù)都是以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為核心，通過(guò)這種方式來(lái)進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，因?yàn)檗k公室人員不能參與到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，所以企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到辦公室人員配置的重要性，造成辦公室人員配置嚴(yán)重不足。因?yàn)檗k公室日常工作中所涉及到的內(nèi)容比較多，所以在處理過(guò)程中具有一定的復(fù)雜性，但是在人員方面又嚴(yán)重不足，所以一般都是在問(wèn)題產(chǎn)生之后才去進(jìn)行解決，在很多工作處理中都會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付的現(xiàn)象，沒有對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行深入的分析，從而造成企業(yè)辦公室文秘共組效率和質(zhì)量一直得不到明顯的提升。

2.2 缺少完善的辦公室管理制度

在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)企業(yè)辦公室管理工作中還存在著非常多的缺陷，并且還不具備完善的辦公室管理體系，這就造成很多管理工作在開展過(guò)程中缺少了相應(yīng)的參考依據(jù)。因?yàn)樵谄髽I(yè)辦公室管理制度上不具備規(guī)范性，所以造成文秘工作很難進(jìn)行合理的劃分，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職能交叉或者是空位的現(xiàn)象；其次，辦公室監(jiān)督工作沒有進(jìn)行全面的落實(shí)，同時(shí)考評(píng)工作不積極，這就造成文秘人員在日常工作中的積極性很難實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

2.3 文秘人員綜合素質(zhì)水平有待提升

在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，同時(shí)對(duì)于文秘工作提出了更高的要求。但是，目前企業(yè)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平還無(wú)法達(dá)到實(shí)際的工作要求，首先，很多人員還受到傳統(tǒng)知識(shí)的限制，在文字寫作水平上還需進(jìn)一步提升；其次，存在部分文秘人員對(duì)企業(yè)以及行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀沒有進(jìn)行全面的了解，這就造成在對(duì)工作進(jìn)行處理的過(guò)程中沒有與企業(yè)發(fā)展之間實(shí)現(xiàn)有效的連接；最后，文秘人員自身缺少一定的管理經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理時(shí)沒有進(jìn)行深入的思考，這就造成很多問(wèn)題不能得到徹底的解決，從而造成文秘工作本身的作用無(wú)法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮。

3 新時(shí)期做好企業(yè)辦公室文秘工作的相關(guān)策略

3.1 正確認(rèn)識(shí)文秘工作

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，辦公室屬于其中非常重要的行政指揮中心，同時(shí)也是處理文件、行政管理、公關(guān)接待以及綜合協(xié)調(diào)的綜合性科室，在事務(wù)的處理方面具有非常明顯的復(fù)雜性。而辦公室工作質(zhì)量在一定程度上將會(huì)直接影響到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及未來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r，其中辦公室文秘人員，在工作中所涉及到的技術(shù)性以及體力等內(nèi)容不多，大部分都是以文字材料為主，要想將這些看似比較簡(jiǎn)單的工作做好，文秘人員自身不但要具備非常強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與文字功底，同時(shí)自身還需要有非常強(qiáng)的政治素養(yǎng)與溝通能力，從而才能將文秘工作進(jìn)行全面的落實(shí)。

3.2 構(gòu)建完善的企業(yè)辦公室管理制度

要想進(jìn)一步提升辦公室文秘工作效率，就必須結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建出完善的企業(yè)辦公室管理制度，具體可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，對(duì)管理制度體系進(jìn)行完善，在管理工作開展過(guò)程中應(yīng)該對(duì)多元化的管理方式進(jìn)行充分的利用，在此基礎(chǔ)上針對(duì)員工的素質(zhì)水平以及工作績(jī)效等多個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格的管理，防止在管理模式上存在單一性；第二，在對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行制定的過(guò)程中，必須保證精度到具體的人物或者是事物，并對(duì)工作中的每一步操作流程進(jìn)行不斷的細(xì)化，對(duì)各項(xiàng)工作作出明確的規(guī)定；第三，管理制度應(yīng)該滿足一定的先進(jìn)性與創(chuàng)新性，可以積極引進(jìn)一些國(guó)外的管理方式，對(duì)目前企業(yè)所具備的辦公室管理方法進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，從而構(gòu)建出合理的企業(yè)辦公室管理制度。

3.3 提升企業(yè)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平

要想促進(jìn)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，首先，應(yīng)該將系統(tǒng)的學(xué)習(xí)工作進(jìn)行全面的落實(shí)。對(duì)于相關(guān)的文秘工作人員而言，在日常工作中應(yīng)該注意多看、多學(xué)、多聽，這樣才能使自己的知識(shí)面實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的拓展。多學(xué)習(xí)專業(yè)方面的知識(shí)，使自己的文字撰寫能力實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，從而使業(yè)務(wù)水平可以達(dá)到實(shí)際的工作要求；其次，應(yīng)該對(duì)行業(yè)所設(shè)計(jì)到的相關(guān)法律知識(shí)，使自身的政治素養(yǎng)可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，另外，還應(yīng)該將相關(guān)的調(diào)研工作進(jìn)行全面的落實(shí)，對(duì)企業(yè)的真實(shí)情況進(jìn)行全面的了解，這樣才能對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向進(jìn)行全面的掌握；第三，在工作中應(yīng)該時(shí)刻保持一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度，將自身的職責(zé)進(jìn)行全面的落實(shí)，重視細(xì)節(jié)部分的處理工作，從而才能為工作質(zhì)量提供良好的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)所面臨的市場(chǎng)壓力不斷增加，從而對(duì)辦公室工作質(zhì)量提出了更高的要求。企業(yè)文秘作為辦公室當(dāng)中的關(guān)鍵組成部分，其工作質(zhì)量與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之間有著十分密切的聯(lián)系。因此，一定要正確認(rèn)識(shí)企業(yè)辦公室文秘工作，從而才能促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王香云.淺談如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作[J].河北企業(yè)，2015.10.

[2]龍鈺.淺談如何做好企業(yè)辦公室文秘工作[J].東方企業(yè)文化，2015.02.

[3]史晉媛.如何做好企業(yè)辦公室文秘工作[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014.04.