關(guān)于聲像檔案管理的幾點思考

黃萍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可。對于聲像檔案管理來說，也應(yīng)當(dāng)跟上時代的步伐，采取有效措施積極探索信息資源開發(fā)的新途徑，為提升管理工作水平打下扎實的基礎(chǔ)。本文首先對聲像檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，然后進(jìn)一步提出了如何提高聲像檔案管理工作水平的有效對策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理；思考

聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，主要是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在各種活動中形成的對國家和社會具有保存價值的以照片、底片、電影、記錄、磁帶、光盤等材料為載體，以圖像、語音為主，并輔以文本描述的歷史記錄。隨著社會的發(fā)展和辦公條件的改善，在組織工作和各種活動中形成了大量的聲像檔案。對聲像檔案管理的調(diào)查表明，存在著廣泛的檔案不完備、存儲條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整性和聲像檔案的保管與利用。因此，如何保存和使用好聲像檔案，給廣大檔案工作者提出了一個新的課題。

1 當(dāng)前聲像檔案管理中存在的主要問題

1.1 聲像設(shè)備的利用效率不高

自本世紀(jì)初以來，所有單位都配備了聲像設(shè)備，基本上每個部門都有數(shù)碼相機，設(shè)備裝備相對較強，但很少有單位開發(fā)聲像設(shè)備管理系統(tǒng)，這樣就會造成部分設(shè)備處于閑置的狀態(tài)，部分設(shè)備儲存在本部門或個人手中，無法得到充分的利用；有些設(shè)備使用者不清楚如何使用，造成一些重要活動無法及時拍攝，相應(yīng)的聲像材料也不能及時

形成。

1.2 聲像檔案歸檔意識不強

視頻記錄人員在各自單位直接從事聲像檔案的制作，最終決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。當(dāng)前在聲像檔案管理中，一些視頻記錄人員對傳統(tǒng)的高級通信和紅頭的檔案不夠了解，不知道官方活動中的照片等檔案資料應(yīng)該如何處理。在進(jìn)行錄音的時候，錄像帶屬于聲像檔案的范圍，誤以為處理這些聲像檔案是個人行為，誰拿的錄音，資料就屬于誰。當(dāng)新聞發(fā)布會結(jié)束以后，如果信息收集工作已經(jīng)結(jié)束，那么就會使一些聲像文件長期保存在個人或部門內(nèi)，而不是轉(zhuǎn)移到檔案或檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保存。特別是隨著人員的變化和組織的調(diào)整，音頻視頻文件出現(xiàn)丟失的情況時有發(fā)生，這樣就會導(dǎo)致單位文件不完整，嚴(yán)重影響了聲像文件的長期保護(hù)和開發(fā)。

1.3 聲像檔案集中管理制度不健全

完善的管理體制是聲像檔案管理的基礎(chǔ)，然而在具體實踐時聲像檔案管理仍存在以下問題：聲像檔案歸檔范圍不明確、聲像檔案移交機制不順暢以及聲像檔案集中管理制度不健全。

2 如何提高聲像檔案管理工作水平的有效對策

2.1 加強聲像檔案開發(fā)利用

根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案的開發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容和最終目標(biāo)。目前，檔案部門在處理聲像檔案時，需要經(jīng)受收集、保管和提供訪問這幾個環(huán)節(jié)，必要時還可以對聲像檔案進(jìn)行編輯和再研究。在聲像檔案管理中，關(guān)于國家在各個時期的發(fā)展方向和發(fā)展路線以及發(fā)展思想都有詳細(xì)的記載，國家發(fā)展的各個階段中聲像檔案館的經(jīng)營模式、發(fā)展方向以及管理方法等等都有所不同，這些在聲像檔案中都被完整地保存了下來，這些檔案資料對社會發(fā)展和相關(guān)工作項目來說，提供著重要的依據(jù)。因此，當(dāng)前聲像檔案管理工作的主要方向，就是讓相關(guān)工作人員意識到聲像檔案資料的重要性，在信息高度發(fā)展的新時期，聲像檔案資料是重要的信息資源，對社會的發(fā)展來說發(fā)揮著重要的作用，只有不斷地對這些資源進(jìn)行深入地開發(fā)利用，才能為聲像檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

2.2 提高聲像檔案歸檔意識

由于社會發(fā)展中產(chǎn)生的聲像檔案較多，各類聲像檔案所反映的信息和實質(zhì)價值存在差異。因此，建議加強聲像檔案的歸檔宣傳，使各部門和錄像人員形成強烈的聲像檔案意識，并利用現(xiàn)有的聲像設(shè)備促進(jìn)聲像材料歸檔形成集體意識，這是做好聲像檔案收集工作的前提

條件。

2.3 完善聲像檔案管理制度

應(yīng)建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，明確聲像檔案的預(yù)備案、交接和管理要求。考慮到目前聲像數(shù)據(jù)主要是電子文件，建議適當(dāng)減少音頻和視頻文件的傳輸時間。完成重大事件后就要求組織者將相關(guān)的活動轉(zhuǎn)移到聲像檔案管理部門歸檔，這樣就可以及時歸檔日常工作中產(chǎn)生的聲像檔案，并按季度或半年轉(zhuǎn)入檔案集中管理，提高聲像的時效性和完整性。對于檔案歸檔環(huán)節(jié)來說，應(yīng)明確聲像數(shù)據(jù)制作部門、檔案管理部門的責(zé)任，這樣才能為聲像檔案管理工作的順利進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。

2.4 提高檔案人員檔案管理能力

大量的聲像材料在一個主題事件中，一般的錄像人員可能無法熟練掌握活動的主題，但專職文件管理人員需要有較強的辨別能力，需要能夠引導(dǎo)相關(guān)人員從大量的聲像檔案中整理出重要的內(nèi)容，進(jìn)而準(zhǔn)確地反映信息活動的主題。

2.5 加強聲像檔案保管硬件建設(shè)

音頻視頻文件存儲要求較高，一般應(yīng)滿足以下要求：第一，防火。聲像檔案是易燃物質(zhì)，在保管時應(yīng)特別注意防火環(huán)節(jié)。倉庫施工地點選擇遠(yuǎn)離點火地點，并且倉庫內(nèi)及四周嚴(yán)禁存放易燃材料。電氣照明設(shè)備安裝合理，庫房應(yīng)有足夠的水和滅火設(shè)備，保管人應(yīng)掌握一定的火災(zāi)滅火技術(shù)。第二，防光。倉庫窗口要小而合理，同時還要在窗戶上加遮陽簾或在玻璃上涂一些紫外線吸收劑。除此之外，還可以在圖書館使用白熾燈。第三，防灰塵。倉庫門窗間隙嚴(yán)格關(guān)閉，并加密封條或者加上絨布等。除此之外，在儲藏室安裝空調(diào)設(shè)備以使空氣得以凈化。

3 結(jié)語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：聲像檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性，需要從人、機、料、法、環(huán)的角度出發(fā)，并采取有效措施促使聲像檔案形成、收集、整理、保管和利用各個環(huán)節(jié)都落實到實際工作中，只有這樣才能使聲像檔案的管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。

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