中小學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)研究

曹陳玉

摘 要：中小學(xué)校檔案反映了中小學(xué)校在各個歷史時期的工作和活動情況，在中小學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越難以適應(yīng)新時代的需要，優(yōu)化檔案的設(shè)施設(shè)備、提升一線檔案管理人員素質(zhì)，積極進行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，利用信息化手段推進學(xué)校的檔案管理工作，促進中小學(xué)校檔案的歸檔與利用是本文研究的主要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；研究

中小學(xué)校檔案一方面真實客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，同時又是中小學(xué)校重要的信息資源。是中小學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學(xué)校自身形象和價值觀的發(fā)展。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。根據(jù)近期我們對清遠地區(qū)中小學(xué)校檔案管理人員的抽樣調(diào)查情況來看，目前，很多中小學(xué)校的檔案管理工作仍不夠完善。這就對學(xué)校檔案的信息化進程提出了挑戰(zhàn)，也對單位檔案管理工作人員提出了更多要求。

1 中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1）傳統(tǒng)的檔案管理手段。目前的學(xué)校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，一線檔案管理人員并沒有形成主動將檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式。而單純采用傳統(tǒng)手工收集、保存與查詢的模式，已無法滿足信息社會檔案管理需求。對于某重要的檔案記錄依然沒有采用信息化的方式來記錄，通過紙質(zhì)的方式來收藏這些檔案，存在很大的收藏難度，同時也帶來一定的翻查難度。

2）匱乏的室?guī)煸O(shè)備設(shè)施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的不足，對檔案工作沒有引起重視，直接造成學(xué)校辦公經(jīng)費的分配不均，或根本沒有設(shè)立專門的檔案工作經(jīng)費，檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)備施較差。有些學(xué)校甚至沒有設(shè)立專門的綜合檔案庫房。所使用的計算機過于陳舊，未能更新?lián)Q代，檔案管理軟件也未能升級，還停留在十年前的管理水平，不能滿足現(xiàn)代化管理的需要，影響了檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。當前的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)還需要引起領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對照相應(yīng)的標準，切實解決好檔案工作中人、財、物等問題，為檔案工作的開展創(chuàng)造必要的條件。沒有高性能的電子計算機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、信息化設(shè)備，是難以完成檔案信息化管理的。

3）偏低的檔案員綜合素質(zhì)。學(xué)校綜合檔案管理工作，需要檔案員擁有較高的綜合素質(zhì)和較強的事業(yè)心以及嫻熟的業(yè)務(wù)能力。具體來說，也就是檔案管理人員需要擁有較強的檔案業(yè)務(wù)能力和較好的職業(yè)素養(yǎng)，同時還應(yīng)具備計算機應(yīng)用技術(shù)，特別是學(xué)校在選配檔案員時應(yīng)充分考慮其是否愿意從事檔案工作，增強其工作責(zé)任感和主動性，杜絕工作上“你查我調(diào)”的被動、消極的狀態(tài)。根據(jù)我們的抽樣調(diào)查結(jié)果顯示， 超過半數(shù)的檔案人員不太愿意從事檔案工作，但服從工作安排。另一方面當前中小學(xué)校檔案管理工作中，很大一部分檔案員并沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案知識學(xué)習(xí)，而且檔案人員年齡普遍偏大，這就造成對新知識和新技術(shù)接受能力較慢，計算機操作水平較低，再加之頻繁的崗位變動，這對檔案管理信息化的開展帶來一定的制約。

2 檔案管理信息化建設(shè)措施

將信息化技術(shù)融合到檔案管理工作中去，可以在最大限度上將日常的資料保存、借閱等各項管理工作更為高效的開展下去。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的當今時代，檔案管理模式與手段的變革和創(chuàng)新發(fā)展顯得尤為重要。依托信息化技術(shù)，尤其是新興發(fā)展的信息技術(shù)比如：物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)分析、文字識別、人工智能等新技術(shù)改變檔案管理傳統(tǒng)方式，提高檔案管理水平將成為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。

2.1 利用信息化加強檔案宣傳與培訓(xùn)

首先，需要制定信息化管理體系的總體規(guī)劃。從服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的全局戰(zhàn)略出發(fā)，制定符合本單位發(fā)展的長遠規(guī)劃，制定符合中小學(xué)校檔案特點的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、歸檔程序、保管期限及密級規(guī)定，從而使檔案管理形成一個完善的體系，以推動檔案信息化進程。

其次，加強全員檔案意識的教育，保證檔案材料的質(zhì)量。檔案工作不是綜合檔案室一、兩個人的工作，它需要整個單位各個部門的配合和支持，增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。

再次，利用網(wǎng)站、微信公眾號、QQ群、微信群等信息手段在廣大教職工隊伍中宣傳《檔案法》，通過網(wǎng)絡(luò)平臺公示學(xué)校檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，增加檔案講座、微信檔案知識競答來提高教職工的檔案意識。

2.2 利用信息化跟進和開展檔案管理業(yè)務(wù)

更新檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，利用信息化手段跟進和開展檔案業(yè)務(wù)可以極大的提高檔案工作的效率和質(zhì)量。例如：通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將監(jiān)控、溫濕度傳感器和手機終端聯(lián)系在一起，我們可以通過手機便捷的掌握檔案庫房的實時情況，分析和提醒管理人員庫房及所藏檔案安全，甚至可以智能控制庫房的空調(diào)、加濕器等電器設(shè)備。

社交app可以通過微信群、QQ群提醒學(xué)校各部門積極參與和配合，及時收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。與此同時通過信息手段將檔案信息及時提供給中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

電子化檔案建設(shè)的不斷普及，利用信息化系統(tǒng)如數(shù)據(jù)分析、文字識別技術(shù)，將可以為查閱者提供更加方便地推送、查詢、閱讀、交流、使用等各項服務(wù)。從而更好的使用檔案資料，讓檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮出其突出的作用。

2.3 利用信息化挖掘檔案資源

檔案管理信息化建設(shè)的最終目標是提供利用。信息化結(jié)合在檔案管理軟件或平臺當中通過分析檔案查閱的數(shù)量、特點，將檔案信息進行分類分析，通過分析檔案文件關(guān)鍵字詞的相關(guān)性提供相關(guān)度高的檔案材料給部門用戶參考。

開發(fā)或選用一款通用性的檔案管理軟件并針對學(xué)校人員現(xiàn)狀提供便捷有效的使用培訓(xùn)將給學(xué)校檔案管理提供有效的助力。

通過微視頻學(xué)習(xí)可以學(xué)習(xí)文件材料如何分類收集，檔案管理軟件如何使用，目錄整理規(guī)范要求等。通過電子問卷可以強化檔案管理人員的培訓(xùn)和自我提升。

從被動的管理到主動的學(xué)習(xí)，激發(fā)檔案管理人員工作的主動性，信息化與檔案管理相結(jié)合將促進檔案人員素質(zhì)的提升并促進學(xué)校開發(fā)出更多、更高效、更實用的檔案編研和利用材料。豐富檔案室的檔案信息資源，提供多種渠道的開發(fā)和傳遞，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享。

總之，檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作。在信息化時代、“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響中，檔案管理表現(xiàn)出了新的特點，為了適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，需要加強檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足學(xué)校各項工作的現(xiàn)實需求。檔案管理工作唯有把握信息時代的脈搏，開拓檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)路徑，構(gòu)建起信息化檔案管理模式。盡管我國的信息化檔案管理工作仍處于不斷探索的階段，但是該項工作擁有廣闊的發(fā)展前景，無論是在推動我國教育事業(yè)的向前發(fā)展還是在推動我國檔案事業(yè)的進步都起到十分重要的作用。

參考文獻

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