關(guān)于工會檔案管理存在的若干問題探討

吳靈愛

摘 要：檔案管理是工會職能能夠充分體現(xiàn)的重要保障，然而當(dāng)下對于工會檔案管理缺乏足夠的重視，工會檔案管理機(jī)制存在欠缺，造成工會檔案管理無法將效用進(jìn)行充分的發(fā)揮。而且由于時代的發(fā)展，工會在檔案管理與應(yīng)用上都出現(xiàn)一些新的特征，同時相關(guān)的活動也在日益豐富，產(chǎn)生了前所未有的新局面。然而這種趨勢的發(fā)展也對我國工會工作的管理應(yīng)用提出新的標(biāo)準(zhǔn)要求。因此新形勢下，我國工會組織必須要逐步的推動與完善民生，通過工會檔案管理不斷的強(qiáng)化組織建設(shè)與自身建設(shè)，最終為我國社會穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：工會；檔案管理；問題探討

1 當(dāng)下我國工會檔案管理具體職能

工會檔案主要就是為工會工作進(jìn)行服務(wù)的同時，盡可能的在從事保障職工權(quán)益與各項(xiàng)活動當(dāng)中，直接形成具有保存價值的文字或者是圖標(biāo)等各式各樣的載體所形成的文采資料。同時工會檔案管理工作在工會當(dāng)中也占據(jù)著十分重要的地位，不僅是能夠?qū)粘９ぷ鬟M(jìn)行詳盡的記錄，同時也能夠?yàn)楣罄m(xù)工作提供更多借鑒資料，其最終形成的資料也是整個工會組織的寶貴財富。

工會檔案管理中具體職能主要如下，首先就是需要及時的將上級下達(dá)的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真的落實(shí)，同時將相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行完成；其次就是將國家有關(guān)檔案工作的某些法令、政策以及不同的要求進(jìn)行貫徹落實(shí)，必須要根據(jù)相關(guān)順序與流程進(jìn)行梳理。同時還需要根據(jù)各個工會當(dāng)中的實(shí)際情況制定出相關(guān)的管理政策與機(jī)制，不斷的強(qiáng)化工會管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化程度，最終提升整個工會的管理

水準(zhǔn)。

工會當(dāng)中相關(guān)的負(fù)責(zé)人對資料進(jìn)行搜集、整理、分類、鑒定，同時再進(jìn)行深入的統(tǒng)計分析與管理，從而能夠整理出相關(guān)的工會數(shù)據(jù)資料，將整個職工的檔案做到盡善盡美。然而在對相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理的時候，也存在不同的要求，需要根據(jù)國家保密法的規(guī)定，不能隨意向外界人員透露干部職工的資料信息，同時工會組織還需要做好相應(yīng)的檔案保密級別工作，對檔案資料進(jìn)行運(yùn)用時一定要合理、合規(guī)。同時應(yīng)該結(jié)合本工會檔案編制出相應(yīng)的檢索工具，能夠更加高效、便捷的搜索相關(guān)檔案資料。

2 工會檔案管理工作存在的主要問題

2.1 相關(guān)部門對工會檔案管理工作缺乏認(rèn)識

目前我國社會經(jīng)濟(jì)正處于飛速發(fā)展的時代，各個企業(yè)主要目的就是發(fā)展自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力，而工會的領(lǐng)導(dǎo)層將會將目標(biāo)定在對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但是對于工會的作用并沒有做出具體的評判，更多的是將工會組織的活動作為交際活動，并沒有重視工作其他工作，甚至覺得其他絕大多數(shù)活動都是工作的工作，并沒有進(jìn)行檔案的記錄，甚至對工會檔案記錄工作都不是特別關(guān)心。多數(shù)管理層都認(rèn)為工會檔案在整個工會的未來發(fā)展中并沒有特別的作用。正是因?yàn)閷n案工作的不重視，致使工會全年對工會檔案工作安排極為隨意，缺乏詳盡的計劃，對于檔案管理工作研究比較少，使得工會檔案管理工作遭遇的問題無法得到解決，使得資金、硬件上都有極大的欠缺。

2.2 工會檔案管理機(jī)制不健全

目前諸多工會在檔案管理方面缺乏健全的機(jī)制，致使許多工會資料在搬遷、整理環(huán)節(jié)有所丟失，對于工會來說檔案的丟失就是意味著財產(chǎn)的丟失。正是因?yàn)槎鄶?shù)工會由于缺少健全的檔案管理機(jī)制，在工會人員借閱與保存的環(huán)節(jié)中將許多寶貴檔案造成遺失。缺乏嚴(yán)格的機(jī)制約束工會管理人員的工作行為，致使管理人員對檔案管理工作極其輕視，缺乏該有的認(rèn)真負(fù)責(zé)，最終給工會檔案帶來極大的損失。同時在檔案管理過程中，分類是個極為重要的流程，其將不同種類檔案根據(jù)不同分類熟悉怒，能夠提升檢索檔案的效率，此外也能夠有利于檔案的整理工作。機(jī)制的不健全不僅僅是對管理工作的不方便，同時也是極易引發(fā)檔案的丟失，從而對工會的后續(xù)工作帶來極大的負(fù)面

影響。

2.3 檔案管理人員崗位不夠穩(wěn)定

多數(shù)工會在檔案管理崗位的人員投入上是不夠的，由于管理層認(rèn)為檔案管理更多的是閑置職位，因此并沒有將工會從業(yè)人員合理的安排到檔案管理人員中。只從目前的形勢來看，工會檔案管理崗位對于人才是存在極大的需求的。綜合現(xiàn)在工會各個方面的原因以及發(fā)展來說，檔案管理專業(yè)的人才的市場是得不到滿足的，而且由于從業(yè)者的工作崗位常常會因?yàn)楣渌ぷ鲝亩S意進(jìn)行調(diào)用，然后又不調(diào)回原先工作崗位，從而就造成工會檔案管理崗位的不穩(wěn)定。這對本來就十分欠缺的人才市場來說更不是什么好效益，而且工會在檔案管理工作人員的任用上也是通過兼任的形式，在檔案管理專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)上存在極大的欠缺，缺乏正規(guī)的培訓(xùn)，直接致使兼職工作人員的檔案管理工作知識不精通，在管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，更多的是通過敷衍的工作態(tài)度完成檔案管理工作。

3 優(yōu)化工會檔案管理工作的對策建議

3.1 嚴(yán)格落實(shí)檔案管理收集整理工作

因?yàn)闄n案工作繁冗復(fù)雜，其工作形式也是比較繁雜的，日常的歸檔處理工作量也是較大的。因此工會檔案管理工作在進(jìn)行時就需要在收集整理工會檔案時，將有文必檔與有文不歸兩者的內(nèi)在關(guān)系切實(shí)處理好，才能夠使得工會檔案文件能夠搜集歸檔的更加明確，從而確保所有工會檔案資料的健全，避免丟失。整個環(huán)節(jié)需要重視以下內(nèi)容。首先就是要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)提升檔案管理工作效率，結(jié)合工作機(jī)構(gòu)體制特征，結(jié)合檔案材料制作的環(huán)節(jié)與特點(diǎn)構(gòu)建起涵蓋面更廣的管理網(wǎng)絡(luò)體系，從而方便于檔案信息的交流協(xié)調(diào)，從而能夠通過上下之間的密切配合，從而形成檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，也是工會檔案收集整理工作的重要基礎(chǔ)。其次就是充分發(fā)揮出工會檔案管理工作的主觀能動性，要主動積極的對相關(guān)檔案進(jìn)行高效率的整理，同時各部門的兼職檔案員要提升專業(yè)素養(yǎng)，一方面是能夠主動結(jié)合文件檔案生成時間進(jìn)行相關(guān)搜集工作，將重要的能夠反映工會活動記錄進(jìn)程的材料進(jìn)行系統(tǒng)性整理。此外了就是強(qiáng)化與綜合檔案室的溝通，將相關(guān)信息進(jìn)行反饋與收集，避免相關(guān)文件與資料遺漏。各個工作完成后，及時的將相關(guān)文件進(jìn)行收集歸檔。

3.2 提升到檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

工會檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系到工會檔案管理工作的有序、高效展開。隨著信息時代的不斷發(fā)展，工會也需要跟隨時代發(fā)展的步伐，積極構(gòu)建一支具備較高的專業(yè)化水平的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案人員擁有較強(qiáng)的洞察能力、分析能力以及管理能力，不斷的提升工會檔案工作的管理效率。要為檔案人員提供充足的培訓(xùn)學(xué)習(xí)條件與機(jī)會，從而將檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)積極性進(jìn)行充分的調(diào)動，及時的將相關(guān)知識與技術(shù)進(jìn)行更新，提升自己的檔案工作處理能力與專業(yè)水平。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案人員的政治思想與職業(yè)道德教育，重點(diǎn)提升其愛崗敬業(yè)、盡忠職守的工作態(tài)度。

3.3 構(gòu)建檔案管理信息化發(fā)展機(jī)制

工會檔工會各項(xiàng)工作的開展，都需要嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，推進(jìn)工作的規(guī)范化、程序化，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。工會檔案工作主要分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)。對于每一個環(huán)節(jié)，都應(yīng)制訂相應(yīng)的管理制度，如《檔案借閱利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，這樣才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。工會檔案工作制度的制訂要在結(jié)合實(shí)際情況的同時，體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，以適應(yīng)工會檔案管理的需要。同時隨著信息化發(fā)展，盡快將工會檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建工會內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，能夠便于檔案的搜集、分類整理與查閱，更好的提升工會檔案工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，工會檔案管理工作應(yīng)該值得工會管理層重視，同時針對檔案管理工作的當(dāng)中存在的問題積極的進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，從而提升整個工會工作的效率，能夠更好的為廣大工友服務(wù)。

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