高職院校歸檔電子文件資源建設(shè)的路徑研究

摘 要： 隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子辦公已經(jīng)成為一種新型的辦公方式。電子文件成為新式的信息儲(chǔ)存載體，被各界所廣泛使用。高職院校在社會(huì)的影響下，開(kāi)始利用電子文件進(jìn)行信息傳遞，讓學(xué)校的教學(xué)、科研等工作通過(guò)信息化的方式進(jìn)行開(kāi)展。電子文件為高職院校辦公提供了便利，但是也給高職院校的文件歸檔工作提出了難題。因此，高職院校要在電子文件歸檔工作中進(jìn)行多方面的調(diào)整，找出符合學(xué)校教育發(fā)展的歸檔方法，提高學(xué)校的工作水平。

關(guān)鍵詞： 電子文件；歸檔；高職院校

電子文件是在信息化時(shí)代，以磁帶、光盤(pán)等數(shù)碼設(shè)備為載體，用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取、操作、傳送的文件形式。電子文件具有紙質(zhì)文件所沒(méi)有的多種優(yōu)勢(shì)，例如電子文件的共享性高，不受時(shí)間、空間約束，只要有網(wǎng)絡(luò)即可操作。電子文件不需要實(shí)際的存儲(chǔ)空間，只是保存在數(shù)碼載體中，提高了信息的利用率。高職院校使用電子文件進(jìn)行辦公，縮短了文件傳輸時(shí)間，節(jié)約了紙張，工作效率提升了很多。

一、 高職院校歸檔電子文件資源遇見(jiàn)的問(wèn)題

（一） 歸檔管理制度不完善

在高職院校的電子文件歸檔工作中，存在著管理制度不完善的現(xiàn)象，各個(gè)環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)不清，出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法及時(shí)找到負(fù)責(zé)人。一些部門(mén)覺(jué)得歸檔工作任務(wù)量大、任務(wù)難度高，不能主動(dòng)去承擔(dān)歸檔工作。另一些部門(mén)使用的歸檔觀念不正確，將與紙質(zhì)文件有關(guān)聯(lián)的電子文件進(jìn)行歸檔，無(wú)關(guān)聯(lián)的則放到一旁，不作處理。還有些部門(mén)歸檔方法不正確，將紙質(zhì)文件的歸檔方法誤用到電子文件歸檔上，造成了文件的混亂。在不完善的管理制度下，歸檔觀念、方法都沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔工作全憑工作部門(mén)的自主意愿操作，有很大的隨意性，同時(shí)對(duì)文件的后續(xù)工作也有很大的影響。

（二） 電子文件的收集難度高

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高職院校已經(jīng)被校園網(wǎng)全面覆蓋。網(wǎng)絡(luò)傳輸帶來(lái)方便的同時(shí)也給文件的收集工作帶來(lái)了問(wèn)題。學(xué)校的傳發(fā)部不用進(jìn)行紙質(zhì)文件的傳送，各個(gè)部門(mén)、教師直接利用校園網(wǎng)即可接收文件。各部門(mén)在接收后會(huì)進(jìn)行打印，進(jìn)行紙質(zhì)文件的存檔，但是對(duì)網(wǎng)上的電子文件卻視而不見(jiàn)。有的部門(mén)在電子文件制作的時(shí)候步驟精細(xì)、管理嚴(yán)格，但是絲毫沒(méi)有意識(shí)到電子文件的歸檔問(wèn)題。還有的部門(mén)計(jì)算機(jī)設(shè)施不好，存儲(chǔ)不了過(guò)多的電子文件，隨著時(shí)間的推移，新文件逐漸將舊文件覆蓋，讓一些有重要價(jià)值需要?dú)w檔的電子文件被刪除。

（三） 電子文件的真實(shí)性、可靠性低

紙質(zhì)文件上面有部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名、學(xué)校公章印記，能保證文件的真實(shí)性和有效性。在后期出現(xiàn)疑問(wèn)時(shí)，還可以進(jìn)行查閱，起到一個(gè)歷史記錄的作用。電子文件存儲(chǔ)在網(wǎng)上，文件的內(nèi)容和保存格式經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化，可能因?yàn)樵O(shè)備問(wèn)題或者網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題造成文件的損壞，可能因?yàn)楹诳偷墓粼斐晌募膩G失，還可能在傳輸?shù)倪^(guò)程中被人截取進(jìn)行改動(dòng)，真實(shí)性和可靠性大大降低。電子文件的真實(shí)性和可靠性的考證是歸檔工作中最大的問(wèn)題，直接影響著歸檔工作的成敗。

二、 高職院校歸檔電子文件工作的對(duì)策

（一） 建立完善的歸檔制度

高職院校要建立健全的歸檔制度，各個(gè)環(huán)節(jié)要權(quán)責(zé)分明，要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，專(zhuān)人監(jiān)督，形成一個(gè)完整的歸檔過(guò)程。要遵循國(guó)家的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，創(chuàng)新出發(fā)揚(yáng)本校特色的文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，讓各個(gè)部門(mén)在進(jìn)行歸檔時(shí)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作參考。要對(duì)進(jìn)行歸檔工作的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行定期的考察，解決各個(gè)部門(mén)在歸檔中遇見(jiàn)的問(wèn)題，讓各個(gè)部門(mén)了解學(xué)校對(duì)電子文件歸檔工作的重視，從而樹(shù)立正確的文件歸檔觀念。各個(gè)部門(mén)使用的電子設(shè)備不同，要提出一個(gè)公用的標(biāo)準(zhǔn)格式，讓電子文件在每個(gè)部門(mén)都能正確的被讀取和應(yīng)用。還可以建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)歸檔工作做得好的部門(mén)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以?xún)?yōu)秀部門(mén)為榜樣，帶動(dòng)其他部門(mén)更好的進(jìn)行電子文件的歸檔工作。

（二） 創(chuàng)造安全的歸檔工作環(huán)境

電子文件在歸檔工作中，要有安全的工作環(huán)境。電子文件受到的危險(xiǎn)主要有兩種，一種是外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，一種是內(nèi)部操作問(wèn)題。外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊是指黑客或者學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手對(duì)電子文件進(jìn)行攻擊、竊取、更改，讓電子文件無(wú)法發(fā)揮作用，對(duì)付這種危險(xiǎn)主要是以預(yù)防為主，在校園網(wǎng)設(shè)置防火墻系統(tǒng)，進(jìn)入校園網(wǎng)要輸入相應(yīng)的身份信息，減少外部人員進(jìn)入校園網(wǎng)的可能。電子文件要進(jìn)行加密，電子文件不能交叉觀看，只能查閱、瀏覽自己部門(mén)的文件。進(jìn)行電子文件操作時(shí)要有相應(yīng)的權(quán)限，只有權(quán)限足夠才能進(jìn)行使用、更改。內(nèi)部操作問(wèn)題是指工作人員錯(cuò)誤性的操作或者是網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)文件的感染，為了避免這種情況的發(fā)生，要在文件操作系統(tǒng)中加入實(shí)時(shí)報(bào)存的功能，減少工作人員因失誤造成的麻煩。還要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，在操作前要考慮清楚步驟，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)找出原因，不能在電腦上查看校外網(wǎng)站，減少沾染病毒的風(fēng)險(xiǎn)。

（三） 采用新型的文件歸檔方式

在學(xué)校信息的發(fā)送中，要注意各個(gè)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，在工作上互相幫助。文件編寫(xiě)部門(mén)要咨詢(xún)好整理部門(mén)文件的適用格式，為文件傳輸創(chuàng)造流暢的通道。文件整理部門(mén)接受文件后，要注意對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)，做好文件的區(qū)分和歸類(lèi)，避免出現(xiàn)文件重復(fù)整理的情況。雙方的合作目標(biāo)一致，各自做好自己的本職工作，提高了文件歸檔的工作效率。針對(duì)那些沒(méi)有紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件，要查找出編寫(xiě)部門(mén)，重新進(jìn)行文件歸檔，保護(hù)電子文檔的應(yīng)用價(jià)值。在電子文件的使用下，不能忽略紙質(zhì)文件的功能與重要性，要引導(dǎo)部門(mén)兩種方式結(jié)合使用，發(fā)揮出兩種文件的聯(lián)合優(yōu)勢(shì)。

電子文件在高職學(xué)校的使用范圍越來(lái)越廣，受眾越來(lái)愈多，但是在文件歸檔工作上也有許多問(wèn)題。高職院校要建立健全的歸檔制度、創(chuàng)造安全的歸檔工作環(huán)境、采用新型的文件歸檔方式，用現(xiàn)代化的眼光看待電子文件，利用新技術(shù)，提高學(xué)校的工作水平，才能讓學(xué)校在高職教育的路上越走越遠(yuǎn)。

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作者簡(jiǎn)介： 呂鵬，湖南省衡陽(yáng)市，湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院公共基礎(chǔ)課部。