淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

陳寧

摘 要：在高校的數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)程中，檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的組成部分，高校檔案管理工作只有實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，才能為高校的建設(shè)與發(fā)展提供更為快捷和優(yōu)質(zhì)的檔案信息，才能實現(xiàn)高校的發(fā)展目標。本文對當前高校檔案管理信息化建設(shè)進行深入的探討，針對當前高校檔案管理工作存在的問題進行分析，并探討相關(guān)解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號： G647 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）26-24-2

0 引言

近年來，隨著我國信息化建設(shè)不斷推進，信息技術(shù)廣泛應用，信息網(wǎng)絡快速普及，高校的信息化建設(shè)快速發(fā)展，高校檔案工作也面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。如何應對信息化帶來的變化，進一步拓展檔案工作發(fā)展空間，利用信息化提升高校檔案管理工作和服務工作，是我們亟待解決的問題。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理都是通過工作人員對檔案整理、分類、歸檔，工作量大，且需要耗費大量的人力，消耗大量時間。而信息化檔案管理模式所有的文件都是通過計算機操作進行整理，檔案以文件的形式保存，管理起來方便、快捷，為工作人員減輕了工作量，提高了工作效率。

1.2 解決庫房緊張問題

隨著各大高校招生人數(shù)的日益增多，每個高校需要管理的檔案數(shù)量也越來越多，很多學校內(nèi)部之前的檔案存儲庫房都存放了大量的檔案，以目前的發(fā)展趨勢，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式仍舊需要準備空間更大的庫房才能滿足日益增加的檔案數(shù)量。但是采用了信息化的檔案管理方式后，不僅不需要增設(shè)新的庫房，而且之前的庫房也可以用來做其他的辦公，因為信息化檔案管理不再需要儲存大量的紙質(zhì)檔案，也就不用占用空間，一切檔案都儲存于計算機中，切實解決了高校庫房緊張的問題。

1.3 滿足更多的服務需求

隨著社會的進步，每個人的檔案對于自身來說越來越重要。對于學生而言，無論是學習期間還是工作之后，在很多情況下都需要用到檔案。應用傳統(tǒng)的檔案管理模式時，如果我們需要查找自己的檔案，檔案管理人員首先需要查找檔案所在的類別，之后再縮小范圍，最終找到檔案所在的區(qū)域，還要從同一區(qū)域的檔案中找到所要的檔案，一般來說需要花費較長的時間，并且還容易出現(xiàn)錯誤。利用信息化手段管理檔案就切實解決這一問題，對于檔案的查找只要在計算機中的檔案庫檢索要找的檔案名稱即可，花費的時間也就幾秒鐘，大大提高了查找速度，并且查找的檔案信息更加準確和可靠，為檔案工作者的工作帶來了極大的便利。

2 當前我國高校檔案管理工作存在的問題

2.1 思想觀念落后，管理工作不到位

目前我國大部分高校都將教學質(zhì)量和科研成果作為學校管理的首要任務，對于檔案管理工作的重視程度不夠。首先，大部分學校領(lǐng)導都認為傳統(tǒng)的檔案管理模式流程簡單，易操作，對于信息化技術(shù)的使用有抵觸心理，思想觀念落后，難以適應時代的發(fā)展，很多管理者認為對于檔案的管理就是記錄和保存，多年的工作經(jīng)驗使他們已經(jīng)習慣了這種工作流程，不愿意去花費時間學習新的工作方式，這種思想態(tài)度阻礙了高校檔案管理信息化的發(fā)展。其次，高校對于檔案管理工作不到位，很多高校不愿意花費資金新建檔案管理的辦公區(qū)域和庫房，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，沒有良好的辦公環(huán)境和規(guī)劃的庫房，使檔案管理工作無法向更好的方向發(fā)展，并且容易出現(xiàn)檔案分類混亂，檔案丟失，缺少文件等問題。

2.2 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)

目前，有些高校實施了檔案的信息化管理，但是由于受到教育體制問題的影響，各大高校都是在各自學校內(nèi)部進行獨立的檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)，每個學校有自己的管理方式和網(wǎng)絡系統(tǒng)，其他學校沒有辦法進行借鑒和查看，這就給信息資源的共享造成了阻礙，影響了高校檔案信息化發(fā)展的步伐。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

自從高校開始逐步實施檔案信息化管理之后，就對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作沒有太多的專業(yè)要求，只是對檔案做好登記，分類，歸檔，保存即可，因此從業(yè)多年的檔案管理人員對于使用計算機進行檔案管理還是很生疏，不能熟練掌握計算機的應用，尤其是年齡較大的工作人員，對于新鮮事物的接受能力較差，要想熟練運用計算機工作需要花費很長的時間。這對于高校采用信息化手段管理檔案是非常不利的，沒有專業(yè)的人員操作檔案管理系統(tǒng)，會影響檔案管理工作的效率，并且一旦操作錯誤可能還會造成信息的丟失，或者信息錄入錯誤等問題。

3 建設(shè)高校檔案信息化管理的措施

3.1 建立完善的檔案信息系統(tǒng)

要想真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計算機對檔案進行管理就必須一個專門的系統(tǒng)進行操作，在這個系統(tǒng)平臺上我們可以進行信息的錄入，分類，歸檔，整理，保存，搜索等等，通過使用計算機軟件實現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。我們知道無論是計算機系統(tǒng)，還是計算機軟件都需要定期的升級優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來越方便、快捷、高效。因此，對于檔案管理信息化系統(tǒng)需要有專業(yè)的工作人員進行定期的維護和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，為檔案管理工作提高可靠的技術(shù)支持。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案實施信息化管理后就不再是簡單的整理檔案，對檔案進行分類、保存的工作了，它需要專業(yè)的檔案管理知識和管理水平。首先，作為一個合格的檔案管理人員必須具備信息素養(yǎng)。我們都知道檔案管理工作屬于保密性工作，從業(yè)人員不能隨意對任何人泄露有關(guān)的檔案信息，這是一個檔案工作者的基本職業(yè)道德。同時，檔案管理人員要具備敏銳的信息收集能力，信息分析能力和信息檢索能力，能夠在復雜的信息中快速找到有價值的信息，并判斷信息的準確性，進而能夠在工作中合理地利用這些有效信息幫助自己完成工作。其次，要想做好檔案管理工作還要具有一定的信息知識儲備量。檔案管理檔案涉及的信息各不相同，工作人員必須擁有對多方面知識的了解才能合理的對檔案進行分類整理，而且工作人員還要學習很多檔案管理方面的相關(guān)知識，以便為日后的工作奠定良好的基礎(chǔ)。我們處于信息化的時代，科學技術(shù)進步的速度飛快，我們只有儲備更多的知識才能在工作中更加得心應手。

3.3 網(wǎng)絡安全化建設(shè)

高校檔案采取信息化管理方式后，就涉及網(wǎng)絡信息安全的問題?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給我們的生活帶來了極大的方便，同時也對我們的個人信息埋下了安全隱患，在日常生活中，我們經(jīng)常遇到電腦病毒，惡意軟件入侵等危害個人信息的黑客，他們會通過對軟件植入病毒而竊取個人信息。采用信息化方式管理高校檔案必然也會遇到這種問題，因此，對于高校檔案管理系統(tǒng)必須有專業(yè)人員進行定期維護、管理和更新，加強網(wǎng)絡安全，防止信息被惡意竊取。另一方面，檔案管理人員在工作中要具有嚴謹、認真的工作態(tài)度，避免因工作失誤而造成檔案信息錯誤或者丟失的情況；對于一些有保密性要求的檔案，一定要嚴格遵守規(guī)定，對其進采取保密措施，并且按照保密程度進行分類：秘密、機密、絕密，對不同保密程度的檔案采取的保密措施也不同?？偠灾?，檔案涉及個人的隱私和一些不能公開的信息，檔案管理人員一定要保證檔案管理系統(tǒng)的安全，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞會造成大量信息丟失，其中一些保密性要求高的檔案丟失會帶來嚴重的后果，切實保證檔案系統(tǒng)的安全對高校檔案管理工作具有至關(guān)重要的意義。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)是高校檔案管理的一大趨勢，為此，高校應當認識到檔案管理工作變革的必要性和重要性，并明確檔案管理信息化過程中存在的問題，同時還要采取積極的措施去解決這些問題，建立完善的信息管理系統(tǒng)，提高相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，以此來實現(xiàn)資源信息共享。

參 考 文 獻

[1] 張學.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務，2013，21：145-146.

[2] 楊博文.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源管理，2015，04：164-165.

[3] 葛雅京.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].求知導刊，2015，18：111-112.