提高辦公室檔案管理工作效率的思考

孟慧萍　王歡

摘 要：隨著經(jīng)濟社會不斷發(fā)展，作為重要檔案資料的辦公室檔案，被充分運用網(wǎng)絡信息技術管理行業(yè)，因此慢慢的得到人們的重視。在辦公室檔案管理工作中引進網(wǎng)絡信息化技術，有利于資料保存管理，并且能夠推動業(yè)務部門的工作。文章就是針對提高辦公室檔案管理工作效率展開論述。

關鍵詞：檔案管理 辦公室 效率

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

前言

信息化時代的到來，推動了辦公室自動化的應用，并廣泛的運用于社會的各行各業(yè)中。將網(wǎng)絡信息化技術運用在檔案管理中，能夠充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)勢，這也符合經(jīng)濟社會迅速發(fā)展的要求。因此要積極調整辦公室管理策略，優(yōu)化創(chuàng)新服務理念，促進工作高效進行。

一、認識辦公室管理的重要性

不同的辦公室檔案管理內容對應著不同的檔案管理性質，由于檔案性質的不同以及秘密程度有所差別，所以影響著單位業(yè)務工作能否順利進行。也正由于此檔案管理人員的責任就更重，在工作中雖然有些檔案的機密程度不高，但也要妥善保管，加強檔案保密工作，預防發(fā)生檔案資料丟失或者泄露的情況，從而給辦公室檔案管理工作增加阻力。例如，由員工生平所在單位開身份證明是辦公室人事檔案的工作內容，記錄著各個時期這個員工的經(jīng)歷。因此要保證個人在工作崗位的發(fā)展以及將來在辦理手續(xù)時能夠順利進行，就要重視個人檔案的有效管理。同時應該將檔案管理的保密工作納入到管理的范疇內，優(yōu)化檔案管理的工作內容。換個角度講辦公室檔案資料是單位業(yè)務工作的指令性文件以及工作指導，為各個部門的業(yè)務提供工作方案以及工作思路，并指導著部門業(yè)務[1]。

同時加強辦公室檔案資料管理，能夠為日后工作人員查閱檔案資料提供便利，并提升其工作效率。在辦公室檔案管理中引進網(wǎng)絡電子信息化技術應用，能夠提高資料查找的速度。在進行資料查閱時利用網(wǎng)絡管理系統(tǒng)查詢新聞資料，為異地資料查詢提供便利，檔案作用最大化的方式是設置權限，從而管理網(wǎng)絡電子信息化檔案，分級管理閱讀和使用檔案的級別，有利于記錄調用、查閱檔案資料，進而增強對辦公室檔案資料的保護力度。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

1.建立健全的辦公室檔案管理制度

單位主要領導對檔案管理工作給予高度重視，是檔案管理工作高效進行的關鍵，構建完善的辦公室檔案管理機制，進而推動檔案管理工作環(huán)節(jié)的順利開展。檔案資料室是整個辦公室檔案管理中最重要的組成部分，應該單獨建立一個資料室。在檔案資料盒上寫明資料的內容制作標簽，對其分門別類的放置，方便日后查閱。重要的檔案資料一定不能放在樓層較低的資料室內，樓層低的資料室人員流動性高，難免會有資料流失的現(xiàn)象，將重要資料放置在二樓以上的資料室，同時再次處理門窗，加固門窗結構圍欄，提升檔案存放的安全性。

針對單位內部的重要文件要單獨存放，及時更新檔案的保密期限。在對檔案進行升高密級以及降低密級處理的時候，要嚴格根據(jù)檔案存放時間的推移對檔案進行相應的處理。失去密級的文件要及時篩選出來，同時做好標記和記錄其存放時間。檔案處理的過程中應該有兩名以上的工作人員同時工作，相互之間互相監(jiān)督管理，當發(fā)生相關事件的時候方便進行調查。

2.提高辦公室檔案管理人員的技術水平

檔案管理工作也要跟上時代發(fā)展的潮流，單位內部經(jīng)常進行內部員工檔案管理工作的培訓，提升管理員的檔案管理意識以及工作水平，尤其要增強管理員的保密意識，讓管理員明白檔案管理工作的重要性。管理員還應該具備良好的法律意識，并充分認識檔案管理工作的艱難性、復雜性，協(xié)調檔案管理與保密工作之間的關系。樹立管理人員的法律意識同時還要增強其檔案保密工作的責任意識。針對檔案管理工作的核心思想以及主要檔案管理操作技能方面對員工進行培養(yǎng)，在增強檔案管理工作人員專業(yè)能力的同時，培養(yǎng)其獨立工作的水平。

3.在辦公室檔案管理中運用網(wǎng)絡電子信息化技術

由集中立卷發(fā)展成日常新聞檔案文件的處理過程是電子化的處理方式，將其應用于檔案管理中，能夠把單位內部的各種檔案資料按照不同類別進行分類管理，對比較復雜的方案資料進行有針對性的處理，彌補辦公室檔案資料工作中的漏洞，減少辦公室資料長期積壓的情況，大大提升辦公室檔案管理的工作效率，及時歸類整理文檔，極大的便利了資料檢索過程，減少檔案管理工作復雜性。極大便利了檔案管理人員將原有文件插入新文件的過程，相比于單位人事檔案管理和紙質文件檔案管理引進網(wǎng)絡電子信息化應用，具有更高效的工作優(yōu)勢，使檔案管理工作過程更加便利，能夠保障辦公室檔案管理工作的準確高效。

4.構建辦公室檔案管理責任意識

增強崗位工作人員的責任制是當前我國倡導的新目標，將檔案管理工作每個環(huán)節(jié)的保密工作落實到個人身上，單位主管增強對檔案管理工作的關注度，每一位員工都有自己負責的環(huán)節(jié)，提升員工的崗位意識，培養(yǎng)其工作責任感。在這個過程中每一位工作人員都應該嚴格遵守崗位制度，對嚴重失職以及工作失誤的現(xiàn)象，直接領導應該負主要監(jiān)管不利的責任。檔案管理工作涉及國家機密，相關工作人員一定要有所意識，其能夠認真工作、貫徹落實國家的保密文件，將直接關系到國家的安全。在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，領導應該適當?shù)慕o予獎勵，獎勵應該是精神激勵與物質獎勵相結合的形式。在一系列措施實行之后，能夠有效激勵員工的工作積極性，深入挖掘員工的工作潛質，保障辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定運行[2]。

加強辦公室檔案管理工作文化事業(yè)功能，是單位轉型以及體制改革的重點內容，在改革的過程中辦公室檔案管理工作效率已經(jīng)得到穩(wěn)步提升，同時也發(fā)現(xiàn)了較多的問題，新形勢中要加強辦公室檔案管理系統(tǒng)的完善，明確檔案管理在經(jīng)濟社會發(fā)展中的地位，針對檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，制定相關解決方案，檔案管理與單位經(jīng)濟是相輔相成的關系，如果檔案管理發(fā)展跟不上時代的步伐，那么將制約單位經(jīng)濟的進步，因此，單位應不斷地優(yōu)化檔案管理體系。

結論

新時代的背景下各行各業(yè)都在高速發(fā)展，促進了單位內部管理體系的進步，辦公室檔案管理作為其管理工作的核心，優(yōu)化辦公室管理的工作效率就顯得尤為重要，所以要增強檔案管理的責任意識，引進新型管理模式運用到辦公室檔案管理中，保障各項工作的順利進行。

參考文獻

[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡信息化進入高校檔案管理[J]山東檔案經(jīng)濟，2017，13（36）：12-19.

[2]李慧敏.淺談檔案管理的網(wǎng)絡信息化[J]現(xiàn)代農業(yè)，2016，10（96）：45-35