關(guān)于創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的思考

唐小琴

摘要：創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠保障檔案文件的完整性和準(zhǔn)確性。本文首先分析了當(dāng)前我國(guó)檔案信息化管理存在的問(wèn)題，隨后針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施，希望這些觀點(diǎn)能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的高質(zhì)量化。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新檔案管理理念；檔案管理信息化；數(shù)字檔案館藏

引言：

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備在檔案管理中的作用越來(lái)突出，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)額的趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要相關(guān)的工作人員創(chuàng)新檔案管理理念，積極改進(jìn)檔案管理技術(shù)，提高文書(shū)傳遞的便捷性和高效性，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和無(wú)紙化，此外，還要注重改變檔案編研工作方式、存儲(chǔ)模式和數(shù)據(jù)庫(kù)檢索方式，以全面推進(jìn)數(shù)字檔案館藏，提高檔案管理工作的效率。

1當(dāng)前我國(guó)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.1重視程度不足

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)需要完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，而這些硬件和軟件的建設(shè)必然會(huì)消耗大量的人力和物力，但是當(dāng)前很多單位的領(lǐng)導(dǎo)似乎沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化的潛在價(jià)值，其發(fā)展資金多投入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之中，并沒(méi)有將信息化管理技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)以及安全防護(hù)系統(tǒng)納入到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展體系，難以為設(shè)備的更新、軟件的升級(jí)和設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)提高充足的資金支持[1]。

1.2信息安全有待提高

檔案信息的安全管理時(shí)檔案管理信息化過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員必須采取相應(yīng)的措施以抵御人為惡意入侵導(dǎo)致的信息泄露、篡改和損毀。造成我國(guó)檔案信息安全性不高的原因在于：首先，企業(yè)由于缺乏對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的資金支持，導(dǎo)致了部門(mén)企業(yè)的檔案信息設(shè)備老舊，存在安全漏洞，抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，能以為譯碼數(shù)據(jù)提供強(qiáng)有力的保護(hù)，從而為檔案信息帶來(lái)不必要的損失。其次，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過(guò)程中的安全防范措施有限，企業(yè)缺乏高水平的信息技術(shù)人才，難以在具有開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，抵御威脅檔案安全的活動(dòng)。

1.3缺乏相應(yīng)的規(guī)范

當(dāng)前我國(guó)的檔案信息化建設(shè)還不夠成熟，缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，甚至在一些國(guó)家力量較為薄弱的地區(qū)，我國(guó)已有的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)都不能得到有效的貫徹，從而導(dǎo)致了數(shù)字化檔案的各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，造成了國(guó)家資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，極大的限制了我國(guó)檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。此外，我國(guó)的檔案管理軟件的適用性、通用性和靈活性較差，一旦外部環(huán)境發(fā)生了變化，其軟件就不能良好的運(yùn)行，難以保障各部門(mén)之間的信息資源共享，從而使得我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)陷入“瓶頸”。

2創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施

2.1加強(qiáng)宣傳，提高重視

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化需要不斷創(chuàng)新檔案管理理念，樹(shù)立檔案管理信息化建設(shè)的思想保障。首先，相關(guān)管理人員要充分意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)并非是一蹴而就的，是一個(gè)較為長(zhǎng)期的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳力度，敦促檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作人員，轉(zhuǎn)變管理理念，讓人民群眾充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的重要價(jià)值，并在宣傳過(guò)程中，落實(shí)信息的公開(kāi)化和透明化，有獲取人民群眾的廣泛支持。其次，要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化的前瞻性認(rèn)識(shí)，將有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，有利于保障政策幫扶和資金供給，從而為其建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，要制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)方案，并將其工作納入到日常管理之中，提高人民群眾對(duì)檔案管理信息化工作的全面認(rèn)知，以保障檔案管理工作的有序開(kāi)展[2]。

2.2完善檔案信息資源管理制度

在構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范準(zhǔn)則的過(guò)程中要遵循前瞻性原則、兼容性與開(kāi)放性原則以及系統(tǒng)性原則：前瞻性原則是指依據(jù)實(shí)際檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀以及對(duì)未來(lái)發(fā)展方向的預(yù)估，充分把握各標(biāo)準(zhǔn)制定的時(shí)機(jī)，建立具有成長(zhǎng)性的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)；兼容性和開(kāi)放性原則是指檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)要與信息技術(shù)行業(yè)和檔案管理行業(yè)相匹配的同時(shí)，對(duì)各項(xiàng)開(kāi)放性標(biāo)準(zhǔn)予以次啊帶，以避免重復(fù)性勞動(dòng)；系統(tǒng)性原則是指要在充分發(fā)揮各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作用的條件下，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)之間的相互關(guān)聯(lián)和補(bǔ)充，使之成為一個(gè)有機(jī)整體。值得注意的是，完備的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)該包含檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、答案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系和檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系，在構(gòu)建過(guò)程中要注重遵循國(guó)際和國(guó)內(nèi)數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷拓展電子檔案功能，遵循《全國(guó)革命歷史檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》和《健康檔案基本架構(gòu)與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》中的相關(guān)規(guī)定，優(yōu)化資源庫(kù)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)電子商務(wù)和電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用。

2.3落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障能夠有效抵御病毒和黑客的攻擊，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。首先，要保障硬件設(shè)施的安全。對(duì)于檔案信息化中性的硬件設(shè)備要做好定期和不定期的設(shè)備巡檢，及時(shí)檢驗(yàn)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行狀況，并及時(shí)更新檔案日志。另外，注重對(duì)不可控事件的預(yù)案規(guī)劃，完善數(shù)據(jù)備份中心，避免由于環(huán)境變化、線路問(wèn)題以及設(shè)備故障造成的數(shù)據(jù)遺失。其次，要落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全，重點(diǎn)檢驗(yàn)服務(wù)器和客戶機(jī)中的文件，并設(shè)置檔案文件的訪問(wèn)權(quán)限；基于網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，構(gòu)建在線報(bào)警系統(tǒng)，提高網(wǎng)絡(luò)安全處理的及時(shí)性；從外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)兩個(gè)層面，優(yōu)化防火墻技術(shù)，強(qiáng)化安全訪問(wèn)控制力度，以保障檔案信息應(yīng)用的安全性；嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)定時(shí)限內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離。最后，要經(jīng)理具有安全性和穩(wěn)定性的應(yīng)用系統(tǒng)。相關(guān)技術(shù)人員要建立用戶范圍權(quán)限平臺(tái)，嚴(yán)禁用戶的越權(quán)操作行為，落實(shí)身份認(rèn)證和對(duì)關(guān)鍵技術(shù)的加密和防密碼盜竊。與此同時(shí)，還要建立日志文檔中心，落實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)更新日志、用戶訪問(wèn)日志以及管理軟件更新日志，以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)安全事件的排查和追蹤。

結(jié)論：

綜上所述，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，要完善檔案保管保密制度、檔案利用制度、檔案歸檔制度，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，大力引進(jìn)先進(jìn)管理人才，落實(shí)思想教育和專(zhuān)業(yè)教育，以不斷提高檔案管理的數(shù)字化、智能化和信息化。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉迎迎.信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018（04）：62-63.

[2]談芳吟.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題對(duì)策[J].管理觀察，2018（06）：140-141.