中職學(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與研究

李東振

【摘 要】學(xué)生檔案管理工作是對學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活等綜合情況的原始記錄。中職學(xué)校承擔(dān)著為社會培養(yǎng)技術(shù)技能人才的重任，在學(xué)生培養(yǎng)過程中，真實、客觀的記錄學(xué)生在校期間的實際情況，有助于幫助企業(yè)選拔人才，其重要性不言而喻。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案管理；設(shè)計分析

隨著擴招政策的推行，中職學(xué)校辦學(xué)規(guī)模逐年擴大，在校學(xué)生人數(shù)急劇增加，這給學(xué)生檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)難以滿足新的要求，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行學(xué)生檔案的數(shù)字化管理勢在必行。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）學(xué)生檔案信息化意識薄弱

盡管制定了很多關(guān)于中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)相關(guān)的制度，明確了檔案信息化建設(shè)的責(zé)任人。但是實際情況是中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作并沒有完全同步發(fā)展。

（二）學(xué)生檔案信息化建設(shè)體系雜、亂

中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)大部分由學(xué)生處負責(zé)，然而在中職學(xué)生檔案信息化中涉及的學(xué)生信息卻是多方面的。如，招生就業(yè)指導(dǎo)、教務(wù)處、后勤、財務(wù)、黨委、團委等部門都會形成學(xué)生檔案信息。然而由于部門分割，影響了學(xué)生檔案信息化建設(shè)的開展。

（三）學(xué)生檔案信息化手段相對落后

目前，很多中職學(xué)校對學(xué)生檔案管理基本上采用手工管理模式。由于手工管理難免會出現(xiàn)差錯，就算及時修正也無法保留檔案的原始狀態(tài)。雖然有部分中職學(xué)校也購買了計算機，但是僅僅是單機歸檔，難以現(xiàn)實學(xué)生檔案信息共享。

二、加強中職院校學(xué)生檔案管理工作的措施

（一）加強法規(guī)建設(shè)

在當(dāng)前發(fā)展階段，我國加強對中職院校發(fā)展的重視，因而促使中職院校得到一定發(fā)展，規(guī)模不斷壯大。雖然有關(guān)部門頒布了與檔案工作相關(guān)的法規(guī)，但是并沒有針對中職院校學(xué)生檔案管理的法規(guī)制度等，這在一定程度上忽視中職院校學(xué)生檔案管理工作的開展。所以相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認識到當(dāng)前法規(guī)制度中存在的問題，盡快頒布與中職院校學(xué)生檔案管理相關(guān)的法規(guī)，以此明確生源地學(xué)校和招生部門以及學(xué)校等各方面的責(zé)任和權(quán)利，實現(xiàn)中職院校學(xué)生檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。同時對中職院校學(xué)生的繼續(xù)教育問題進行規(guī)范，完善學(xué)生檔案管理的操作標準。針對中職院校撤并之前畢業(yè)生檔案管理工作進行規(guī)范，并提出切實可行的解決方法，最終實現(xiàn)檔案管理工作的有法可依。

（二）規(guī)范學(xué)生檔案管理材料的收集和管理工作

在收集學(xué)生檔案資料是需要注意學(xué)生檔案資料的完整性，對文字材料必須進行嚴格規(guī)范，紙張規(guī)格、書寫規(guī)范等要進行嚴格管理，使用規(guī)定的紙張規(guī)格和書寫用筆，同時避免文字材料中出現(xiàn)錯別字，在對檔案管理除傳真件需要存檔以外，其他資料必須使用原件進行存檔。學(xué)生檔案資料在就業(yè)和招聘中的具有重要作用，當(dāng)學(xué)生進入學(xué)校以后應(yīng)當(dāng)及時做好建檔工作，然后在入學(xué)以后根據(jù)學(xué)生的專業(yè)、班級等信息按照國家規(guī)定的標準進行相關(guān)資料的收集和整理。當(dāng)資料全面以后及時進行存檔，并且現(xiàn)在中職院校中的學(xué)生會參加各種技能或者等級考試，社會實踐活動比較豐富，針對學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)和成績，將每一份詳細的材料都記錄到學(xué)生的檔案管理中。

（三）實現(xiàn)信息化管理

當(dāng)前社會在不斷發(fā)展中，計算機技術(shù)和信息技術(shù)得到廣泛發(fā)展，信息化和辦公自動化成為主要的發(fā)展趨勢。當(dāng)前中職院校中學(xué)生檔案在內(nèi)容和數(shù)量上呈現(xiàn)上升趨勢，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。所以院校中的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時學(xué)習(xí)新型的管理知識，和管理技術(shù)，通過不斷地實踐，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作模式，并且在工作中充分利用新技術(shù)和新設(shè)備，有計劃地實現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認識到社會發(fā)展方向，積極開發(fā)適合本校管理的使用高效功能健全的檔案管理的信息系統(tǒng)，促進檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)。

三、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)探析

（一）學(xué)生或家長的功能設(shè)計

在互聯(lián)網(wǎng)上為學(xué)生和家長提供信息和表現(xiàn)是一項基本而重要的功能。學(xué)生的學(xué)號和密碼登陸平臺的學(xué)生家長，學(xué)生可以查看信息，包括班級、專業(yè)、學(xué)校、教師和學(xué)生的聯(lián)系電話；查看學(xué)生卡，包括學(xué)生基本信息，如他們的出生日期，政治背景、國籍、身份證號碼、聯(lián)系，學(xué)生的家庭住址，原來的住宅、學(xué)校、家長及聯(lián)系方式：查看學(xué)生每學(xué)期，包括每個單元測試、期中考試、期末考試成績、學(xué)分；看到學(xué)生每學(xué)期進行評價，獎勵，處罰和進行選課；學(xué)生登陸修改原始密碼后，為了保證他們的信息安全；

（二）教師的功能設(shè)計

中職教師在數(shù)字平臺中對學(xué)生檔案的成長也有重要而有益的作用。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及已在日常辦公和各種事務(wù)的廣泛的應(yīng)用，作為一種實用的信息管理系統(tǒng)，并應(yīng)緊密合作，在計算機網(wǎng)絡(luò)、辦公和其他事務(wù)不受時間和空間的限制。教師應(yīng)該能夠訪問任何地方的學(xué)生信息和績效管理。教師可以分為教師角色和普通教師。每學(xué)期初，老師根據(jù)老師和老師的口令登錄平臺，他可以看到每一個學(xué)生在上課，并給每一個學(xué)生添加和修改學(xué)生的基本信息和學(xué)校信息。在每節(jié)課結(jié)束時，還負責(zé)對自己班每學(xué)期學(xué)生進行等級評語、獎懲、添加和修改。每門課程的考試結(jié)束后，老師可以根據(jù)自己的用戶名和密碼登錄到平臺，教師應(yīng)該能夠看到所有類的列表，教給學(xué)生，并允許在每個學(xué)生的表現(xiàn)，當(dāng)然，你可以修改學(xué)生成績。無論是老師還是普通教師，什么時候都可以登錄到平臺上，查看學(xué)生的基本信息、學(xué)校信息，每個學(xué)期每個科目都有考試信息。教師登錄平臺時，修改原始密碼，保護個人信息安全。教師可以登錄平臺，隨時修改個人資料。

四、結(jié)語

學(xué)校學(xué)生檔案管理是一項長久而又細致的工作，需要管理人員在實際工作中不斷總結(jié)管理經(jīng)驗和技術(shù)，結(jié)合信息社會發(fā)展的需求，不斷地探尋先進的管理方法，以期更好的服務(wù)與教育事業(yè)。

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