淺析國企會議的流程管理

李新

摘 要：各種類型會議的召開有利于我國國有企業(yè)之間進行正常的信息交流、技術(shù)合作與共享、合作業(yè)務(wù)的洽談與合同簽訂等相關(guān)業(yè)務(wù)與活動的開展，會議活動也是我國國有企業(yè)經(jīng)營與服務(wù)活動的外延與伸展。我國國有企業(yè)會議活動的有效管理必須從會議前期準備、會中操作、會后總結(jié)等三個環(huán)節(jié)入手，每個環(huán)節(jié)的要求都不一樣，現(xiàn)代國有企業(yè)組織一次高效的會議活動，就必須從這三個方面入手準備，來加強會議流程管理。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè) 會議管理 會議行為

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（b）-0147-02

組織與召開各種類型的會議是我國國有企業(yè)日常管理工作中的重要內(nèi)容，相關(guān)會議的召開有利于企業(yè)與企業(yè)之間進行正常的信息交流、技術(shù)合作與共享、合作業(yè)務(wù)的洽談與合同簽訂等相關(guān)業(yè)務(wù)與活動的開展，會議活動也是我國國有企業(yè)經(jīng)營與服務(wù)活動的外延與伸展。隨著我國國有企業(yè)改革的深入進行，黨和政府也給這些會議的召開提出了更為嚴格、更加細致的要求，相關(guān)會議的組織與召開，必須本著節(jié)約的方針，切實提升會議活動的效率與功能。我國國有企業(yè)會議活動的有效管理必須從會議前期準備、會中操作、會后總結(jié)等三個環(huán)節(jié)入手，每個環(huán)節(jié)的要求都不一樣，現(xiàn)代國有企業(yè)組織一次高效的會議活動，就必須從這三個方面入手準備，來加強會議流程管理。

1 國企會議活動的前期準備

國有企業(yè)中，一次會議的成功組織與召開，前期需要做好大量的準備工作，每一個細節(jié)都要考慮清楚，任何一個環(huán)節(jié)都不能有所疏忽。據(jù)具體而言，國企會議活動的前期準備，應(yīng)該圍繞著“五個W+一個H”來展開。

第一個W是why，即為什么要召開這次會議，也就是會議的目的，這是會議組織的最重要的環(huán)節(jié)，沒有目的的會議就是毫無意義的會議，無異于浪費時間。一次成功的會議，會議的目的應(yīng)包括目標與主題兩個方面的內(nèi)容，會議的目的要簡明扼要，主題清楚，目標具有極強的針對性，要讓每一位與會者都有所收獲。第二個W是who，即如何確定與會人員。國企組織一次會議，不能隨意邀請參會人員，要根據(jù)會議的主題要挑選出合適的參會人員，與會人員的挑選與邀請不能以地位和身份為標準，而是應(yīng)本著實用性的原則，邀請這一領(lǐng)域內(nèi)的專家、學(xué)者、技術(shù)骨干、優(yōu)秀員工等，達到經(jīng)驗分享、共同提高的目的；邀請的專家或?qū)W者，人數(shù)也不宜太多，相關(guān)經(jīng)驗表明，5～7人最合適。第三個W是what，就是會議的主題與內(nèi)容，這次會議的召開要達成的目的或者是解決什么樣的問題，會議秘書應(yīng)預(yù)先把有關(guān)材料或信息用電子郵箱、電傳QQ、微信等形式送達與會者。會議主持者也可在會議議程中不斷提供新的有關(guān)問題信息，以幫助與會者把握問題，提出更多的不同見解。第四個W是when，即會議開始與結(jié)束的時間選擇，以及會期的長短等。國有企業(yè)會期的選擇受到多重因素的影響，國企承擔著繁重的生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)，年終還需要進行工作總結(jié)，除了年終總結(jié)大會之外，生產(chǎn)繁忙期與年終都不適宜召開工作會議；會議的召開時間必須考慮到問題在什么時間前必須獲得解決與什么時間對會議決定性參與者最為合適的關(guān)鍵因素，會議時間的長短取決于問題的重要性程度。重要的會議一般時間較長，次要的會議則較短。時間的長短同時也與問題的緊迫性有關(guān)，萬分緊迫的，往往會議時間很短。第五個W是where，即會議的召開地點，原則上我國國有企業(yè)應(yīng)本著經(jīng)濟、節(jié)約的原則來組織相關(guān)會議，會議場所不宜選擇過于豪華的酒店、賓館，也不適宜在風景名勝景區(qū)內(nèi)召開相關(guān)會議，選擇合適的賓館與大型會議室就行，會議場所只要寬敞安靜、大小和開會人數(shù)相宜、具備足夠桌椅和茶水等硬件條件，就可以組織一次成功的工作會議。H就是how，即會議該如何有效組織，通過有效組織來提升會議效果，會議的程序是先提供信息，由與會者提出問題再議論解決辦法，或是先提出問題，由與會者提出解決辦法；或是提出問題的同時提出解決辦法供大家提供意見；或是提出多種不同的解決辦法供大家討論和抉擇等，最終達到預(yù)期的效果，成為成功的會議、勝利的會議。

2 國企會議活動的會中操作

前期準備工作完成之后，國企會議的召開就正式拉開序幕，會議活動的會中操作是會議的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，會議的順利召開，需要有一個熟悉會議流程，能順利貫穿會議活動的主持，在主持人的引領(lǐng)下，挑選幾位具有代表性的著名學(xué)者或技術(shù)骨干進行主題發(fā)言，最后是與會人員進行分組討論，最后達成共識，會議也就圓滿結(jié)束。

主持人必須熟悉會議的整個流程，運用自己的語言與智慧，順利組織好各個環(huán)節(jié)，保證會議的連貫，在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)環(huán)節(jié)。主持人在擔任會議主持工作期間，應(yīng)該正確處理會議議題，同時協(xié)調(diào)好人際關(guān)系，讓陌生的人群盡快熟悉起來，讓會場氣氛活躍、輕松，給與會人員留下良好的印象。支持人的主要工作包括：準時召開會議，按時結(jié)束會議，避免拖拉；引導(dǎo)與會人員坐到自己的位置，避免尷尬；制止不正確的發(fā)言，防止會議主題跑題；制止插科打渾者，嚴肅會議的風紀，保證會議順利進行；打破會議的沉默，避免冷場情況的發(fā)生；鼓勵不同意見爭論，不同意見及辯論的交替，是最好的會議氣氛，能收到良好效果，但同時要勸阻人身功擊；等等。

會議進行中，會議代表發(fā)言也是有學(xué)問的。發(fā)言者的挑選應(yīng)該慎重，不應(yīng)該只看重行政地位或名聲，也不應(yīng)只安排領(lǐng)導(dǎo)干部，一般而來，領(lǐng)導(dǎo)干部或嘉賓只進行象征性發(fā)言，跟會議主題相關(guān)的發(fā)言，應(yīng)安排行業(yè)專家、技術(shù)骨干、基層典型人物等，這樣會議的發(fā)言就會具有針對性，也會有較大的感染性。發(fā)言者應(yīng)提前做好準備，在發(fā)言時，做到有備而來，胸有成竹，暢所欲言，主

動提出積極的建議，思想開放；發(fā)言時簡明扼要，清晰易懂，深入淺出；發(fā)言時還應(yīng)尊重他人。

會議進行中最后的環(huán)節(jié)就是分組討論環(huán)節(jié)。這個時候主持人就應(yīng)按照事前的分組安排，引導(dǎo)與會代表進入到相應(yīng)的小組內(nèi)，就感興趣的主題進行討論與自由發(fā)言，每個人都可以各抒己見，可以自由爭論，但不能進行人身攻擊。討論環(huán)節(jié)應(yīng)圍繞著會議的主題來展開，不能進行無目的的亂談，也不能夸夸其談，而是要提出建設(shè)性意見、改進方案，或者是介紹成功的操作經(jīng)驗、自己有創(chuàng)意的設(shè)想、國際上成熟的工作經(jīng)驗與先進技術(shù)等等；與會代表在討論時還應(yīng)會議中采取合作的態(tài)度，協(xié)助會議主持者工作，保持協(xié)調(diào)和溝通；凝神傾聽，隨時能進入討論，非語文反應(yīng)（如點頭）有積極表現(xiàn)；邊傾聽，邊做筆記，邊思考問題，保持客觀，不為偏見所左右，從多種角度開拓視野和思路，最終達到良好的討論結(jié)果。

3 國企會議活動的會后總結(jié)

會議結(jié)束后，相關(guān)工作人員不能認為這次會議活動已經(jīng)勝利結(jié)束，還有最后一個環(huán)節(jié)需要來完成，即及時進行會議活動的會后總結(jié)。只有總結(jié)，才能發(fā)現(xiàn)問題與不足，達到持續(xù)改進的目的。一次會議的召開后，肯定存在一些需要繼續(xù)完善的環(huán)節(jié)，這就需要工作人員在會后進行認真總結(jié)并及時反饋給管理階層，發(fā)現(xiàn)問題技術(shù)解決，為以后的會議提供可以借鑒的經(jīng)驗，避免再犯類似的錯誤。工作人員還應(yīng)做好工作記錄，及時整理會議文件，相關(guān)材料及時歸檔，便于以后查閱。

總之，我國國有企業(yè)中，一次成功的會議的組織與召開，必須從會前準備、會中管理和會后總結(jié)這三個環(huán)節(jié)入手，來開展相應(yīng)的工作，做到有的放矢，確保會議準備周到、主題鮮明、過程連貫，并達到相應(yīng)的會議目的，為生產(chǎn)經(jīng)營活動、技術(shù)革新工作、工作經(jīng)驗交流提供出相應(yīng)的會議交流平臺，讓會議活動切實成為國企生產(chǎn)經(jīng)營活動的有效組成部分。

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