論信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

胡選江

摘 要：我們當(dāng)前所處的信息時(shí)代下，信息技術(shù)的應(yīng)用，是各個(gè)領(lǐng)域的重要發(fā)展課題，為了確保各環(huán)節(jié)工作的順利推進(jìn)，信息化的改革迫在眉睫。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，紙質(zhì)檔案開始逐漸被數(shù)字檔案所代替，這給檔案管理工作帶來了更大的便利，但同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)，為了確保管理工作的正常推進(jìn)，必須要針對數(shù)字檔案管理工作的改革策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 數(shù)字檔案管理 管理改革

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）04（b）-0118-02

信息化的趨勢，在當(dāng)前的時(shí)代下，幾乎是社會(huì)大眾所周知的，各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，都與信息技術(shù)聯(lián)系了起來，這是有利的趨勢，但同時(shí)也是巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作亦是如此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，數(shù)字檔案正在逐步取代紙質(zhì)檔案成為主流，因此我們應(yīng)當(dāng)針對數(shù)字化檔案管理工作的改革進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的改革意見。

1 數(shù)字檔案管理的作用

1.1 提升檔案管理效率及實(shí)效性

在以往的傳統(tǒng)檔案管理體系下，在檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中的檔案，顯然都是紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案的缺陷亦是眾所周知的，紙質(zhì)檔案的管理工作，是十分耗費(fèi)人力、財(cái)力及物力的，而且容易被竊取，檔案的傳送效率不高，保密性不足，此外紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)期限也有很大限制，因?yàn)殡S著儲(chǔ)存時(shí)間越來越長，紙張會(huì)逐漸發(fā)黃變脆。但是因信息技術(shù)的普及，當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)逐漸開始產(chǎn)生變化，紙質(zhì)檔案開始逐漸被數(shù)字檔案所取代，這會(huì)讓檔案管理更加便利，讓信息的交互更有效率，讓檔案具備一定程度的可操作性，這是十分有利的趨勢。

1.2 減輕檔案管理人員工作壓力

無論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，其管理都需要由人來執(zhí)行，但是兩者最大的差異，顯然在于工作量，紙質(zhì)檔案的建立需要依靠手寫完成，并且需要編號(hào)整理入庫，隨著資料存儲(chǔ)量逐漸提升，其存儲(chǔ)需要更大的空間，調(diào)用也更加困難，而且早期的建檔工作通常需要許多檔案人員共同完成，而數(shù)字檔案的建立則完全不同，從檔案建立、歸檔、查找到調(diào)取，包括權(quán)限管理，都能夠更高效的完成，工作時(shí)間相對以往有了大幅縮減，這便使得管理人員的工作壓力得到了極大程度的環(huán)節(jié)，但是前提是必須要保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能完善，運(yùn)行正常，這需要企業(yè)提起充分的重視，去對系統(tǒng)進(jìn)行改革[1]。

1.3 縮減管理成本

以往的檔案管理工作體系下，紙質(zhì)檔案材料成本、人力成本、儲(chǔ)存空間的成本，都是必要的支出，這些成本的支出，顯然會(huì)讓企業(yè)的運(yùn)營壓力越來越大，影響著企業(yè)的利益。而在數(shù)字化的檔案管理趨勢下，數(shù)字檔案逐步代替紙質(zhì)檔案，這會(huì)讓檔案材料的使用量大幅縮減，除此以外，隨著檔案管理工作量的不斷縮減，檔案工作人員的人力成本也會(huì)得到大幅縮減，這樣的局面顯然有利于檔案相關(guān)企業(yè)的未來發(fā)展。

2 數(shù)字檔案的特點(diǎn)

2.1 無紙化特點(diǎn)

無紙化簡單來說便是擺脫紙質(zhì)形式的局限，以上亦有所提及，紙質(zhì)的檔案，在其管理與儲(chǔ)存過程中對空間利用有很高的要求，但是新的檔案不斷建檔，以往的檔案亦不可隨意丟棄，所以便需要不斷拓展儲(chǔ)存空間。不僅如此，為了確保紙質(zhì)檔案的長久保存，對于紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存室的環(huán)境要求也要更高，對室內(nèi)通風(fēng)條件必須要進(jìn)行更嚴(yán)格的控制，確保溫度適宜、空氣干燥，這樣才能避免檔案因外界環(huán)境要素影響而產(chǎn)生變質(zhì)、字跡模糊等問題。而且隨著儲(chǔ)存時(shí)間越來越長，部分年代久遠(yuǎn)的檔案在取用及搬運(yùn)的過程中更容易出現(xiàn)無法規(guī)避的破損問題，包含重要信息的重要檔案，一旦出現(xiàn)破損，損失是十分重大的。而數(shù)字檔案的無紙化形式便能夠完全解決這些問題，大數(shù)據(jù)趨勢下，信息平臺(tái)上的檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資料顯然是實(shí)體存儲(chǔ)室的許多倍，甚至是以往的實(shí)體儲(chǔ)存形式所無法比擬的，而且只要信息平臺(tái)存在，檔案資料便永遠(yuǎn)不會(huì)過期或是變質(zhì)，可見數(shù)字檔案的這一特點(diǎn)，其優(yōu)勢是十分明確的。

2.2 量化特點(diǎn)

數(shù)字化的檔案，簡單來說是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容以數(shù)據(jù)形式儲(chǔ)存在信息平臺(tái)上，一臺(tái)普通的計(jì)算機(jī)，其內(nèi)存普遍是在200GB以上，而網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的儲(chǔ)存空間更能以TB為單位去計(jì)算，而1TB=1024GB，即是說其能夠儲(chǔ)存的數(shù)字檔案數(shù)量，要遠(yuǎn)大于標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室許多倍，而且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的儲(chǔ)存量還會(huì)一再提升，這就意味著以往需要依靠一間或是多間儲(chǔ)存室去儲(chǔ)存的檔案資料，現(xiàn)在只需要利用一臺(tái)電腦便能夠去儲(chǔ)存管理。

2.3 可共享化特點(diǎn)

信息的傳輸效率，決定著整體的管理效率，檔案管理工作更是如此，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，在需要調(diào)用檔案時(shí)，必須要從實(shí)體檔案庫去調(diào)取，而且如果是要調(diào)用異地資料，便需要通過快遞運(yùn)輸?shù)男问饺ネ瓿桑@顯然影響了管理效率。而借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，卻能夠更快的完成信息資源共享，甚至可以完成實(shí)時(shí)的信息還傳送。相關(guān)管理人員在對檔案資料進(jìn)行查詢、調(diào)用與傳輸時(shí)，不必再去到實(shí)體儲(chǔ)存室，在網(wǎng)絡(luò)上便可完成相關(guān)流程，此外對異地檔案資料的調(diào)取也能隨時(shí)完成，這是極大的優(yōu)勢。除此之外，在需要將資料同時(shí)分享給多人時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)顯然也是最佳選擇。利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將多個(gè)數(shù)字檔案室相互關(guān)聯(lián)起來，能夠?qū)崿F(xiàn)多方之間的檔案信息快速互通[2]。

3 信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)

3.1 完善硬件設(shè)施管理

數(shù)字檔案管理需要借助信息設(shè)備去完成，而信息設(shè)備的性能，決定著數(shù)字檔案管理的效率及質(zhì)量。運(yùn)行穩(wěn)定、能夠兼容先進(jìn)的管理程序、易于備份、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大且能夠長久運(yùn)行是重要的基礎(chǔ)條件。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期檢測內(nèi)部檔案管理硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在運(yùn)行問題時(shí)必須要及時(shí)進(jìn)行徹底的排查，發(fā)現(xiàn)問題所在并及時(shí)進(jìn)行處理。如果設(shè)備陳舊，已經(jīng)無法滿足管理需求，必須要及時(shí)更新，如果內(nèi)部硬件出現(xiàn)了問題，在能夠維修的情況下應(yīng)及時(shí)修繕，如果已經(jīng)無法修繕同樣要及時(shí)更換，以確保其正常運(yùn)行。此外必須要確保即時(shí)備份機(jī)能的正常運(yùn)行，即是要確保能在不同的硬件設(shè)備上對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取，這是數(shù)字檔案管理的重要條件。

3.2 提高數(shù)字檔案信息的安全性

安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，是落實(shí)數(shù)字檔案管理工作的基礎(chǔ)要求，為了避免用網(wǎng)安全遭受威脅，相關(guān)部門及人員必須要認(rèn)真落實(shí)技術(shù)改革工作，為了確保安全，首先必須要了解到安全管理程序的重要性，目前我國網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可免費(fèi)下載的安全管理程序，其安保功能過于有限，要真正確保系統(tǒng)安全，首先必須要從正規(guī)的渠道，購入專業(yè)版的病毒管理程序，才能盡可能避免不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取相關(guān)的檔案資料。

3.3 積極革新技術(shù)

數(shù)字檔案管理工作通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)去完成，為了確保檔案的建檔、存儲(chǔ)、調(diào)用及傳輸效率更高，企業(yè)便必須要積極的對數(shù)字化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行積極的優(yōu)化，對于不同部門、不同崗位、不同類型的檔案應(yīng)當(dāng)建立起更精細(xì)的分支，這樣一來在查找檔案時(shí)，才會(huì)有更明確的路徑，除此以外，還要對系統(tǒng)的權(quán)限管理功能進(jìn)行完善，針對不同的檔案，設(shè)置不同的保密等級，設(shè)置可操作權(quán)限，這樣會(huì)讓檔案管理更具針對性，更加安全。簡而言之，隨著社會(huì)趨勢的不斷變化，對于數(shù)字檔案管理工作的要求也會(huì)越來越高，只有積極改革，才能滿足相應(yīng)的行業(yè)要求[3]。

4 結(jié)語

數(shù)字檔案管理工作是社會(huì)企業(yè)管理工作中的必要一環(huán)，為了這項(xiàng)工作的確切落實(shí)，確保工作質(zhì)量與效率，企業(yè)需要依據(jù)實(shí)際的檔案管理工作需求，對相關(guān)技術(shù)及相關(guān)人員隊(duì)伍的個(gè)人素養(yǎng)進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作的效率更高，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2] 查娜.信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：169，179.

[3] 張光輝.信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：174.