電大開放教育教學(xué)檔案管理探析

潘葦

內(nèi)容摘 要：教學(xué)模式、管理方式不同決定了電大開放教育教學(xué)檔案管理的特殊性。基層電大教學(xué)檔案管理存在漠視教學(xué)檔案建設(shè)的重要性、忽視管理制度建設(shè)、管理模式傳統(tǒng)、管理隊伍素質(zhì)不高等問題?；鶎与姶笠叨戎匾暯虒W(xué)檔案建設(shè)和管理、要加快教學(xué)檔案信息化建設(shè)、要強化教學(xué)檔案隊伍建設(shè)、要確保教學(xué)檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：電大 開放教育 教學(xué)檔案 問題 舉措

教學(xué)檔案管理像一面鏡子，反映著學(xué)校的教學(xué)管理水平，也反映著教學(xué)工作的秩序和質(zhì)量。如何對開放教育教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理是基層電大面臨的一項重要課題。

一、電大開放教育教學(xué)檔案管理的特殊性

（一）教學(xué)模式不同決定了電大開放教育教學(xué)檔案管理的特殊性

電大開放教育的教學(xué)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為主要手段，以網(wǎng)絡(luò)作為載體進(jìn)行的遠(yuǎn)程、開放的教學(xué)。這種教學(xué)模式在教學(xué)管理和課程學(xué)習(xí)資源方面形成了大量的檔案資源，它包括：文字教材、音像教材、CAI課件以及網(wǎng)上輔導(dǎo)和教學(xué)信息、直播課堂等，其中有以紙質(zhì)為媒介也有以電子文本為媒介的載體形式。其特殊性就是借助于先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，把教學(xué)檔案內(nèi)容擴大化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

（二）管理方式不同決定了電大開放教育教學(xué)檔案管理的特殊性

電大開放教育教學(xué)檔案管理有著方法和技術(shù)上的不同。遠(yuǎn)程開放教育過程中形成的大量的以電子文本為媒介的載體形式，它必須借助先進(jìn)的技術(shù)和儀器設(shè)備，經(jīng)過系統(tǒng)的整理、鑒別、分類、立卷才能形成電子文本檔案。整理這樣的特殊檔案，必須遵循載體使用的特點和規(guī)律，在進(jìn)行分類、分工、整理、立卷中，采用先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，對聲像、CAI課件、VCD光盤等檔案進(jìn)行管理和保護。

二、電大開放教育教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）漠視教學(xué)檔案建設(shè)的重要性

電大尤其是基層電大對教學(xué)檔案的建設(shè)還沒有列入建設(shè)事項。在日常教學(xué)管理工作中，基層電大在教務(wù)管理工作中也還存在檔案意識不強的問題，教學(xué)管理過程中重工作推進(jìn)，而忽視對工作進(jìn)程中的檔案建設(shè)。由于教學(xué)檔案發(fā)揮的作用是滯后的，沒有立竿見影的效果，從而導(dǎo)致很多教學(xué)資料料收集不及時，文件材料沒有及時歸檔， 造成檔案殘缺不全的現(xiàn)象。

（二）忽視教學(xué)檔案管理制度建設(shè)

由于基層電大正在向開放大學(xué)轉(zhuǎn)型，從教學(xué)到管理都還在“摸著石頭過河”，因此對基層電大開放教育建設(shè)形成的檔案收集的范圍、內(nèi)容以及管理的要求，都還待深入研究，教學(xué)檔案管理制度幾乎一片空白。這就要求基層電大要與時俱進(jìn)的修訂原來的檔案管理制度，制定開放教育的文件材料歸檔范圍及管理辦法，使基層電大向開放大學(xué)轉(zhuǎn)型一開始就最大限度保持開放大學(xué)檔案的完整性和真實性。

（三）教學(xué)檔案管理模式傳統(tǒng)

目前，大部分基層電大遠(yuǎn)并未真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案管理很多操作還是采取人工進(jìn)行，以數(shù)字化為依托，進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)牟欢?，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案工作技術(shù)落后，檔案利用率不高，不能完全適應(yīng)開放大學(xué)建設(shè)和發(fā)展

需要。

（四）教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)不高

基層電大教學(xué)檔案管理人員幾乎都是兼職，沒有檔案專業(yè)知識的儲備，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄，對檔案管理工作精力投入有限，嚴(yán)重制約了基層電大的檔案管理水平。

三、基層電大開放教育教學(xué)檔案建設(shè)和管理探究

（一）高度重視開放教育教學(xué)檔案建設(shè)和管理

在教學(xué)管理工作中要加強對教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作重要性的認(rèn)識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的地位；要健全和完善檔案管理的規(guī)章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞等方面的流程管理和制度細(xì)則，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化軌道。

（二） 加快開放教育教學(xué)檔案信息化建設(shè)

加快開放教育教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案電子化，采用更為先進(jìn)的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化、數(shù)字化的管理。利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給校內(nèi)基層電大工作站，提高教學(xué)檔案利用率，提高服務(wù)水平，最大限度發(fā)揮教學(xué)檔案信息的價值。

（三） 強化開放教育教學(xué)檔案隊伍建設(shè)

教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作搞得好不好 ，檔案隊伍建設(shè)是關(guān)鍵。這就要求基層電大應(yīng)配備一支政治上可靠、業(yè)務(wù)上過硬，具有相應(yīng)的文化水平和一定專業(yè)知識且熟悉開放教育教學(xué)與管理的人員從事教學(xué)檔案工作，并保持教學(xué)檔案人員的相對

穩(wěn)定。

（四） 確保開放教育教學(xué)檔案的安全性

現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，開放教育的檔案信息具有共享性、開放性、遠(yuǎn)程性，這就決定了開放教育的教學(xué)檔案信息安全的脆弱性。黑客攻擊、病毒侵襲、管理不善、技術(shù)落后以及安全意識淡薄等，無時無刻不威脅著檔案的原始記錄性，無時無刻不影響著檔案信息憑證作用的發(fā)揮。因此，要采取有力措施確保基層電大開放教育教學(xué)檔案信息的絕對安全。

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基金項目：該論文是銅仁廣播電視大學(xué)“十三五”規(guī)劃2017年科研課題《基層開放大學(xué)教學(xué)檔案建設(shè)研究》（課題編號：2017XZ002號）階段性研究成果。