新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

趙艷麗

【摘要】醫(yī)療信息化、檔案資料的多媒體化、醫(yī)療數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)化、辦公的自動(dòng)化，這些變化都給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本研究分析了在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中普遍存在的領(lǐng)導(dǎo)重視不足、管理人員水平較低、軟硬件配置不夠、管理理念滯后等問(wèn)題，提出了通過(guò)轉(zhuǎn)變管理人員意識(shí)、改善管理人員水平、健全管理制度和加強(qiáng)信息化管理等途徑應(yīng)對(duì)新時(shí)期醫(yī)院的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271

【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A

【文章編號(hào)】1005-0019（2018）09-276-01

醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富、范圍廣泛，種類多、數(shù)量大，囊括了病歷、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、人事檔案、文書檔案以及科學(xué)研究成果等。并且隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案信息的范圍也越來(lái)越廣，涉及到醫(yī)院影像、B 超、病歷檔案、患者健康檔案等醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)也包括醫(yī)院行政辦公郵件、超文本標(biāo)記語(yǔ)言、報(bào)表、資源等數(shù)據(jù)。這些檔案一方面記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程、發(fā)展軌跡、發(fā)展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫(yī)療、科研和教學(xué)工作的成果，是醫(yī)院醫(yī)療工作以及醫(yī)療工作研究者的重要參考數(shù)據(jù)，故醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展舉足輕重。鑒于此，醫(yī)院應(yīng)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作包括兩大類，分別為醫(yī)療檔案管理與醫(yī)院行政檔案管理。其中醫(yī)療檔案管理的工作內(nèi)容主要包括記錄和整理醫(yī)院日常的醫(yī)療服務(wù)工作，而行政檔案管理工作涉及的范圍比較繁多，比如醫(yī)院發(fā)展、行政、建設(shè)、綠化、裝修、設(shè)備運(yùn)行、水電氣、清潔等。

一、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1檔案管理在醫(yī)院管理中屬于弱勢(shì)業(yè)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)重視不足。

正如前文提及的那樣，醫(yī)院檔案一方面記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程、發(fā)展軌跡、發(fā)展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫(yī)療、科研和教學(xué)工作的成果，是醫(yī)院醫(yī)療工作以及醫(yī)療工作研究者的重要參考數(shù)據(jù)，因此，醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展舉足輕重。但是檔案管理作為醫(yī)院行政管理的一個(gè)分支，在醫(yī)院行政管理里中的排序靠后。對(duì)于醫(yī)院而言，其第一要?jiǎng)?wù)是醫(yī)療服務(wù)，如何能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平而取得更好的社會(huì)效益是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)最為重視的業(yè)務(wù)；其次為醫(yī)院的科研、教學(xué)工作，行政管理排名靠后，而在行政管理中的檔案管理更容易被忽視。在實(shí)際工作過(guò)程中，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此不夠重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部在安排醫(yī)院議事日程或進(jìn)行醫(yī)院醫(yī)療的規(guī)劃工作過(guò)程中，總是忽略了檔案管理，以至于醫(yī)院的檔案管理工作總是因缺乏指導(dǎo)，人力資源配備不足。

2專業(yè)的檔案管理人員嚴(yán)重缺乏。

檔案管理工作是醫(yī)院眾多工作的一部分，不屬于主流業(yè)務(wù)，但是檔案管理作為一項(xiàng)工作具有其專業(yè)性的特點(diǎn)，需要有專業(yè)的人員來(lái)負(fù)責(zé)。但是由于醫(yī)院招聘和編制數(shù)量限制的原因，檔案管理人員配置不足或者由其他崗位的人員兼職，缺乏系統(tǒng)的檔案管理的培訓(xùn)，檔案管理質(zhì)量和水平也會(huì)達(dá)不到合格的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理專業(yè)人員的缺乏很難保證業(yè)務(wù)的開展，更難以做好檔案管理工作。更深一步地講，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，醫(yī)院在人員崗位設(shè)置方面特別是對(duì)于檔案管理人員的準(zhǔn)入機(jī)制和崗位設(shè)置方面沒(méi)有明確的規(guī)劃，也沒(méi)有界定檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，這樣就很難招聘和聘用適合檔案管理工作的專業(yè)人員。

3醫(yī)院尚未提供保證檔案管理工作開展所需的各類軟、硬件。

當(dāng)前，很多醫(yī)院檔案管理制度不完善，有的醫(yī)院甚至尚未建立檔案管理制度。由于重視程度不夠，在檔案管理工作過(guò)程中，部分醫(yī)院沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況成立專門的負(fù)責(zé)小組實(shí)施檔案管理工作或者缺乏明確的職責(zé)分工。其次，由于缺少了科學(xué)且合理的崗位制度，檔案管理人員“力不從心”，難以以一己之力扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的局面，更沒(méi)有依據(jù)可執(zhí)行檔案管理的要求。此外，由于缺少了考核制度與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員工作時(shí)，就會(huì)比較隨意，這些制度和標(biāo)準(zhǔn)的缺失，就會(huì)使得檔案管理人員在工作中缺乏依據(jù)，難以約束自己，無(wú)法達(dá)到相關(guān)的要求；他們也會(huì)因?yàn)楠?jiǎng)懲制度的缺失而缺乏激勵(lì)。

4新時(shí)代帶來(lái)了新的情況，醫(yī)院檔案管理理念滯后。

在現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)背景中，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)越來(lái)越趨于成熟，而醫(yī)院也開始出現(xiàn)大量的電子文件，醫(yī)療行業(yè)已經(jīng)成為一個(gè)信息高度密集的行業(yè)，也是一個(gè)高度依賴信息處理的行業(yè)。信息化已經(jīng)不是趨勢(shì)，而是現(xiàn)實(shí)。信息化中大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的智能化、個(gè)性化與精品化提供支持工具。利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，可以全方位實(shí)現(xiàn)檔案信息智能檢索服務(wù)、檔案信息定制與定題服務(wù)、檔案信息決策服務(wù)、檔案信息跟蹤與推送服務(wù)。醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化與現(xiàn)代化已成為大勢(shì)所趨，以電子病歷為代表的現(xiàn)代化手段已廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理中，醫(yī)院信息化的成就會(huì)倒逼醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院信息化不可阻擋的進(jìn)程，醫(yī)院檔案管理則固步自封，沒(méi)有做好醫(yī)院檔案管理信息化的準(zhǔn)備，無(wú)論是在管理理念還是在準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)方面都嚴(yán)重滯后。

二、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

1強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)。

檔案管理工作是醫(yī)院歷史的傳承、信息的存儲(chǔ)，是醫(yī)院中藥的資產(chǎn)。所以，無(wú)論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員還是醫(yī)院的職工，都應(yīng)當(dāng)從上至下，樹立檔案信息是無(wú)形資產(chǎn)，是醫(yī)院中藥的戰(zhàn)略資源的理念。醫(yī)院管理者更是要在思想上提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)；從醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展的高度，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作列入醫(yī)院管理重要的組成部分，建章立制，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)主管部門，明確責(zé)任分工，動(dòng)員各科室積極啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)，并不斷向前推進(jìn)。在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)醫(yī)院檔案管理展開嚴(yán)格、規(guī)范化的管理，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，借助醫(yī)院的信息化建設(shè)，在醫(yī)院的系統(tǒng)中增加檔案管理的子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

2多種手段提高檔案管理人員的水平。

就現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，檔案管理人員年齡較大、缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)的管理技能等問(wèn)題，醫(yī)院可以通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理專業(yè)人才，來(lái)提高醫(yī)院的檔案管理水平，加大高素質(zhì)、專業(yè)型檔案管理人才的引進(jìn)力度。在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院還需要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際管理水平，對(duì)檔案管理人員開展針對(duì)性的檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)管理技術(shù)等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)的管理技能；同時(shí)設(shè)置專門的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，估計(jì)檔案管理人員走出去，多學(xué)習(xí)，借鑒其他醫(yī)院的先進(jìn)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。

3健全檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系。

好的制度是工作開展的重要保障，在檔案管理工作也應(yīng)如此。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)綜合調(diào)查研究當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，同時(shí)借鑒其他醫(yī)院先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和制度，建立健全醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院通過(guò)構(gòu)建科學(xué)、完善、符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理制度，將有助于醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，有效提高醫(yī)院檔案管理水平。同時(shí)，檔案管理制度制定后應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)行執(zhí)行，確保制度的效力。為了能夠更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理的新要求，醫(yī)院定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷的改革和完善，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度，開展針對(duì)性較強(qiáng)的管理工作，保證醫(yī)院檔案工作持續(xù)完善開展。此外，還必須將檔案管理工作和科室的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲聯(lián)系起來(lái)，明確要求科室領(lǐng)導(dǎo)要要清楚本科室檔案管理的具體工作要求和內(nèi)容，使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

4加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)如火如荼，門診系統(tǒng)、住院系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、物質(zhì)采購(gòu)系統(tǒng)等等，一個(gè)個(gè)系統(tǒng)相繼成立整理，使得醫(yī)院逐步邁入信息化階段。借此之機(jī)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過(guò)去陳舊的檔案管理方式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極將信息化和互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作中。最直接有效的方式，就是醫(yī)院加大對(duì)檔案管理工作的財(cái)力投入力度，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供有力的資金支持，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，借助醫(yī)院的信息化建設(shè)，在醫(yī)院的系統(tǒng)中增加檔案管理的子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

5檔案管理的信息化建設(shè)需要重視多媒體技術(shù)的應(yīng)用。

多媒體技術(shù)是醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化的基礎(chǔ)。把多媒體技術(shù)應(yīng)到檔案信息化建設(shè)中，能夠把多媒體的接受度高、傳播迅速、直觀性強(qiáng)、信息量大等優(yōu)點(diǎn)充分地發(fā)揮出來(lái)，通過(guò)將檔案材料進(jìn)行多媒體化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以將檔案管理工作中的一些流程和操作步驟進(jìn)行簡(jiǎn)化，一方面檔案管理人員能夠方便地進(jìn)行檔案的整理歸檔和存儲(chǔ)等，另一方面也能夠使其他用戶更加方便地查閱和維護(hù)檔案信息；此外，通過(guò)多媒體技術(shù)也減少了檔案信息管理的工作量，節(jié)省了檔案信息的存儲(chǔ)空間，使檔案信息化管理的質(zhì)量和效率都得到了提高。

因此，醫(yī)院檔案管理工作必須順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展方向，針對(duì)醫(yī)院的實(shí)際情況，全面落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效化、信息化、自動(dòng)化，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提升，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步。

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