醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進程經驗分析

文俊

摘 要：近年來，在信息化時代背景的影響下，醫(yī)院已逐漸意識到數(shù)字化進程的重要性，并對醫(yī)院內的綜合檔案管理開始實施數(shù)字化管理，以此方便醫(yī)護人員對醫(yī)院內的綜合檔案進行使用。因此，本文針對醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化進程經驗進行分析，促使醫(yī)院綜合檔案管理可以與時俱進，使醫(yī)院的管理水平得到進一步的發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理

隨著我國科學技術的不斷發(fā)展進步，信息化時代的來臨，越來越多的信息化產品得到廣大群眾的喜愛，并將其廣泛的應用到生活和生產中。因此，醫(yī)院也要有自己清晰地認知度，明確在當今科學技術發(fā)展的新時代，要想提高醫(yī)院的工作效率和綜合管理質量，就要合理利用信息數(shù)字化管理。

1 醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的含義

一般情況下，將醫(yī)院成立初期至醫(yī)院發(fā)展至今的整個過程所涉及到的一系列相關文件檔案、會計檔案以及一些科研檔案等進行實時記錄、整理、存檔以及保管等，上述的行為稱之為醫(yī)院綜合檔案管理。而利用先進的信息技術對這些檔案進行數(shù)據掃描、整理和存儲，使其轉化為一種分類明確、排列有序的結構性信息管理庫，是綜合檔案能夠最大化的發(fā)揮其自身的有效性和及時性，并且在一定范圍程度內，可以達到資源共享的行為統(tǒng)稱為醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化管理。

2 醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理的重要意義

醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理，不僅可將復雜化的綜合檔案資源以簡化的方式被應用，還將傳統(tǒng)檔案管理模式中的時間和空間限制打破，使其發(fā)揮最大的優(yōu)勢，并且在查閱檔案資源時，還可按照自己的需求對綜合檔案進行排序，以此來提高檔案的使用率及查準率。近年來，由于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)一直處于改革的進步階段，為各大醫(yī)院提供相應的數(shù)字化建設政策。同時，在新信息技術飛速發(fā)展的影響下，大多數(shù)醫(yī)院已經開始采用新型的信息系統(tǒng)對醫(yī)院進行全方位的操作管理，數(shù)字化管理模式已在慢慢的取代傳統(tǒng)的管理運作模式，以此提高醫(yī)院的醫(yī)療服務水平。由于醫(yī)院不斷引進新型的信息化系統(tǒng)，加快醫(yī)院的數(shù)字化管理進程，而傳統(tǒng)紙質形式的醫(yī)院綜合檔案資源已經無法滿足醫(yī)院工作正常開展的需求。故而，醫(yī)院綜合檔案應選擇適宜的數(shù)字化進程對其進行管理，這樣不僅可以對醫(yī)院的綜合檔案進行優(yōu)化，也可以滿足醫(yī)院實施數(shù)字化建設的客觀要求。

3 醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進程實施的困難點

3.1 醫(yī)院檔案管理人員的思想觀念比較落后

對于醫(yī)院綜合檔案傳統(tǒng)的管理方法而言，主要是以紙質形式將信息資料進行記錄，后分類歸檔、整理以及對信息資料進行保管，并在人們有需要使用資料的情況下，管理人員只需將使用者想借閱的資料有關信息告知或者幫助使用人找到借閱資料即可，但是數(shù)字化技術管理相對來說就顯得比較復雜，它主要是借助計算機以及一些相關的設備將綜合檔案轉化為電子文檔形式，在使用者進行借閱使用時，管理人員需要時不時地對其進行幫助，并且還要不定時的對計算機和相關設備進行必要的系統(tǒng)更新，避免系統(tǒng)等級過低，影響電子文檔無法使用查閱的情況出現(xiàn)，保證電子文檔的可行性。由于數(shù)字化進程管理自身的原因，管理人員仍在使用傳統(tǒng)的管理方式，造成數(shù)字化技術無法得到實施。

3.2 檔案數(shù)字化進程管理實施導致管理人員職能分工產生沖突

對于醫(yī)院綜合檔案管理工作的傳統(tǒng)管理方式來說，主要分為文件管理和檔案管理兩個部分，文件管理主要是負責文件歸檔前的搜集資料、處理整合以及使用，而檔案管理工作主要是對歸檔后的文件進行保存和使用等，二者互不相干，各有各的職能。傳統(tǒng)的管理方法一直存在一個嚴重的弊端，那就是由于檔案管理人員并未參與前期文件搜集處理工作當中，致使管理人員對保存文件的價值性無法進行有效判斷，對綜合文檔無法實施統(tǒng)一管理。而數(shù)字化管理將二者相結合，完成綜合檔案管理工作。這樣就導致實施數(shù)字化管理工作比較困難，大大影響數(shù)字化管理的廣泛應用。

3.3 管理人員綜合素質比較低，無法適應數(shù)字化管理進程

對于綜合檔案管理數(shù)字化進程，需要依靠計算機軟硬件的使用才可以進行，同時，我國為了數(shù)字化管理進程能夠得到健康有序發(fā)展，針對電子檔案的整理工作、鑒定、檢查以及檔案使用的有效性和安全性等進行明確規(guī)定，確保綜合檔案管理從根本操作形式上有所改變、另外，醫(yī)院相關管理人員在錄用檔案管理人員是，常常會忽略管理人員的素質，致使管理人員的專業(yè)水平、相關的管理知識以及計算機的相關操作應用技術等比較低，阻礙數(shù)字化管理里應用的進一步使用。

4 醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理的有效措施

4.1 明確醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進程的重要性

作為醫(yī)院的領導者，要明確綜合檔案管理數(shù)字化進程的重要性，不要簡單的認為綜合檔案管理就是將信息資料保存即可。要明確知曉，若想醫(yī)院在未來的發(fā)展道路上走的更遠更長，這些綜合檔案就是發(fā)展的堅強后盾，因此，要不斷對管理人員進行監(jiān)督，提高管理人員的工作態(tài)度，促使數(shù)字化管理進程得到落實應用。

4.2 對各部門信息子系統(tǒng)進行合理整合

醫(yī)院為提高自身高效、統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息，并且保證其高質的使用效率，醫(yī)院選擇采用數(shù)字化管理，但為了能夠更好的為使用者提供快捷的信息服務，醫(yī)院還應該對各部門的信息子系統(tǒng)進行整合，將檔案文件進行歸納、整理，最終匯總到醫(yī)院的總信息平臺之上。

4.3 對醫(yī)院綜合檔案的管理人員進行相應的技術培訓

醫(yī)院綜合檔案一旦采用數(shù)字化管理，其要求檔案管理人員的綜合素質要求比較高。作為數(shù)字化進程管理人員，不僅能夠使用計算機對電子文檔資料進行整理、存檔以及管理等工作內容，還需要管理人員能夠利用計算機進行一些比較特殊的操作。因此，醫(yī)院要對檔案管理人員的計算機熟練程度進行了解，并且不定期的對其進行相應的培訓，提高管理人員的綜合蘇子能力以及信息化幾首，為醫(yī)院綜合檔案管理事業(yè)獻出一份貢獻。

4.4 制定相應的醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理制度并且完善

對于醫(yī)院綜合檔案信息來說，其涉及的內容比較廣，部門比較多，所以利用計算機設備轉化形成的數(shù)字化文檔均會呈現(xiàn)在醫(yī)院所有部門的子系統(tǒng)上，在一定程度上影響相應部門的使用效率。故而，要根據各部門的職能對綜合檔案進行分類整理，是檔案信息得到完善優(yōu)化，促使數(shù)字化管理具體落實到位，實際應用到工作中。

5 結束語

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化進程管理，不僅是因為科學技術的發(fā)展進步和社會發(fā)展趨勢的影響，也是醫(yī)院能夠實現(xiàn)數(shù)字化建設的客觀要求，是醫(yī)院提高醫(yī)療服務水平的有效措施。故而，醫(yī)院相關部門應結合醫(yī)院自身的實際情況以及社會的發(fā)展需求，制定合理的計劃，引進新型信息系統(tǒng)，保障醫(yī)院各項事務能夠得到全面快速的發(fā)展。

參考文獻

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