加強(qiáng)財(cái)政部門電子公文管理的對(duì)策研究

吳蓉

[摘 要]為適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，財(cái)政部門的電子公文管理過程中需要完善電子公文管理系統(tǒng)，創(chuàng)新電子公文管理方式，在發(fā)展中從以往的傳統(tǒng)電子公文管理活動(dòng)中借鑒有效的經(jīng)驗(yàn)，不斷提高電子公文管理的效率和質(zhì)量。本文主要以財(cái)政部門電子公文管理為研究對(duì)象，通過分析當(dāng)前財(cái)政部門電子公文管理中存在的問題，提出未來電子公文管理的發(fā)展方向。

[關(guān)鍵詞]財(cái)政部門；電子公文；管理；協(xié)同辦公

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.068

[中圖分類號(hào)]D631.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-0-02

1 財(cái)政部門電子公文管理的現(xiàn)狀

以往財(cái)政部門進(jìn)行電子公文管理的過程中應(yīng)用老套的管理方法和管理理念，已無法滿足新時(shí)期對(duì)于政府公文管理的新要求。所以為了順應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的客觀需要和時(shí)代的要求，財(cái)政部門在電子公文管理的過程中需要不斷完善和改進(jìn)電子公文管理系統(tǒng)，并積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)電子公文管理的改革和發(fā)展。目前，財(cái)政局辦公自動(dòng)化使用的是市政府辦公室統(tǒng)一開發(fā)推廣的“協(xié)同辦公系統(tǒng)”，該系統(tǒng)已使用近8年。因技術(shù)落后，性能老化，市政府辦已于2017年下半年通過招標(biāo)重新開發(fā)研制了新的“協(xié)同辦公系統(tǒng)”，現(xiàn)在新系統(tǒng)已進(jìn)入試運(yùn)行階段。通過一段時(shí)間的測試和試運(yùn)行工作，發(fā)現(xiàn)新系統(tǒng)雖然采用了高平臺(tái)和新技術(shù)，在安全認(rèn)證、各單位文件交換等方面進(jìn)行了優(yōu)化和提升。但是由于開發(fā)時(shí)間較短以及各單位內(nèi)部需求差異，新系統(tǒng)在單位內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)及辦公自動(dòng)化方面，只是設(shè)計(jì)了相對(duì)簡單的標(biāo)準(zhǔn)化功能，沒有進(jìn)行個(gè)性化定制以及功能延伸拓展。而且省財(cái)政系統(tǒng)中的文件一部分是通過郵寄紙質(zhì)文件的方式傳遞，再人工掃描錄入系統(tǒng)，另一部分是在省財(cái)政廳公文交換系統(tǒng)中簽收，再手工導(dǎo)入公文辦公系統(tǒng)。

2 財(cái)政部門電子公文管理中存在的問題

2.1 電子公文辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)相脫節(jié)

在財(cái)政部門電子公文管理的過程中，電子公文辦公系統(tǒng)沒有和檔案系統(tǒng)相對(duì)接，這是財(cái)政部門公文管理中多年未能解決的老問題。電子文件系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，文件一般存儲(chǔ)在電子文件系統(tǒng)中，但這些文件雖然在辦公系統(tǒng)里存在但不能在檔案系統(tǒng)里使用，在進(jìn)行文件歸檔時(shí)，文書或檔案員要重復(fù)掃描登記，造成工作量加大，影響工作的效率。電子公文辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了一部分工作的重復(fù)和浪費(fèi)，是未來財(cái)政部門進(jìn)行電子公文系統(tǒng)改革和完善中需要改進(jìn)的部分。

2.2 電子公文辦公管理缺乏個(gè)性化設(shè)計(jì)

市政府辦公室所推行的新系統(tǒng)在公文管理的過程中十分注重政府和部門之間公文的收發(fā)、交換功能，滿足了政府中不同部門之間文件流通的需要，政府與部門之間的交流得到強(qiáng)化。但是協(xié)同辦公系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中對(duì)部門單位內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)、傳閱、處理的功能設(shè)計(jì)比較薄弱，部門內(nèi)部之間的文件流轉(zhuǎn)工作受到抑制。不同部門對(duì)于電子文件管理有不同的需求，但是協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有根據(jù)單位性質(zhì)進(jìn)行個(gè)性設(shè)計(jì)，在實(shí)際使用過程中會(huì)出現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)不流暢的問題，從而會(huì)影響部門的文件處理效率。

2.3 部門內(nèi)部電子公文流轉(zhuǎn)流程復(fù)雜

協(xié)同辦公系統(tǒng)的建立對(duì)于有利于保障電子公文的安全，在電子公文的傳輸過程中，每個(gè)單位只配備一個(gè)密鑰，只有使用密鑰才能進(jìn)行公文批閱、流轉(zhuǎn)，沒有密鑰不僅不能進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)而且都不能登錄新系統(tǒng)，通過這種方式保證了文件傳輸?shù)陌踩裕瑫r(shí)帶來了文件流轉(zhuǎn)的復(fù)雜性，目前只能在新系統(tǒng)上收文再傳輸?shù)脚f系統(tǒng)中進(jìn)行內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)，給工作帶來了極大不便，影響了工作效率。而且目前省財(cái)政廳仍然延用舊的公文辦公系統(tǒng)，這套系統(tǒng)沒有和公文辦公系統(tǒng)相銜接，只有極少部分的文件從該系統(tǒng)中傳輸，與省財(cái)政文件對(duì)接的流程比較復(fù)雜。

2.4 電子公文管理缺乏規(guī)范性

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和使用使政府部門之間可以進(jìn)行更暢通的交流，部門之間以及部門內(nèi)部的信息流動(dòng)速度也逐步加快，電子公文傳輸日益頻繁，需要對(duì)政府部門的電子公文管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。但是當(dāng)前政府部門以及部門內(nèi)部的電子公文管理中的行政管理缺乏規(guī)范性，沒有必要的制度和規(guī)范約束，可能造成電子公文管理工作各環(huán)節(jié)的銜接出現(xiàn)問題，影響部門之間的溝通和聯(lián)系。在這種情況下，由于電子公文管理缺乏規(guī)范性容易出現(xiàn)很多問題，這些問題會(huì)影響電子公文處理和整合的效率。

3 加強(qiáng)財(cái)政部門電子公文管理的對(duì)策

3.1 電子公文辦公管理進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公系統(tǒng)滿足了政府和部門之間電子公文的收發(fā)、交換功能，文件的流通速度和途徑更加便捷，政府與部門之間的交流得到強(qiáng)化。同時(shí)需要加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)在部門單位內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)功能，使部門內(nèi)部的電子公文可以在系統(tǒng)上進(jìn)行傳遞，并根據(jù)不同部門對(duì)電子文件管理的不同需求，對(duì)電子公文辦公管理進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，符合部門單位的性質(zhì)及要求，從而不斷提高部門的電子文件處理效率。

3.2 簡化部門內(nèi)部電子公文流轉(zhuǎn)流程

協(xié)同辦公系統(tǒng)的建立提高了電子公文管理的安全性，但同時(shí)帶來了文件流轉(zhuǎn)的復(fù)雜性，每個(gè)部門都有唯一登錄系統(tǒng)的密鑰，通過完善技術(shù)在協(xié)同系統(tǒng)中設(shè)立部門板塊，進(jìn)入系統(tǒng)之后可以進(jìn)行本部門的文件瀏覽和下載，方便部門內(nèi)部的電子公文流轉(zhuǎn)。同時(shí)，省財(cái)政廳應(yīng)該與市財(cái)政局的公文辦公系統(tǒng)相銜接，通過公文辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件傳達(dá)，減少使用傳統(tǒng)的郵寄方式，這樣既可以節(jié)約行政開支，又可以方便文件流轉(zhuǎn)。

3.3 對(duì)接電子公文辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)

電子文件管理需要在預(yù)設(shè)好整體流程的基礎(chǔ)上開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，通過開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)滿足流程設(shè)計(jì)中的各項(xiàng)要求，實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期的全程管理和監(jiān)控措施。電子文件管理系統(tǒng)要與單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接，采用技術(shù)手段即將電子文件全程納入檔案管理視野、滿足檔案管理需要，又有利于高效、方便地開展業(yè)務(wù)工作。

電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具有3大特點(diǎn)：一是具有“捕獲”功能，可以對(duì)管理范圍內(nèi)的電子文件本身及其各類背景信息進(jìn)行獲?。欢蔷哂型陚涞脑獢?shù)據(jù)體系，以便確保電子文件的真實(shí)性、完整性；三是具有完備的網(wǎng)絡(luò)功能，以實(shí)現(xiàn)電子文件管理的高速化和連續(xù)化。我國當(dāng)前的多數(shù)信息系統(tǒng)還不能保證實(shí)現(xiàn)電子文件的檔案憑證價(jià)值，這些系統(tǒng)不是真正的電子文件管理系統(tǒng)。

在財(cái)政部門電子公文管理的過程中，出現(xiàn)的電子公文辦公系統(tǒng)沒有和檔案系統(tǒng)相對(duì)接，造成了工作上的重復(fù)和浪費(fèi)，影響了電子公文管理的工作的效率。財(cái)政部門需要在未來的電子公文管理中對(duì)接電子文件系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，將文件存儲(chǔ)在電子文件系統(tǒng)中，同時(shí)這些文件也可以從檔案系統(tǒng)中提取調(diào)用，在進(jìn)行文件歸檔時(shí)，減少檔案員的工作量，提高檔案人員的工作效率。同時(shí)，電子公文系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)對(duì)接需要市政府辦公室的技術(shù)支持和推進(jìn)，在整個(gè)政府內(nèi)部不同部門之間都可以減少工作量，提高工作效率。

3.4 規(guī)范財(cái)政部門的電子公文管理

建立制度規(guī)范有利于財(cái)政部門在電子公文管理過程中提高公文的處理效率，可以使財(cái)政部門在公文處理過程中更快地獲取需要的信息。領(lǐng)導(dǎo)者在部門管理過程中需要重視電子公文管理，注重提高部門工作人員的公文處理效率。財(cái)政部門應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢，不斷完善和創(chuàng)新部門內(nèi)部的電子公文管理流程和方法，加強(qiáng)與政府中其他部門之間的交流和電子公文傳遞，提高財(cái)政部門的工作效率。

3.5 立法確認(rèn)電子文件的法律憑證作用

我國有必要通過法律法規(guī)確立電子文件管理國家戰(zhàn)略，確認(rèn)全程管理體制，賦予檔案機(jī)構(gòu)全程管理和前端控制的職權(quán)。同時(shí)，財(cái)政部門要將整體電子公文流程以政策、標(biāo)準(zhǔn)的形式確定下來，成為工作中必須遵守的準(zhǔn)則。此外，我國還需要制定電子文件管理系統(tǒng)、認(rèn)證體系的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

4 財(cái)政部門電子公文管理展望

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和電子政務(wù)的推行，在局域網(wǎng)設(shè)施逐漸普及之后，迅速在政府部門、企事業(yè)單位被運(yùn)用。如今，不僅是財(cái)政部門，很多行業(yè)都開始實(shí)行在線辦公，電子化公文管理已經(jīng)成為大勢所趨，在未來將大大降低政務(wù)辦公效率，提升辦事效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

完善財(cái)政部門的公文管理，必須做好調(diào)研模板的設(shè)計(jì)工作，通過信息調(diào)研確定使用需要，在分析系統(tǒng)需求的基礎(chǔ)上，詳細(xì)進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，并采用測試的方法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行試運(yùn)行。

完善后的系統(tǒng)將能夠滿足實(shí)際需要，具有收發(fā)公文系統(tǒng)的功能，擁有友好的用戶界面，操作簡單，模塊清晰，符合實(shí)際需要。操作上安全性和可靠性高，只要是聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，都能在通過身份驗(yàn)證之后使用。同時(shí)，采用企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)庫和.NET技術(shù)后，可以對(duì)大批量的文件信息進(jìn)行科學(xué)管理。

5 結(jié) 語

政府部門之間需要相互共享一些信息，電子公文管理系統(tǒng)的不斷完善能夠?yàn)檎块T之間共享信息提供更為方便和快捷的方式，能夠有效提高電子公文管理的效率。在未來的發(fā)展中，財(cái)政部門需要積極改善自身的電子公文管理方式和技術(shù)，不斷創(chuàng)新部門電子公文管理方式，優(yōu)化電子公文流轉(zhuǎn)流程，才能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展趨勢。

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