規(guī)范財政部門檔案管理工作的幾點思考

王曉麗

（河北省石家莊市平山縣財政集中支付中心，河北 石家莊 050400）

財政部門檔案信息化管理主要就是指在通過對互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)以及計算機技術(shù)進行利用之后，來將財政部門的營銷合同、電子文檔以及使用以及設(shè)計合同等一些相關(guān)文件以及資料，在計算機網(wǎng)絡(luò)的這一環(huán)境之下，可以實現(xiàn)財政部門檔案相關(guān)信息之間的共享。這樣不僅可以在很大程度上提升財政部門檔案信息管理的整體效率，還可以進一步推進財政部門檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。所以本文主要針對規(guī)范財政部門檔案管理工作的幾點思考展開以下相關(guān)的分析和研究。

1 財政部門檔案管理建設(shè)的基本要求

1.1 加強信息化資源的創(chuàng)建

財政部門相關(guān)信息檔案的資源主要包含對象數(shù)據(jù)、原始數(shù)據(jù)以及目錄數(shù)據(jù)，從財政部門的檔案管理工作之中可以通過編寫接口相應(yīng)程序來獲得原始數(shù)據(jù)以及目錄數(shù)據(jù)，而且針對數(shù)據(jù)化的掃描紙質(zhì)檔案，可以更為廣泛的采集一些數(shù)據(jù)對象，通過條碼來識別對象數(shù)據(jù)進行自動化的傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)器之中，使得原始數(shù)據(jù)以及目錄數(shù)據(jù)等進行關(guān)聯(lián)和存儲。而且，進一步有效完善財政部門檔案信息化管理的系統(tǒng)，優(yōu)化檔案相關(guān)檢索以及收集等系統(tǒng)化模塊，可以為客戶提供更多便利條件，同時利用數(shù)碼相機以及掃描儀器等相關(guān)的信息化設(shè)備，將財政部門之間的檔案信息傳輸?shù)截斦块T檔案管理的系統(tǒng)之中，創(chuàng)建出十分穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫。同時需要考慮到財政部門之間的交易以及相關(guān)低壓業(yè)務(wù)的基本特點，需要做到滿足多個角度的檢索系統(tǒng)之上所提出的主要要求。

1.2 實現(xiàn)資源共享

更為積極的推進數(shù)字化財政部門檔案管理室的進一步發(fā)展，一方面可以實現(xiàn)財政部門檔案的信息數(shù)據(jù)，創(chuàng)建出數(shù)據(jù)庫，并且進一步完善。另一方面，需要實現(xiàn)財政部門現(xiàn)代化建設(shè)的檔案數(shù)字化相應(yīng)工作，科學(xué)健全財政部門檔案相關(guān)信息化體系，并且結(jié)合實際的財政部門檔案的相關(guān)信息，針對其進行更多方面的分析以及闡述。

1.3 加強檔案的安全性

財政部門檔案信息化管理制度一定要進一步加強自身管理的安全性，避免因為軟件系統(tǒng)以及硬件系統(tǒng)受到外來病毒的侵害以及人為的破壞，針對財政部門的檔案相關(guān)數(shù)據(jù)需要展開保密工作，保證系統(tǒng)可以更為安全的運行。而且財政部門之中的檔案管理部門需要針對不同的用戶所擁有的權(quán)限展開科學(xué)控制，核心以及機密的財政部門檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，通過分散的使用以及集中管理基本方式，財政部門內(nèi)部工作人員在訪問部門或者是單位的財政部門檔案信息之時都需要做到向檔案管理部門進行申請，然后才可以查閱，確保財政部門檔案相關(guān)信息和資料具有安全性。

2 規(guī)范財政部門檔案管理工作的對策

和其他檔案管理信息化管理工作進行比較，相關(guān)單位內(nèi)部財政部門檔案管理工作的整體利用價值會更高，因為其主要是針對各個方面財政部門工作的科學(xué)記錄，對日常的工作有指導(dǎo)作用，也是單位內(nèi)部財務(wù)決策的重要依據(jù)，所以展開財政部門信息化管理具有十分重要的價值和意義。

2.1 強化思想上的認(rèn)識

隨著當(dāng)前現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)用信息化的方式，針對當(dāng)前在不同的領(lǐng)域與行業(yè)之中，需要具有一定的重要的意義。而在對于財政部門的單位之中，做到加強認(rèn)識，對于內(nèi)部財政部門檔案信息化管理的時候，對于單位的可持續(xù)發(fā)展來說，有著相對積極的意義，特別是結(jié)合單位自身的實際情況來說，需要不斷的投入人力、物力，還有財力，并且做好財政部門的檔案信息化方面的管理與建設(shè)。另外，財政部門管理部門還需要通過宣講的基本形式提高財務(wù)部門工作人員的整體對于檔案管理的安全意識，而且需要采取相應(yīng)措施、利用比較先進的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)有效加強網(wǎng)絡(luò)信息的保護工作。單位內(nèi)部的財務(wù)部門還需要提高檔案管理工作人員的思想素養(yǎng)，并且針對工作人員展開定期的檔案管理工作素養(yǎng)的考核。

2.2 做好健全信息化的管理體系

在進行財政部門檔案信息化管理的時候，不能夠和正確的思想認(rèn)識相背離，還需要對于財政部門檔案資料加強管理，保證檔案的管理人員，能夠?qū)τ谪斦块T檔案信息化管理的重要意義有正確的認(rèn)識，對于自身工作職責(zé)進行不斷地強化，進一步提升工作人員的積極性。充分與財政部門行業(yè)發(fā)展趨勢和社會需求相結(jié)合，不但的引入各種自動化的軟件，還有相應(yīng)的設(shè)備。這樣才能夠更好地保證財政部門檔案資料自身具備一定的準(zhǔn)確性和完整性，對于日常的檔案做好規(guī)劃。而且，財政部門檔案信息化管理人員也需要做到嚴(yán)格按照《檔案管理制度》之中的每一項要求進行檔案資料的收集、整理以及歸檔等。財務(wù)部門還需要在完善檔案管理制度的基本之上，還需要根據(jù)實際的發(fā)展水準(zhǔn)對于每一個檔案管理基本規(guī)則展開細化分析和制定，最后使得制度得到落實。為了做到進一步保證信息化檔案管理相關(guān)制度被科學(xué)推行，那么需要設(shè)置責(zé)任追究的相關(guān)制度。針對泄露財政部門檔案信息的行為以及一些違反規(guī)則的行為都需要做到依法制裁。

2.3 完善檔案的編研

針對現(xiàn)代化的信息時代發(fā)展的背景之下，為了能夠更好地提高在財政部門檔案方面的管理與工作水平，需要根據(jù)財政部門檔案信息化的管理原則進行積極的管理。在開展檔案編研的時候，進一步保證財政部門檔案管理工作，涉及營銷合同與電子文檔，還要包含設(shè)計合同與投標(biāo)標(biāo)書等各種文件與資料。根據(jù)目前日常工作之中的服務(wù)要求與檔案需求來說，需要依照一定的規(guī)律規(guī)范，并且合理地將分散的資料進行編制，積極開發(fā)利用財政部門方面的檔案資料。

2.4 加強對于檔案管理的人才培養(yǎng)

近些年來，財政部門的發(fā)展十分迅猛，而且在單位之中的財政部門工作十分繁雜，涉及的錢款和賬務(wù)都比較復(fù)雜，需要工作人員具備更為專業(yè)化的工作素養(yǎng)，這會使得針對財政部門相應(yīng)檔案管理工作之中的查閱基本需求也會不斷增強。所以，在內(nèi)部的財政部門相關(guān)檔案管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)容易操作、更為便捷以及準(zhǔn)確性，進而可以做到滿足實際的財政部門相關(guān)檔案資料查閱的基本需求。為了可以有效提升財政部門檔案信息化整體的管理水準(zhǔn)，需要創(chuàng)建出一支更加成熟的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，并且需要精通財政部門檔案管理工作的專業(yè)化管理團隊，財政部門相應(yīng)的檔案管理部門也需要具有科學(xué)技術(shù)、文化素養(yǎng)以及檔案管理經(jīng)驗等多個領(lǐng)域以及學(xué)習(xí)的相應(yīng)知識技能。所以，財政部門單位需要進一步加快對于檔案管理人才的培養(yǎng)工作，鼓勵相應(yīng)的管理工作人員需要更加積極的學(xué)習(xí)財政部門檔案信息化技術(shù)知識，還需要更加熟練地使用以及操作去那面的計算機信息技術(shù)，更為全面地掌握一些數(shù)字化相關(guān)的處理技術(shù)，并且可以在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中收集以及整理各種與財政部門檔案管理工作之間相關(guān)的信息。比如：在計算機信息技術(shù)的環(huán)境之下，雖然可以在很大程度上提升檔案管理工作的效率，但是也會面臨很多安全性的威脅，這對于財政部門檔案管理工作方面具有很多威脅。所以工作人員需要優(yōu)化服務(wù)器機房的主要配置，通過科學(xué)有效的防雷以及防火等方面的科學(xué)化工作，防止外界一些不良信息或者是人員的入侵。還需要針對財政部門的檔案信息數(shù)據(jù)展開備份，加強對于病毒的防治以及處理，避免財政部門一些數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

2.5 充分認(rèn)識財政部門檔案信息化建設(shè)在中的地位

首先，需要做到提高單位之中領(lǐng)導(dǎo)層來入手，使得領(lǐng)導(dǎo)才可以明白財政部門檔案信息化建設(shè)的重要程度，并且可以在很大程度上爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)針對工作的進一步支持。其次，在內(nèi)部的財政部門檔案管理相關(guān)部門需要將每一份管理工作都做到細化和分工。針對每一項具體和信息化建設(shè)之間相關(guān)的檔案管理工作都需要設(shè)置專門的管理崗位。并且使得信息化檔案相關(guān)的管理工作從比較被動的管理局面逐漸轉(zhuǎn)向主動的管理局面。最后，內(nèi)部的財政部門管理部門還需要展開更為豐富的宣傳實踐活動，為工作人員普及信息化檔案的相關(guān)管理知識，進而做到提升內(nèi)部對于財政部門檔案信息化建設(shè)的整體重視程度。

2.6 完善財政部門檔案信息化建設(shè)之中的基礎(chǔ)設(shè)施

針對財政部門檔案信息化建設(shè)的管理之中所需要的軟件和硬件設(shè)施，都需要給予一定的完善和更新。第一點，這樣做可以幫助財政部門檔案信息化的基礎(chǔ)性建設(shè)；第二點，可以提高財政部門檔案信息化管理整體的質(zhì)量以及效率。所以，不僅要做到為財政部門檔案管理配置質(zhì)量良好的計算機和相應(yīng)系統(tǒng)，而且還要做到防患于未然，并且在進行財政部門檔案信息化建設(shè)的過程之中投入一些資金來聘請專業(yè)的信息技術(shù)專員，為網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)設(shè)置更為嚴(yán)密以及安全的網(wǎng)絡(luò)防護系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

總而言之，內(nèi)部財政部門檔案信息化的管理屬于科學(xué)管理方式以及現(xiàn)代化科學(xué)管理技術(shù)的科學(xué)結(jié)合，是有效滿足當(dāng)前財政部門行業(yè)進一步發(fā)展十分重要的措施。當(dāng)前，每一個領(lǐng)域以及行業(yè)的相關(guān)信息化建設(shè)處于快速發(fā)展的進程之中，財政部門檔案信息化管理可以有效提升財政部門檔案資料整體的利用率以及開發(fā)的主要能力，進而可以促進財政部門現(xiàn)代化的管理水準(zhǔn)以及相應(yīng)的工作效率。