關(guān)于物資管理信息化的探討

李文琦

摘 要 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用。將信息化技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)物資管理工作中，進(jìn)一步規(guī)范物資管理流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資計(jì)劃、物資采購(gòu)、收發(fā)物資、驗(yàn)收及保管、存儲(chǔ)等過(guò)程中的數(shù)據(jù)共享，實(shí)時(shí)掌握企業(yè)物資的庫(kù)存、采購(gòu)及執(zhí)行情況，加快信息的流通，使物資管理工作更多透明和高效。

關(guān)鍵詞 企業(yè)；物資管理；信息化技術(shù)；物資管理信息化

在當(dāng)前日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物資作為企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要保障，也是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。企業(yè)物資計(jì)劃、采購(gòu)、保管、發(fā)放、核算、數(shù)據(jù)收集、處理、存檔及分析物資管理的信息化水平，構(gòu)建出物資管理信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)物資管理的流程，提高物資管理的公開(kāi)性和透明性，實(shí)現(xiàn)供方資源共享，確保采購(gòu)到高質(zhì)量的物資，降低物資采購(gòu)的成本。利用物資管理系統(tǒng)中各管理模式，為企業(yè)物資采購(gòu)、成本控制、使用及核算提供重要依據(jù)。

1 物資管理信息化的重要性分析

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)物資管理信息化水平取得了比較快的發(fā)展，管理效益和經(jīng)濟(jì)效益逐漸提高。

1.1 數(shù)據(jù)、信息的及時(shí)性和完整性

物資管理信息化的實(shí)施，利用物資管理信息化系統(tǒng)來(lái)對(duì)物資采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)以及物資消耗等全過(guò)程進(jìn)行管理，在管理過(guò)程中任何一份環(huán)節(jié)存在失誤都能夠從系統(tǒng)中反映出來(lái)。同時(shí)各項(xiàng)物資管理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，也為各級(jí)管理人員查閱和審查帶來(lái)了更多便利[1]。

1.2 工作更為簡(jiǎn)便

信息技術(shù)在物資管理中的應(yīng)用極大地減輕了物資管理人員的工作強(qiáng)度，提高了物資管理的工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的手工記賬、出入庫(kù)手工記錄及紙質(zhì)報(bào)表來(lái)講，利用信息技術(shù)對(duì)物資進(jìn)行管理，使工作更加便捷。

1.3 物資管理信息的準(zhǔn)確性

利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)物資進(jìn)行管理，對(duì)管理效率來(lái)說(shuō)是一個(gè)大大的提升，而且物資管理信息的準(zhǔn)確性更高。相對(duì)于傳統(tǒng)手工模式下管理人員容易出現(xiàn)失誤，利用信息技術(shù)，只是需要將基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)中，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成相關(guān)數(shù)據(jù)，信息的準(zhǔn)確性得到了有效的保障。

1.4 管理水平得以提高

企業(yè)利用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)物資進(jìn)行管理，通過(guò)物資管理系統(tǒng)，不僅能做到物資信息和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查詢(xún)，還能夠?qū)γ恳豁?xiàng)物資的具體情況進(jìn)行及時(shí)地了解和掌握，從而有效地提高了企業(yè)物資管理的水平。

2 提高物資管理信息化的方法

2.1 充分的利用網(wǎng)絡(luò)工具

主要是借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信，將需要采購(gòu)的物資信息進(jìn)行初步整理，包括物資的規(guī)格型號(hào)、市場(chǎng)的詢(xún)價(jià)、供應(yīng)商的信息等內(nèi)容匯總后提供給決策者進(jìn)行參考，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信對(duì)企業(yè)物資信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送和儲(chǔ)存。相對(duì)于物資管理信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這種物資管理信息化水平比較原始、技術(shù)水平低[2]。

2.2 建立完善的企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)

對(duì)于物資管理的信息化，企業(yè)可以通過(guò)自身的實(shí)際情況來(lái)加快相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)，建立物資管理信息系統(tǒng)，提高企業(yè)對(duì)物資的日常管理水平。物資管理信息系統(tǒng)，主要管理物資的 采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)取發(fā)放、庫(kù)存等工作，及時(shí)、高效完成物資日常業(yè)務(wù)的重審工作，能夠全面對(duì)物資的采購(gòu)、領(lǐng)用及損耗等情況進(jìn)行反映。物資管理信息系統(tǒng)還需要具備良好的查詢(xún)和報(bào)表功能，提供出及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，為企業(yè)決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，從而更好地提高企業(yè)物資管理水平。在企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)中，主要是由以下幾個(gè)模塊組成。

①計(jì)劃管理模塊。采購(gòu)的物資要編制詳細(xì)的計(jì)劃，計(jì)劃要有準(zhǔn)確的名稱(chēng)、明確的數(shù)量、詳細(xì)的規(guī)格嚴(yán)格的技術(shù)要求，為科學(xué)、高效制定采購(gòu)計(jì)劃提供有力的保障，嚴(yán)格按照要求驗(yàn)收、入庫(kù)。對(duì)于年度，月度等定期生產(chǎn)計(jì)劃，可以由本系統(tǒng)按程序生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行相關(guān)審批和備案。采購(gòu)人員、管理人員分別完成物資的采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)取發(fā)放等工作。各生產(chǎn)單位、部門(mén)不定期的臨時(shí)性采購(gòu)計(jì)劃可以根據(jù)實(shí)際需要將物資的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格等編制采購(gòu)計(jì)劃，并在系統(tǒng)中執(zhí)行相關(guān)的審批和備案。②供應(yīng)商管理模塊。建立合格供應(yīng)商信息庫(kù)，實(shí)行準(zhǔn)入管理制度、穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于合格供應(yīng)商按區(qū)域化、類(lèi)別化進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期組織考評(píng)打分，整理記錄，收集最新的供應(yīng)商信息，完善供應(yīng)商信息檔案，及時(shí)更新供應(yīng)商的供應(yīng)能力、信譽(yù)度等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。③合同管理模塊。對(duì)企業(yè)的一般采購(gòu)，單一來(lái)源采用、競(jìng)爭(zhēng)力談判采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)行相關(guān)的合同管理，整理記錄采購(gòu)合同的簽署過(guò)程、履行過(guò)程中的所有相關(guān)信息，采購(gòu)價(jià)格的市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、合格供應(yīng)商的統(tǒng)計(jì)、競(jìng)標(biāo)價(jià)的審定會(huì)簽等相關(guān)信息。④倉(cāng)庫(kù)管理模塊。對(duì)物資的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存情況進(jìn)行信息化動(dòng)態(tài)管理。對(duì)入庫(kù)物資應(yīng)該根據(jù)質(zhì)量特性，制定科學(xué)的存儲(chǔ)、保管和保養(yǎng)措施，防止質(zhì)量下降或報(bào)廢。對(duì)出庫(kù)的物資及時(shí)辦理領(lǐng)取、發(fā)放手續(xù)，采用系統(tǒng)自動(dòng)生成的方式，對(duì)出、入庫(kù)的單據(jù)生成打印，對(duì)每項(xiàng)庫(kù)存的相關(guān)情況。運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析方法和現(xiàn)代化手段，定期分析庫(kù)存狀況，控制計(jì)劃、調(diào)劑余缺，減少閑置物資避免積壓，優(yōu)化物資庫(kù)存。⑤物資消耗、報(bào)表模塊。根據(jù)出庫(kù)領(lǐng)料信息，每月系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成物資的消耗情況報(bào)表及其他相關(guān)報(bào)表，定期分析物資消耗情況。⑥定額模塊。在定額模塊中，設(shè)定物資理論耗用數(shù)量項(xiàng)，該項(xiàng)里面的數(shù)據(jù)，由生成部門(mén)根據(jù)當(dāng)月的實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量確定。企業(yè)管理人員可以根據(jù)理論數(shù)量和實(shí)際數(shù)量的對(duì)比，進(jìn)行精細(xì)化管理，深入挖潛增效、堵塞漏洞。⑦賬務(wù)管理模塊。根據(jù)物資入庫(kù)驗(yàn)收和出庫(kù)領(lǐng)料信息，計(jì)算機(jī)在管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成物資明細(xì)賬的入庫(kù)、出庫(kù)的記賬工作。同時(shí)還要根據(jù)自動(dòng)生成的物資月報(bào)消耗，計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)物資分類(lèi)賬、總賬的借貸進(jìn)行記賬工作[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

以上所述，在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，物資作為企業(yè)生存和發(fā)展的重要保障，就急需要企業(yè)利用物資管理信息化系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)物資管理的信息化水平，為企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 廖志斌.關(guān)于物資管理信息化的思考[J].中國(guó)外資，2013，（07）： 34.

[2] 張平.物資庫(kù)信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].成都：電子科技大學(xué)，2014.

[3] 周桂英.關(guān)于物資管理信息化的思考[J].商業(yè)文化，2014，（26）： 90.