論大數(shù)據(jù)形勢下企業(yè)檔案信息資源的管理

董娟

摘 要 在云計算技術、物聯(lián)網(wǎng)技術后，大數(shù)據(jù)作為一種新型技術走入了人們的視野，給人們日常的工作和生活帶來了翻天覆地的變化，將“數(shù)據(jù)”原本的價值充分體現(xiàn)出來，在我國各大行業(yè)中普遍滲透，已經(jīng)成為我們工作和生活中非常重要的一部分。企業(yè)在實際發(fā)展中，從浩瀚的數(shù)據(jù)中挖掘出所需的數(shù)據(jù)，進而促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。但結合實際情況來講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源管理水平整體效率不高，嚴重影響著企業(yè)的健康發(fā)展，如何才能更好地管理檔案信息資源，這是我國各大企業(yè)需要重點思考的問題。

關鍵詞 大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息資源；管理要點

前言

企業(yè)檔案是企業(yè)科研、生產(chǎn)、基本建設和經(jīng)營管理等各項活動的真實記錄，包含文字、圖紙、照片、聲像等不同形式，以其所載信息的原始性、真實性、可查考性等特殊性質使其具有重要的利用價值。但現(xiàn)實情況是：不少企業(yè)精心保存的檔案資源，僅履行了一般性的日常職責，很少引起干部職工的關注，“存而不用”“存多用少”的現(xiàn)象比較多，企業(yè)檔案的作用遠沒有充分發(fā)揮。檔案部門要提高站位，從企業(yè)生存與發(fā)展的高度出發(fā)，履職擔當，增強責任感和使命感，主動、及時有效地開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘利用價值，滿足企業(yè)各項工作的需要，將檔案潛在的價值轉化為企業(yè)的生產(chǎn)力和經(jīng)濟效益，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)形勢下企業(yè)檔案信息資源管理過程中存在的問題

1.1 檔案信息個性化需求強烈

企業(yè)中的不同部門不同員工由于其擔負的職責任務不同，所關注的信息內容自然各不相同；同時，同一員工在不同時期的工作重心不盡相同，其對檔案信息服務的需求也存在差異。當前，檔案用戶已經(jīng)不滿足于通用型的檔案信息服務，而是希望得到滿足其個體需求特征的個性化檔案信息服務[1]。

1.2 歸檔機制有待健全

文件歸檔工作是豐富庫藏信息資源內容的最主要途徑，但是由于未能明確將文件材料歸檔工作納入到各部門的工作計劃管理流程及崗位職責中，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于你交什么、我就歸什么的被動狀態(tài)?，F(xiàn)存庫藏信息類型僅限于歸檔的部門紅頭文件和個別型號的產(chǎn)品檔案，其他類別檔案歸檔較少并且系統(tǒng)性較差。同時，檔案之外的信息資源歸檔工作幾乎處于空白狀態(tài)。如此，難以保證歸檔工作的高質量、高效率。

1.3 信息資源質量有待提高

部分檔案存在信息內容不完整、不系統(tǒng)的問題，難以追溯有關情況；庫藏基本上是原始狀態(tài)的檔案信息，缺少經(jīng)過深度加工的檔案信息產(chǎn)品。由于未及時對到期檔案進行價值鑒定，庫藏檔案可能存在無保存價值的檔案信息。雖然存量檔案的數(shù)字化工作一直在推進，但由于資金、人員、技術等因素的影響，已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息質量不高，出現(xiàn)掃描檔案內容不完整、目錄與全文銜接不上等問題，并且相對于用戶對數(shù)字檔案信息的利用頻率，館藏檔案的數(shù)字化率亟待提高[2]。

2 企業(yè)開發(fā)和利用檔案信息資源具體方法

2.1 提高有關人員檔案意識

在開發(fā)和利用檔案信息資源中，收集工作是一項很重要的工作，收集工作水平的高低將關系到開發(fā)和利用檔案信息資源水平的高低。加強檔案意識是提高收集檔案質量的一項有力措施。企業(yè)檔案管理部門應在對《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進行利用檔案實例的宣傳，以生動的檔案案例、更強的檔案說服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，進一步強化企業(yè)所有員工的檔案意識。確保檔案管理人員可以深刻意識到，檔案管理工作雖然對專業(yè)性要求很高，但是做好這項工作對于企業(yè)發(fā)展、員工發(fā)展意義都是巨大的。所以，企業(yè)檔案部門應加強所有員工對于檔案管理的認識，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質量，提高檔案管理意識，切實做好收集檔案工作，為更好地開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。

2.2 大力開展檔案宣傳

檔案館（室）在企業(yè)一般都是機密重地，許多職工不能輕易進入檔案館（室）。檔案部門要努力消除人們對檔案的神秘感、隔閡感，在堅持檔案工作基本原則的前提下，通過宣傳檔案法、開展企業(yè)檔案宣傳周、介紹檔案館（室）藏，讓更多的干部職工認識檔案、了解檔案，進而利用好檔案，使檔案館（室）這個“資源點”變成一個人們常去的“公眾空間”，充分發(fā)揮應有作用[3]。

2.3 企業(yè)收集管理檔案流程更加規(guī)范化與具體化

在大數(shù)據(jù)背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業(yè)高層已經(jīng)非常重視檔案信息的安全性，對收集管理企業(yè)檔案實施標準化流程式的管理和控制，尤其是強化培訓了每個環(huán)節(jié)有關人員的安全管理意識。很多企業(yè)都已經(jīng)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)引入了ISO認證標準，更加明確了標準流程，更加嚴格把控各項環(huán)節(jié)。

2.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

按照現(xiàn)有館藏檔案資源體系，兼顧用戶的利用需求方向，采用現(xiàn)代化技術將各種載體檔案實現(xiàn)數(shù)字化存儲，分門別類建立相應的數(shù)據(jù)庫，如文書檔案庫、航空史志庫、廠史大事記庫、航空年鑒庫、重大決策檔案庫、重要人物檔案庫、聲像檔案庫、實物檔案庫等。要建立高質量、大容量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，推動全文數(shù)據(jù)庫建設與目錄數(shù)據(jù)庫建設的并行發(fā)展，實現(xiàn)檔案目錄信息與全文信息的有效對接。將原始性檔案經(jīng)二次開發(fā)產(chǎn)生的檔案編研產(chǎn)品與檔案內容密切聯(lián)系的相關資料等納入到檔案信息數(shù)據(jù)庫中[4]。

3 結束語

總而言之，在企業(yè)檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應及時轉變自身工作思維，做好檔案基礎管理工作，并在大數(shù)據(jù)技術充分利用的條件下，充分發(fā)揮檔案管理的價值和作用，為企業(yè)取得更好的發(fā)展而打下良好的基礎。

參考文獻

[1] 李軍.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用[J].科教文匯（下旬刊），2015，（10）：191-192.

[2] 趙躍，周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學研究，2015，（5）：66-73.

[3] 何振，易臣何，楊文.檔案公共服務的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學研究，2015，（3）：44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時代我國數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展[J].信息資源管理學報，2015，（2）：108-113.