新時(shí)期基層檢察院辦公室檔案工作問題探討

張娟 仲翠

摘要：檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)履行法律監(jiān)督職能和開展檢察業(yè)務(wù)的真實(shí)記錄，對(duì)于以后的檢察工作具有重要的借鑒意義。本文以此為主題展開討論，希望對(duì)相關(guān)工作做出一些貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：基層檢察院；檔案管理

1引言

檔案是檢察機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要資源，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用有利于為公安機(jī)關(guān)和法院等破案提供有力線索，有利于為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。尤其是近些年檔案利用率逐漸增高，針對(duì)其中存在的問題探討新時(shí)期基層檢察院辦公室檔案管理工作具有重要意義。

2基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）檢察院檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作，受到各種因素的影響，在對(duì)檔案文件的征集和利用過程中可能會(huì)對(duì)檔案形成不同程度的損害，并且很多重要檔案材料都是案件的重要證據(jù)，是獨(dú)一無二的孤本，一旦毀損后難以復(fù)原。

（2）檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理專業(yè)性比較強(qiáng)，檔案使用頻繁。為了評(píng)查案件和迎接上級(jí)檢查，需要對(duì)有關(guān)的訴訟檔案經(jīng)常進(jìn)行借閱，公安機(jī)關(guān)和法院在打擊違法犯罪和搜集證據(jù)的時(shí)候也往往需要到檢察院借閱有關(guān)的訴訟檔案以便尋找破案線索。

（3）檔案保管時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)量多。檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)量隨著審理案件的增多而增多，并且按照我國《最高檢察院檔案管理辦法》規(guī)定，訴訟卷宗的保存時(shí)間一般很長(zhǎng)，有的甚至要永久保存。

（4）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。隨著全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用，各地基層檢察院都將案件信息錄入電腦逐漸形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。

3基層檢察院辦公室檔案工作中存在的問題

3.1檔案管理人員少

檢察院辦公室檔案專職管理人員較少、兼職人數(shù)較多，辦公室擔(dān)負(fù)的職能比較多，不過人員較少，除了幾名機(jī)要的保密人員之外，剩余幾人往往是身兼數(shù)職。我國對(duì)此早有規(guī)定，要在辦公室至少配備一名全職檔案管理人，不過受到各種因素影響，不少檢察院辦公室長(zhǎng)期只有一兼職負(fù)責(zé)，個(gè)人工作往往力不從心，除了訴訟類的檔案之外，文書檔案很多做不到及時(shí)清理，或者因?yàn)閷I(yè)受限，檔案歸類不規(guī)范，真實(shí)性缺失問題嚴(yán)重。

3.2檔案管理人素質(zhì)不高、調(diào)動(dòng)頻繁

檢察訴訟檔案對(duì)于專業(yè)性的要求比較高，因?yàn)闄n案專業(yè)人員較少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，難以適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息手段。加上兼職檔案人員的主要工作比較忙，不能再檔案管理上分配較多精力，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低。在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展以及加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作大背景之下，缺少專職檔案員以及從事該項(xiàng)工作的兼職人員變動(dòng)頻繁的現(xiàn)象導(dǎo)致剛剛進(jìn)入狀態(tài)的檔案員又要被新人所取代的現(xiàn)象，造成檔案管理工作的青黃不接。

3.3檔案收集歸檔不及時(shí)、材料不齊全

為保證檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性和保證文件完整，案件承辦科室應(yīng)該于次年的六月份對(duì)上半年已經(jīng)結(jié)案的文件及時(shí)進(jìn)行整理并移交到檔案室，不過實(shí)際情況確實(shí)各個(gè)科室無法及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和移交，全靠檔案員的督促，或者在移交的檔案中間夾雜著很多上一年度甚至更久之前“丟失”的卷宗，嚴(yán)重影響檔案的工作進(jìn)度。這也是導(dǎo)致檔案材料不夠完備的主要因素，有些承辦人將不該歸檔的材料歸檔，這不但不會(huì)提高檔案管理的效率反而會(huì)增加庫藏負(fù)擔(dān)，制約檢察院檔案發(fā)揮作用。

3.4檔案資源在檢察工作中的宣傳力度有待提高

檢察院檔案工作管理的目標(biāo)在于利用檔案資源服務(wù)辦案和服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)決策，構(gòu)建和諧社會(huì)。基層檢察機(jī)關(guān)每年都要承接大量的批捕和訴訟案件，對(duì)檔案資料進(jìn)行分析可以對(duì)各種犯罪的原因進(jìn)行總結(jié)并發(fā)現(xiàn)其規(guī)律，對(duì)于以后的辦案工作具有重要意義，并且如果能夠利用真實(shí)檔案資料來編寫相關(guān)的案例教材，可為未來的立法工作和普法教育提供更為科學(xué)的素材。不過長(zhǎng)期以來檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的重點(diǎn)一直在于加強(qiáng)對(duì)檔案的收集和整理上，缺少對(duì)檔案信息的利用，加上條件有限，很多先進(jìn)技術(shù)尚未得到應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理程度不高，導(dǎo)致檔案信息不能發(fā)揮效用，進(jìn)一步導(dǎo)致了資源浪費(fèi)，為此，創(chuàng)新檔案管理模式是下一階段檢察院檔案管理工作的重點(diǎn)。

4新時(shí)期加強(qiáng)基層檢察院辦公室檔案工作的策略

隨著當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一和信息化建設(shè)不斷加強(qiáng)，檢察院辦公室工作從過去單一模式逐漸過渡到多元和現(xiàn)代化模式，擔(dān)負(fù)了更多的責(zé)任，為此新時(shí)期加強(qiáng)基層檢察院辦公室檔案工作要做到以下幾點(diǎn)：

4.1加大對(duì)檔案工作的支持和保障

檢察院的檔案管理工作必須在法律范圍內(nèi)進(jìn)行，要加強(qiáng)對(duì)檔案的工作領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)和分析問題為檔案工作提供保障，要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大硬件建設(shè)和資金投入，保證存放檔案的庫房面積達(dá)標(biāo)和設(shè)備保持先進(jìn)性，做好對(duì)檔案的保密工作。

4.2加強(qiáng)檢察院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作重要性，要在政治上、工作上和生活上對(duì)辦公室檔案管理人員給予照顧，提高檔案管理人員的編制數(shù)量，提高檔案專職人員的配備率并盡量聘請(qǐng)專業(yè)的檔案專業(yè)人才。檔案員的更換要有一個(gè)傳、幫、帶的過程，不能辦完交接手續(xù)就算更換結(jié)束。新上任的檔案員應(yīng)該積極的參加當(dāng)?shù)貦n案管理部門組織的崗前培訓(xùn)，逐步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的專業(yè)化和職業(yè)化，創(chuàng)造事業(yè)留人的良好環(huán)境。

4.3加大檔案規(guī)范化的建設(shè)力度

牢牢樹立檔案安全無小事意識(shí)，要保證檔案的安全性就要不斷的加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)歸檔制度，保證各種檔案載體的完整和期權(quán)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》有關(guān)文件，利用制度規(guī)范管理好檔案，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，在做好檔案收集和整理工作的同時(shí)提高對(duì)檔案內(nèi)部信息的開發(fā)利用，創(chuàng)造實(shí)用價(jià)值，將其最為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。將檔案打造成宣傳檢察工作的窗口并研究檢察工作智庫，做好檔案編研工作和日常借閱利用工作，推進(jìn)檔案利用再上新臺(tái)階。

4.4狠抓立卷歸檔工作，提高歸檔質(zhì)量

對(duì)于訴訟案卷歸檔和管理工作要實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制度，督促科室干警要做好歸檔工作，保證歸檔檔案文件質(zhì)量。嚴(yán)格以《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》為依據(jù)執(zhí)行，在填寫卷內(nèi)目錄的時(shí)候不僅要填寫卷內(nèi)所列名目，還要保證案卷中的法律文書和其他一切證據(jù)材料都填寫清楚。對(duì)訴訟案卷歸檔的時(shí)候各個(gè)科室的內(nèi)勤要對(duì)案卷材料仔細(xì)審查，不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的要重新整理，缺頁少頁的要做好記錄并及時(shí)補(bǔ)全，保證所有檔案有序、按時(shí)錄入，并編制目錄，在上架排序以后完成統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。

4.5提高檔案管理信息化水平

信息化建設(shè)有利于提高檔案管理工作效率和提高準(zhǔn)確性，是今后重點(diǎn)加強(qiáng)的工作之一。檢察院辦公司要嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求做好數(shù)字化工作，保證數(shù)字化工作中的保密措施到位，在最短時(shí)間內(nèi)完成室藏檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)電子文件在線和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。

5結(jié)語

基層檢察院在檔案管理工作中要著眼于全局，站在檢察事業(yè)發(fā)展的高度來制定好有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，挖掘檔案資源，為檢察院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化建設(shè)水平，以便推動(dòng)檢察工作穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈海娜. 新時(shí)期基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對(duì)策分析[J]. 卷宗，2016，6（8）.

[2]賈曉明. 加強(qiáng)新時(shí)期檢察檔案工作[J]. 蘭臺(tái)世界，2009（S2）：127-127.

[3]余輝勝，陳凌，蘇小玉，等. 檢察機(jī)關(guān)檔案工作的研究[J]. 中國檢察官，2012（19）：53-54.

[4]周衛(wèi)紅，張霞. 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題的探究[J]. 卷宗，2016，6（8）.