現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理現(xiàn)代化的分析

趙倩倩

摘要：在經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息化社會對檔案管理水平提出了更高層次的要求。檔案管理現(xiàn)代化、信息化在提升市場競爭力、促進(jìn)社會全面發(fā)展方面凸顯著尤為重要的作用。使用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案資源，開拓創(chuàng)新檔案管理模式，提供新型檔案服務(wù)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)對于促進(jìn)信息化社會發(fā)揮著重要的作用。但現(xiàn)代化科技作為一把“雙刃劍”為檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也使傳統(tǒng)檔案管理工作迎來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，為了使現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理現(xiàn)代化密切的結(jié)合，需要我們解決檔案管理現(xiàn)實(shí)存在的“瓶頸”，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

在21世紀(jì)這個(gè)信息化的時(shí)代里，信息具有數(shù)據(jù)量大、載體豐富、內(nèi)容分散的特點(diǎn)。因此，現(xiàn)代化、信息化社會對當(dāng)前的檔案管理工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求，這同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。長久以來，紙張做為信息載體的傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展成熟且模式固定，在信息化程度日趨見高的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改變提高，現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀

管理懈怠，缺乏認(rèn)識，致使檔案沒有長期連續(xù)性的發(fā)展。部分干部對于檔案管理存在應(yīng)付檢查的心態(tài)，對檔案的重要性認(rèn)識不到位造成檔案的斷續(xù)或遺失，違背了檔案長期、連續(xù)的發(fā)展規(guī)則。

制度不完善，管理力度不夠，造成檔案綜合管理的困難。檔案信息收集制度不健全；整理不規(guī)范，在檔案整理的過程中出現(xiàn)立卷雜亂，不依照卷內(nèi)文件目錄排序同時(shí)卷內(nèi)資料丟失現(xiàn)象嚴(yán)重；沒有統(tǒng)一的綜合管理部門，私自設(shè)立檔案庫，給資料信息的查詢以及檔案綜合管理帶來很多不便。

人工檔案管理模式滿足不了檔案利用需求。管理手段落后，不利于開展管理工作；管理人員技術(shù)操作水平較低，不能有效利用先進(jìn)設(shè)備，這些傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)狀暴露的弊端加劇了檔案現(xiàn)代化管理的推進(jìn)。

二、檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的意義

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)存儲、多媒體、聲像等為中心形成的現(xiàn)代信息技術(shù)可以通過圖形掃描、資料壓縮處理、數(shù)字式存儲等方式創(chuàng)建出數(shù)字圖書和檔案管理中心，得益于信息高速化發(fā)展使得數(shù)字圖書以及檔案管理工作中的檢索以及其它各項(xiàng)功能更加強(qiáng)大，撇開地域、時(shí)間以及特定條件限制，儲存在網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心的信息資源可以使人們實(shí)現(xiàn)資源共享，在高效獲取信息的同時(shí)，方便了工作。傳統(tǒng)的檔案管理在較大工作量信息的采集、收編、管理、提供服務(wù)等方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采用信息化管理之后，自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化給檔案管理工作帶來了便利，一次錄入多次利用，在檔案內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，錄入的信息可按需打印，檔案庫中需要統(tǒng)計(jì)的信息也可交由計(jì)算機(jī)完成，這些便利大大提高了檔案管理工作的效率。信息化的檔案管理在信息查詢檢索方面不再沿用傳統(tǒng)檔案管理模式下的逐本從目錄中翻找檔案，取而代之的是即時(shí)查詢，檔案管理員選擇最佳的查詢方式，諸如分類查詢、組合查詢、模糊查詢等，從檔案庫中迅速的檢索出所需要的檔案，大大地減輕了工作人員的工作任務(wù)。檔案管理的現(xiàn)代化通過計(jì)算機(jī)完成各環(huán)節(jié)工作，通過計(jì)算機(jī)可以方便地完成查閱、借閱，同時(shí)還可以利用計(jì)算機(jī)記錄的日期來督促借閱者及時(shí)歸還。檔案管理的信息化減輕除了一大批工作人員的負(fù)擔(dān)，從而可以使他們專注于檔案的收集、編研工作，有效地提升了各部門的職能。

三、檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的內(nèi)容

①檔案管理現(xiàn)代化、信息化依托于計(jì)算機(jī)。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以計(jì)算機(jī)、路由器、交換機(jī)、存儲器、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要的作用。②對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案、錄音檔案、縮微膠片、錄音檔案數(shù)字化，收集、接收各種電子類文件，將其記錄到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)。③檔案管理建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，促進(jìn)檔案信息化有序、快速、健康的發(fā)展。目前存在以數(shù)字檔案相關(guān)定義、整理、移交、價(jià)值鑒定、著錄、存儲、安全性原始性保證、檢索途徑、利用方式等為主要內(nèi)容的管理規(guī)范；以數(shù)字檔案術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述，數(shù)字檔案中的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)為主要內(nèi)容的業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)規(guī)范等等。④對檔案管理建設(shè)除了著眼于各種規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等方面外，更重要的是培養(yǎng)一批現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)秀人才，檔案管理作為一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求工作人員熱愛檔案管理工作、盡忠職守，掌握先進(jìn)的專業(yè)知識。針對現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和具體的實(shí)施方案，爭取培養(yǎng)出具備高水平的專業(yè)知識、適應(yīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷拓展、辦事細(xì)心、樂于奉獻(xiàn)的現(xiàn)代化檔案管理信息人才。

四、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”

檔案現(xiàn)代化發(fā)展水平和管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一：檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的規(guī)劃以及使用對于檔案管理大有益處，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。現(xiàn)在大部分單位已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)管理檔案，個(gè)別單位甚至有了比較完善的檔案管理系統(tǒng)，制作出相應(yīng)的開放性網(wǎng)頁，供大家使用查詢。但這并不能掩蓋目前大部分單位的各自為政，不同的單位使用不同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，在功能、類型上面各不相同。造成上級部門進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)各種數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)不能兼容的問題。

電子檔案使用的法律效力：電子檔案作為一種信息儲存在計(jì)算機(jī)中具有體積小、易存儲、容量大、易刪除、易復(fù)制和信息共享等優(yōu)點(diǎn)。正是這些優(yōu)點(diǎn)，電子檔案在日常生活中的使用越來越普及，但是檔案的原始性、可靠性、唯一性等要求又使得電子檔案的法律效力寸在質(zhì)疑，其法律地位受到了一定程度的影響。

立卷管理與信息技術(shù)的沖突：沿用了幾十年的“案卷級管理”要求檔案裝訂，便于管理。信息技術(shù)的發(fā)展則變“案卷級管理”為“文件級管理”，開始了檔案的不裝不訂等便于計(jì)算機(jī)管理的檔案管理方法。原有的“案卷級管理”制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，今天的檔案管理制度因缺少統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定，不同的單位采取各自的“案卷級管理”或者“文件級管理”，各行其是，給檔案管理工作帶來一片混亂。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展中專業(yè)人才存在的缺口：檔案管理現(xiàn)代化要求本職工作人員既熟練于檔案管理工作，又能夠適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流，檔案專業(yè)人才和信息專業(yè)人才是檔案管理現(xiàn)代化和信息化發(fā)展中急需注入補(bǔ)充的新鮮血液。原有的檔案專業(yè)人才在熟練于檔案管理工作之外，應(yīng)該加強(qiáng)外語和計(jì)算機(jī)專業(yè)等體現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化應(yīng)用技能的學(xué)習(xí)。而通過外來渠道引進(jìn)的信息專業(yè)人才應(yīng)該加強(qiáng)檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，這樣才能造就既懂的現(xiàn)代化信息技術(shù)又擅長檔案專業(yè)知識的全才。

當(dāng)今社會，檔案管理現(xiàn)代化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的方向，在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的功能，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。針對現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”，需要各相關(guān)部門予以重視，采取相應(yīng)措施破除“瓶頸”障礙，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的順利進(jìn)行，推動經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展。

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