探析檔案管理模式改革的困境與出路

吳曉輝

摘要：現(xiàn)在我國社會(huì)發(fā)展水平不斷提高，經(jīng)濟(jì)建設(shè)也取得了很大的成就，企業(yè)需要面臨著越來越嚴(yán)峻的市場競爭形勢。在這種情況下，企業(yè)為了保證自身競爭能力的提高，必然需要保證自身的競爭能力，提高內(nèi)部管理水平，這樣才能給相關(guān)工作的開展帶來保證。在企業(yè)管理工作中，檔案管理處于非常重要的地位，現(xiàn)在也已經(jīng)得到了廣泛關(guān)注，在信息背景之下如何變更檔案管理模式和思路就成為了一個(gè)關(guān)鍵的問題。本文針對檔案管理模式改革的困境和對策問題進(jìn)行了簡要分析，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理模式；改革

在現(xiàn)代社會(huì)，檔案對社會(huì)發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展起到的作用越來越重要，尤其是近年來信息技術(shù)不斷普及發(fā)展，檔案管理方式亟待革新，這樣才能保證其利用率的提高。檔案可以記錄一個(gè)企業(yè)過去的發(fā)展歷程，只有保證檔案管理工作的規(guī)范性和完善性，才能進(jìn)一步提高檔案管理的作用。這就需要我們改變檔案管理的思路和模式，讓其適應(yīng)于現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。本文針對這些問題進(jìn)行了簡要分析。

一、檔案管理改革中存在的問題

現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)在發(fā)展過程中，也面臨著越來越激烈的競爭，只有遵循市場規(guī)律來開展經(jīng)營管理工作，才能不斷提高管理效率?，F(xiàn)在檔案管理這項(xiàng)工作已經(jīng)得到了人們的廣泛重視，然而在檔案管理改革工作中仍然存在一些關(guān)鍵問題有待解決，這也是我國檔案管理模式改革所面臨的困境。

（一）重視程度的不足

眾所周知，現(xiàn)在隨著市場經(jīng)濟(jì)添置的不斷完善，企業(yè)自身的經(jīng)營和市場競爭都面臨著越來越多的風(fēng)險(xiǎn)，為了保證自身的經(jīng)營，勢必需要提高自身的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，這樣才能不斷提高自身的效益。但是現(xiàn)在很多管理人員都將工作的重點(diǎn)放在經(jīng)營上，對于檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足，和有形資產(chǎn)相比，檔案資源是一種無形資產(chǎn)，很多人是看不到其給企業(yè)所帶來的利潤的，顯性效益嚴(yán)重不足。這樣一來，越來越多的管理人員將資源和精力放在資產(chǎn)建設(shè)上，很多企業(yè)都沒有成立專門進(jìn)行檔案管理的職能部門。這種管理方式也嚴(yán)重影響了檔案管理人員自身的和積極性，很多工作人員由于自身沒有得到重視、工作中自身的權(quán)限非常有限，大大影響了檔案管理工作的質(zhì)量，限制了檔案管理水平。

（二）檔案管理模式上的不足

就檔案管理這項(xiàng)工作來看，現(xiàn)代企業(yè)主要可以分為兩個(gè)類型，分別是集中式管理和松散式管理。集中式管理的思路是直接從不同層級(jí)來劃分出管理者的職責(zé)，將每一層的工作職責(zé)都明確開來；而分散型管理思路明顯不同，其側(cè)重點(diǎn)在于對信息本身來進(jìn)行管理，經(jīng)過不同方式的搭配來保證信息資源利用率的提高。

從檔案管理模式的運(yùn)行情況來看，當(dāng)前的檔案管理模式顯然缺乏靈活性，雖然可以賦予檔案管理人員足夠的自主性，但是這種自主性在分散的檔案管理模式下就演變成了松散、隨意的管理模式，無法發(fā)揮檔案管理的作用?，F(xiàn)有的集中型檔案管理模式主要由行政部門和主管部門聯(lián)合完成，這雖然可以體現(xiàn)檔案管理的宏觀指導(dǎo)作用，但是卻缺少實(shí)際的、可行性較強(qiáng)的管理措施，無法推進(jìn)檔案管理模式的改革。

二、推進(jìn)檔案管理模式改革的出路

當(dāng)前，企業(yè)正處在激烈的市場競爭環(huán)境中，檔案管理模式需要遵循市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律進(jìn)行必要的改革，并且結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定科學(xué)的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

（一）形成正確的檔案管理模式的改革理念

創(chuàng)新是對既有理論、實(shí)踐的突破，要?jiǎng)?chuàng)新就要有批判和發(fā)展。中國檔案學(xué)要加強(qiáng)管理理論研究，并應(yīng)特別注意理論聯(lián)系實(shí)際，解決檔案工作中的關(guān)鍵和全局問題。實(shí)踐是理論的現(xiàn)實(shí)來源和客觀基礎(chǔ)，理論是實(shí)踐的高度凝練與抽象，它們總是相伴而生，相互影響。目前，社會(huì)轉(zhuǎn)型期的檔案工作實(shí)踐正在發(fā)生巨大變化，檔案管理模式改革只是其中一部分，這些新的實(shí)踐需要新的理論來總結(jié)，以便引導(dǎo)檔案工作變革向縱深推進(jìn)。檔案學(xué)理論研究必須緊密聯(lián)系檔案工作實(shí)踐，著重解決理論滯后、應(yīng)用性不強(qiáng)的問題，探索出一整套符合轉(zhuǎn)型期社會(huì)特點(diǎn)的檔案理論體系。我國的檔案理論發(fā)展史實(shí)際上也就是一部不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)、提升管理水平，在創(chuàng)新中成長、發(fā)展、壯大的歷史。

縱觀中國的檔案學(xué)理論研究，總是貼近檔案管理實(shí)踐，密切注視并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、抓住實(shí)踐中出現(xiàn)的具有普遍性的情況與問題，從理論上做出切實(shí)、中肯、客觀的解釋與回答。例如，檔案管理模式改革中進(jìn)行的“國家檔案資源整合”，提高了綜合性檔案館在國家檔案管理體系中的地位與作用，必然要求現(xiàn)有的檔案館理論得到創(chuàng)新。又如，我國現(xiàn)在實(shí)行的是多種經(jīng)濟(jì)成分共存的經(jīng)濟(jì)制度，這就產(chǎn)生了檔案的來源與歸屬不確定的問題。檔案不再單純屬于國家所有，一部分檔案屬于個(gè)人所有，甚至屬于外資企業(yè)所有，檔案的成分開始變得復(fù)雜，原有的“國家檔案全宗”理論就必須得到修正與創(chuàng)新，使之能夠更好地指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。

（二）建立健全完善的檔案管理體制

如今，我國正處在市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的特殊時(shí)期，市場經(jīng)濟(jì)體制正在不斷完善，這為新時(shí)期的檔案管理模式改革提供了良好的契機(jī)，改變過去傳統(tǒng)的、單一的檔案管理模式，構(gòu)建全新的檔案管理模式。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案管理模式改革的推進(jìn)具有一定的自主性，而在特定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境下采取有效的推動(dòng)措施，可以加快檔案管理模式的完善。另外，在檔案管理體制建設(shè)過程中，需要充分發(fā)揮法律體系的保障作用，為檔案管理模式改革提供更多保障。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

高素質(zhì)的檔案管理人員是影響檔案管理模式改革效率的重要因素，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，對檔案管理人員的技能和素質(zhì)要求越來越高，因此要注重檔案管理人員的隊(duì)伍強(qiáng)化。一方面，要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行全面整頓，對工作職責(zé)進(jìn)行明確劃分，并且通過相應(yīng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。另一方面，則要強(qiáng)化檔案管理人員的思想道德培養(yǎng)，讓他們從思想上樹立正確的檔案管理觀念，并且增強(qiáng)對檔案管理工作的信心，進(jìn)行深入的價(jià)值挖掘，才能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理改革的持續(xù)推進(jìn)。

三、結(jié)語

經(jīng)過前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，對于現(xiàn)階段的企業(yè)管理工作來說，檔案管理起到的作用是越來越重要的，檔案直接記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)也是企業(yè)執(zhí)行管理工的重要依據(jù)。這就需要企業(yè)能夠?qū)n案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，采用科學(xué)完善的手段來開展管理工作，確保相關(guān)工作的順利開展，這樣才能不斷提高管理質(zhì)量，保證檔案材料的利用率，提高檔案管理部門的服務(wù)能力。

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