企事業(yè)單位電子文件管理現(xiàn)狀與對(duì)策分析

馬曉波

摘要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大的沖擊，現(xiàn)有的“管文件”管理模式已不能適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展在電子文件管理方面提出了極大的挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想，由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變。本文對(duì)企事業(yè)單位電子文件管理現(xiàn)狀、發(fā)展歷程進(jìn)行了闡述并進(jìn)行了分析，以期對(duì)其他單位的電子文件管理起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：電子文件；管理；分析

一、從館藏檔案類(lèi)型看各門(mén)類(lèi)檔案電子文件的管理現(xiàn)狀

目前航空工業(yè)企事業(yè)歸檔的電子文件按檔案類(lèi)型劃分主要有以下幾個(gè)方面：

1.絕大多數(shù)型號(hào)和設(shè)備檔案已上線PDM系統(tǒng)（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）進(jìn)行電子審簽，流程發(fā)布之前文件會(huì)由檔案人員將數(shù)據(jù)歸檔至檔案管理系統(tǒng)，鑒于目前很多的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法讀取三維模型的原因，從PDM系統(tǒng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)的圖樣為轉(zhuǎn)換成PDF的二維圖。

2.公文式的管理類(lèi)檔案，公文在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成之后由黨政辦公室人員歸檔至檔案管理系統(tǒng)，除檔案管理系統(tǒng)條目中各字段信息自動(dòng)提取外，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件包括公文、公文審批辦理記錄和審閱記錄的截屏等均會(huì)歸檔至檔案管理系統(tǒng)。

3.其余未上線PDM系統(tǒng)審簽和OA系統(tǒng)的檔案類(lèi)型，目前仍采用由設(shè)計(jì)人員在檔案管理系統(tǒng)Web端錄入條目并上傳電子版或檔案員在檔案管理系統(tǒng)客戶(hù)端錄入條目并上傳電子版的形式歸檔。

目前隨著航空工業(yè)信息化程度的不斷推進(jìn)和數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷完善，大部分單位均已建設(shè)或正在建設(shè)企業(yè)類(lèi)數(shù)字檔案館，檔案管理系統(tǒng)均已與單位主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了集成接口獲預(yù)留的接口。

二、從館藏電子文件類(lèi)型看電子文件發(fā)展歷程

航空工業(yè)企事業(yè)單位館藏的電子文件類(lèi)型大體分為可編輯的Word、掃描版的Pdf、照片形式的JPG、視頻形式的WMA以及與檔案管理系統(tǒng)集成的OA、PDM等系統(tǒng)直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)的固有格式幾種類(lèi)型。在OA和PDM系統(tǒng)上線之前，由歸檔人員上傳至檔案管理系統(tǒng)Word格式和檔案人員因信息化建設(shè)需要掃描的Pdf版為館藏電子文件的主要形式，伴隨了“雙套制”制度推行的整個(gè)發(fā)展歷程，保存的這兩種格式的電子文件一直以來(lái)在檔案利用方面提供了極大的查考和參考作用，除利用檔案管理系統(tǒng)Web端在線瀏覽電子全文外，歸檔電子文件申請(qǐng)發(fā)放后的再次編輯、修改為型號(hào)研制、改進(jìn)改型中發(fā)揮了重要的作用。OA和PDM系統(tǒng)上線后，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的項(xiàng)目，數(shù)據(jù)自動(dòng)采集歸檔至檔案管理系統(tǒng)，建立了廠所PDM系統(tǒng)協(xié)同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了與主要配套研制廠檔案數(shù)據(jù)的協(xié)同發(fā)放與接收，紙質(zhì)檔案的復(fù)制、曬蘭工作大大減少，大大提高了工作效率，節(jié)約了人力、財(cái)力和物力成本。

三、企事業(yè)單位電子文件管理存在的問(wèn)題與分析

雖然航空工業(yè)企事業(yè)單位主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建立了接口并可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集歸檔，但隨時(shí)單位信息化工作的不斷推進(jìn)，若各個(gè)管理系統(tǒng)將來(lái)均與檔案管理系統(tǒng)建立接口并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集歸檔，即使技術(shù)層面可以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)本身也不一定有這么大的承受能力。隨著“10號(hào)令”在各個(gè)單位的全面推廣，是否有電子文件歸檔范圍未納入檔案管理業(yè)務(wù)也是我們亟須梳理的問(wèn)題。

1.檔案信息化程度有待進(jìn)一步提升，目前只有絕大多數(shù)型號(hào)檔案和大部分設(shè)備檔案在PDM系統(tǒng)中運(yùn)行，應(yīng)可能的將更多的檔案類(lèi)型納入系統(tǒng)中。

2.很多單位OA系統(tǒng)已上線多年，系統(tǒng)中涉及很多種業(yè)務(wù)流程，在系統(tǒng)中流程已完結(jié)并歸檔的數(shù)據(jù)眾多，但因業(yè)務(wù)分工的不同，此類(lèi)數(shù)據(jù)均由信息化部門(mén)負(fù)責(zé)備份與保管，檔案部門(mén)甚至很多模塊中的內(nèi)容都無(wú)法瀏覽。在諸如此類(lèi)的管理系統(tǒng)中電子文件的管理仍采用“系統(tǒng)誰(shuí)負(fù)責(zé)維護(hù)、電子文件誰(shuí)負(fù)責(zé)管理”的原則，業(yè)務(wù)部門(mén)在技術(shù)上更適合管理，檔案部門(mén)在能力上存在不足、在責(zé)任上也擔(dān)當(dāng)不起，本單位曾經(jīng)發(fā)生過(guò)OA系統(tǒng)中有幾天的所有流程數(shù)據(jù)丟失且無(wú)法利用備份恢復(fù)的現(xiàn)象。

3.借助文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案的歸檔進(jìn)行重新梳理的現(xiàn)狀，擴(kuò)大電子文件的歸檔和管理范圍。能利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的可納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，對(duì)游離于檔案管理系統(tǒng)之外的，可在相應(yīng)的系統(tǒng)中建立歸檔節(jié)點(diǎn)，數(shù)據(jù)仍由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，檔案部門(mén)采用定期監(jiān)督和檢查的方式查看電子文件的管理情況。

四、小結(jié)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，各企事業(yè)單位的信息化水平不斷提高，對(duì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級(jí)、工業(yè)化、現(xiàn)代化起到了巨大的促進(jìn)作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)下時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化手段，以檔案管理系統(tǒng)為核心，對(duì)電子文件和數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、整合，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息資源的管理和利用更大程度的滿足科研生產(chǎn)的需要，縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期。檔案人員應(yīng)在信息化條件下主動(dòng)作為，將檔案管理環(huán)節(jié)嵌入到各信息系統(tǒng)中，否則，功能越來(lái)越強(qiáng)大信息系統(tǒng)如PDM、OA等將替代檔案管理系統(tǒng)的功能；檔案部門(mén)的職能和地位將逐步被邊緣化。