智能溝通平臺的應(yīng)用

黃瑞東　黃河　許愛易　黃嘉民

摘要：在項目建設(shè)過程中，施工總承包單位與業(yè)主監(jiān)理及各分包單位均需保持頻繁且緊密的溝通，因此，溝通的有效、及時與否很大程度影響項目施工的進(jìn)行。傳統(tǒng)方式往往存在效率低、流程繁瑣、速度慢的弊端，因此建立各方互通智能溝通平臺的設(shè)想將可作為一次重要嘗試。

關(guān)鍵詞：項目建設(shè)；溝通；管理；智能平臺

一.背景：

筆者在日常涉及到需與業(yè)主等各方對接的工作中總結(jié)并列舉以下幾項受傳統(tǒng)溝通方式影響較大的工作。

1 方案等資料報審

作為施工總承包，在建設(shè)過程中，需要將方案等各種施工相關(guān)資料報審業(yè)主及監(jiān)理，貫穿整個工程，無節(jié)制的打印，導(dǎo)致大量紙張被消耗，期間還因各種原因?qū)е鲁霈F(xiàn)錯打、多打等現(xiàn)象造成不必要的浪費，在提倡綠色可持續(xù)發(fā)展的時代，這顯然違背環(huán)保理念。同時，資料的報審過程相對繁瑣，現(xiàn)實情況是，資料報審過程為：施工單位技術(shù)人員→施工單位資料員→業(yè)主/監(jiān)理資料員→負(fù)責(zé)人，在這一過程中，資料員常常有大量資料需要在同一時間與對接單位進(jìn)行交接，在每一個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)錯報、漏報或者資料丟失的情況，因此對每位人員都增加對資料管理的工作量。除此之外，受人員因素影響較大，在涉及到需要相關(guān)管理人員進(jìn)行簽字審批時，一旦因管理人員在該時刻無法在場進(jìn)行簽字，也導(dǎo)致了方案和資料的拖滯。

2 技術(shù)確認(rèn)單

在現(xiàn)場施工中，不可避免出現(xiàn)無法按施工圖紙正常施工及做法不明確等情況，那么此時需要由施工單位發(fā)起技術(shù)確認(rèn)單，向業(yè)主或設(shè)計單位進(jìn)行做法確認(rèn)。實際情況常常是，該類單子往往需要經(jīng)由多人交接進(jìn)行確認(rèn)，單子在各經(jīng)手人處停滯時間的疊加，整體推遲了單子的回復(fù)時間，降低了回復(fù)速度和效率，從而導(dǎo)致現(xiàn)場對應(yīng)施工的停滯不前或質(zhì)量問題。

3質(zhì)量安全整改單

作為施工總承包，在對現(xiàn)場進(jìn)行施工安全及質(zhì)量進(jìn)行管理中，對于存在的安全質(zhì)量問題需及時通知相關(guān)單位進(jìn)行整改，情況嚴(yán)重者需采取停工處理。對于安全問題，更早地解決意味著更小可能的意外發(fā)生，這也是企業(yè)對工作人員生命安全負(fù)有的基本責(zé)任。對于質(zhì)量問題，及時的解決將保證施工各項的順利進(jìn)行。因此，這一過程必須保證時效性，而實際情況卻常常是整改單常常未能在問題發(fā)現(xiàn)后第一時間送達(dá)至相關(guān)單位手中，同時后續(xù)整改也常遲遲未能及時回復(fù)，時間收到拖延后，一旦工作人員未能做到對每一項整改實時跟進(jìn)，導(dǎo)致部分問題被置之腦后。除此之外，過程中單子發(fā)生丟失，將同樣使得部分整改不到位或未整改，原本的質(zhì)量問題未能得到有效解決，對后續(xù)的驗收及施工均造成了不同程度的影響。

綜上所述，降低效率原因如下：

在涉及到需與業(yè)主及其他單位的對接工作中，一旦文件需要經(jīng)由多人進(jìn)行交接，那么各人員自身因素都可能造成事情進(jìn)展速度緩慢，影響問題解決的時效性。從客觀因素考慮，紙質(zhì)版資料的打印常受設(shè)備影響。

從環(huán)保效益、時間效益、經(jīng)濟效益和人員辦公效率角度出發(fā)，智能溝通平臺能夠很好的解決上述存在的問題都可得到合理的解決。

二.優(yōu)點

1.加快信息傳送效率

施工單位編制完成的文件可在第一時間發(fā)送至部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批審核，確認(rèn)無誤后，利用平臺數(shù)字化簽署系統(tǒng)加入署名及章印，即可馬上發(fā)送至平臺上業(yè)主方和監(jiān)理方的負(fù)責(zé)人，省去人力報送和層層審批蓋章的環(huán)節(jié)，同時，當(dāng)文件等資料需進(jìn)行修改，也可通過平臺立即反饋給編制人，以達(dá)到及時修改，及時報審的效果。施工方案的盡早過審，意味著能夠更早的進(jìn)行交底，從而推進(jìn)現(xiàn)場施工。

對于現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量安全問題同樣能夠在第一時間告知相關(guān)單位，并在平臺上設(shè)置整改進(jìn)度和時間，以實時跟進(jìn)整改進(jìn)程，若整改未在規(guī)定時間內(nèi)完成，則可進(jìn)行對該單位進(jìn)行處罰，并在平臺留存記錄。

2.提升了資料整理及檢索能力

在進(jìn)行內(nèi)外收發(fā)文的工作過程中，會產(chǎn)生大量的資料文件需要進(jìn)行整理和存檔，同時，工作中常常需要對已有的文件進(jìn)行查閱等等，往往造成資料整理變得混亂、更有可能出現(xiàn)資料的損壞或丟失。而通過智能平臺，可實現(xiàn)對資料加密管理，分類存儲，有效排序，既保證了資料的完整也方便了各部門對資料的檢索和查閱。極大的減輕資料管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也節(jié)省了各方人員的時間，提升了工作效率。

3.加快了工程進(jìn)度

各單位間工作效率高低與否很大程度決定了項目整體工期的長短，如果能夠在每一處流程都能夠節(jié)省一些不必要的環(huán)節(jié)，將使合作更為密切、便捷和高效，能夠極大提升各方人員的積極性，這樣的積極作用將很好體現(xiàn)在施工現(xiàn)場的工作中。做法的快速確認(rèn)、快速審核到快速的落地，層層遞進(jìn)，加快了進(jìn)程。安全問題的及時發(fā)現(xiàn)、及時整改極大保障現(xiàn)場作業(yè)人員的生命安全，質(zhì)量的高效把控提升工程的整體品質(zhì)和驗收合格率，為項目創(chuàng)優(yōu)申報工作奠定了基礎(chǔ)。

4.明確責(zé)任歸屬提升管理

資料完整、過程清晰、溝通高效，能夠有效將責(zé)任落實，提升各單位對自身的工作要求。管理者可通過

5.符合綠色環(huán)保理念

使用無紙化辦公方式將減少資源的消耗，因為其最顯著的特點就是在互聯(lián)網(wǎng)平臺上進(jìn)行電子文件的傳送，不僅量減紙質(zhì)文件的印刷，同時也縮減紙質(zhì)文件傳遞過程中所需的人力、物力及財力。紙質(zhì)文件需求的減少，意味將縮減對木材的消耗，減少對環(huán)境的污染，最終達(dá)到節(jié)能減排，響應(yīng)了黨中央關(guān)于創(chuàng)建節(jié)約型社會的號召。

三.待解決問題

1.完善技術(shù)

對于互聯(lián)網(wǎng)辦公平臺建設(shè)已具備一定基礎(chǔ)，但仍在存在很多操作問題，因此，為了能夠真正實現(xiàn)滿足實際工作需求的辦公平臺，需要聘請相關(guān)技術(shù)人員對項目辦公平臺進(jìn)行針對性設(shè)計。

2.完善制度

目前多數(shù)工程資料的過審及竣工驗收報備仍需要采用紙質(zhì)版及實體章印，因此，需要有關(guān)政府部門出臺相關(guān)法規(guī)，授予電子版資料法律效益，采用先進(jìn)技術(shù)增強對電子文件的管理和保護(hù)。

3.安全保護(hù)

對資料的保護(hù)，一方面必須保證資料的防外泄，因此需要有較強的防盜系統(tǒng)。另一方面，需要保證文件的完整性和不可修改性，以確保文件的真實有效。

四.結(jié)語

信息化辦公已為現(xiàn)代人員帶來大量的便捷，順應(yīng)信息化時代的趨勢也是歷史必然，智能化辦公能夠極大提升工作效率，而作為對工作工期要求高的建設(shè)行業(yè)，采用信息化辦公，更是能夠在多方面對工程質(zhì)量、安全及工期產(chǎn)生積極影響。此外更能實現(xiàn)綠色建造，保護(hù)環(huán)境的重大意義。

作者簡介：

黃瑞東，男，1996年2月出生，中建二局第一建筑工程有限公司坪山高新區(qū)綜合服務(wù)中心項目技術(shù)員.