對(duì)油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制探討

摘要：檔案管理工作在油田企業(yè)中的功能地位是用毋庸置疑的，必須在進(jìn)行管理的過(guò)程中，充分的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前方法條件下的風(fēng)險(xiǎn)性內(nèi)容，并通過(guò)具體的執(zhí)行措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化與控制，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。由此為出發(fā)點(diǎn)，文章對(duì)油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行分析，并就相應(yīng)的控制措施進(jìn)行探究，為相關(guān)工作提供具體的參考內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè)；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

引言：

油田企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中涉及到多項(xiàng)的流程內(nèi)容，并在各個(gè)獨(dú)立的生產(chǎn)與開發(fā)項(xiàng)目中存在著明顯的關(guān)聯(lián)性水平。需通過(guò)生產(chǎn)信息的有效總結(jié)與歸類，對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向與具體執(zhí)行策略做出指導(dǎo)。而為了實(shí)現(xiàn)這一效果，需要檔案管理發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)性的工作價(jià)值，然而在當(dāng)前的油田企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在著較多的實(shí)際問(wèn)題需要優(yōu)化并解決。

一、油田企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容

檔案管理工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，是當(dāng)前石油企業(yè)崗位工作中，最為突出且根本的問(wèn)題。在執(zhí)行工作內(nèi)容的過(guò)程中，沒(méi)有良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，由于檔案整理的雜亂，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失或是殘缺的問(wèn)題，對(duì)于工作的質(zhì)量水平造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，使檔案的功能價(jià)值被大大降低。

同時(shí)，石油企業(yè)的檔案管理并不是簡(jiǎn)單的資料采集與整理，還涉及到相關(guān)的專業(yè)技術(shù)內(nèi)容，必須在一定技術(shù)條件的支撐下，完成檔案的分類與收容。而這一點(diǎn)恰恰是檔案管理工作中所缺失的內(nèi)容。另外，目前的檔案管理工作中，大多為紙質(zhì)文件資料，在儲(chǔ)存工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件殘損與丟失的問(wèn)題，對(duì)檔案文件的應(yīng)用與查閱造成影響，必須在提升技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，提高檔案收容的科學(xué)性，以此降低出現(xiàn)檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)性水平。

檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，還存在在使用的過(guò)程中，借閱期間出現(xiàn)丟失是最為明顯的表現(xiàn)，如果問(wèn)題嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料的泄密，嚴(yán)重影響企業(yè)生產(chǎn)的安全性，甚至?xí)仙絿?guó)建戰(zhàn)略安全的問(wèn)題，造成極為嚴(yán)重的惡劣后果。

二、控制檔案管理風(fēng)險(xiǎn)性的措施

（一）重點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)建設(shè)

人員隊(duì)伍的思想意識(shí)建設(shè)，是執(zhí)行一切管理策略與制度的基礎(chǔ)內(nèi)容。因此，在石油企業(yè)的檔案管理中，為了降低風(fēng)險(xiǎn)性水平，必須重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)思想意識(shí)的建設(shè)，將整體隊(duì)伍培養(yǎng)成有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)膬?yōu)質(zhì)化崗位隊(duì)伍，為整體檔案管理的工作質(zhì)量提供保障，控制風(fēng)險(xiǎn)性內(nèi)容的誘發(fā)調(diào)價(jià)[1]。

在實(shí)際工作內(nèi)容中，需對(duì)職權(quán)劃分進(jìn)行必要的控制，使每名檔案工作人員都有充分崗位責(zé)任感，并在實(shí)務(wù)操作中，主動(dòng)的控制所在崗位發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的成因，以此提高整體工作的穩(wěn)定性調(diào)價(jià)。同時(shí)，在加強(qiáng)思想建設(shè)的過(guò)程中，需以行業(yè)的規(guī)范性法規(guī)內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其在強(qiáng)化安全意識(shí)的同時(shí)，提高實(shí)務(wù)操作能力，從而更加有效的投身到具體的工作內(nèi)容當(dāng)中。

（二）對(duì)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

檔案室的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，且在多環(huán)節(jié)中都存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性水平，所以為了更好的提高管控力度，需在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分析的工作中進(jìn)行深入的研究，在總結(jié)以往工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況，對(duì)具體的潛在風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行討論，以科學(xué)的方法評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生的概率與影響水平。

為了有效的完成此項(xiàng)工作內(nèi)容，相關(guān)的工作人員必須定期的制定工作報(bào)告，并對(duì)以往工作中的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄與評(píng)估，從而使檔案管理的工作內(nèi)容更加細(xì)致化、有序化，從長(zhǎng)效性的保證工作內(nèi)容的穩(wěn)定性水平。

（三）充分落實(shí)檔案安全管理執(zhí)行制度

任何管理內(nèi)容，都必須以制度的形式充分的落實(shí)，以此才能更好的起到應(yīng)用的執(zhí)行效果，為實(shí)際工作起到具體的指導(dǎo)作用[2]。在檔案管理工作中，需對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，并在考核內(nèi)容上，與崗位工作人員的績(jī)效水平相關(guān)聯(lián)，以此更加有效的提高工作中的制度執(zhí)行力度與員工的工作積極性水平，從而更好的完成檔案安全管理的有效落實(shí)。

例如，在換崗工作內(nèi)容說(shuō)明中，需明確的指出需要交接班工作人員記錄的細(xì)則內(nèi)容；檔案資料進(jìn)行借閱的操作中，必須由借閱人詳細(xì)的等級(jí)使用原因與用途，并在獲得主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的前提下，才能進(jìn)行借閱操作，同時(shí)，在檔案回收的工作中也需要管理工作人員對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的清點(diǎn)工作，以免文件內(nèi)容的遺失與殘破，并由此引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（四）強(qiáng)化檔案室的風(fēng)險(xiǎn)管理控制水平

現(xiàn)階段的石油企業(yè)檔案管理工作中，由于歷史勘察數(shù)據(jù)與信息化發(fā)展條件的限制，大多數(shù)的檔案資料都是以紙質(zhì)文件的形式存在的，在管理內(nèi)容上非常容易產(chǎn)生殘損等一些列問(wèn)題。所以在具體的管理工作實(shí)務(wù)中，需重點(diǎn)對(duì)檔案室的通風(fēng)與濕度條件進(jìn)行必要的控制，降低環(huán)境因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)性內(nèi)容，提高紙質(zhì)檔案文件的收儲(chǔ)效果。

同時(shí)，在檔案管理工作中，需將整體檔案室的防火條件，作為一級(jí)管理內(nèi)容，重點(diǎn)的進(jìn)行防護(hù)。在定期檢查消防設(shè)備功能性的同時(shí)，加大檔案室防火宣傳與管理工作，通過(guò)室內(nèi)的警報(bào)系統(tǒng)，使防火效果更加全面，提高檔案室的風(fēng)險(xiǎn)防控水平。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化管理全覆蓋

在大部分石油企業(yè)的檔案管理工作中，基本都建立了初步的電子化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，為了保證整體資料的安全性水平，需對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的防護(hù)，并在優(yōu)化數(shù)字儲(chǔ)存的過(guò)程上進(jìn)行控制，以此信息系統(tǒng)操作中的穩(wěn)定性[3]。

首先，在進(jìn)行電子化儲(chǔ)存的工作，需針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性條件進(jìn)行管理，并在防火墻等防護(hù)手段的作用下，保證系統(tǒng)的安全性條件；其次，在檔案資料的數(shù)據(jù)管理軟件上，也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化，通過(guò)必要的備份處理，降低收儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)資料遺失，使智能化軟件的收儲(chǔ)性功能得到補(bǔ)充。注意，在對(duì)信息化安全問(wèn)題進(jìn)行管理的過(guò)程中，必須杜絕檔案資料的內(nèi)部泄密問(wèn)題，以此保證文件信息的安全性水平。

總結(jié)：

強(qiáng)化檔案管理工作人員的思想意識(shí)建設(shè)，是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑，也是提高整體管理質(zhì)量水平的重要手段，同時(shí)，在科學(xué)性評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、建立完善制度內(nèi)容、強(qiáng)化檔案室管理工作、實(shí)現(xiàn)電子化管理的輔助作用下，可以全面的改善當(dāng)前油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)性內(nèi)容，并使其功能價(jià)值得到全面的發(fā)揮，為油田企業(yè)的良性發(fā)展貢獻(xiàn)不可或缺的基礎(chǔ)力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓聰敏.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[2]王巍.論企業(yè)檔案信息資源管理的風(fēng)險(xiǎn)及控制方法[J].辦公自動(dòng)化，2017，22（17）：52-58.

[3]楊靜.關(guān)于提高油田企業(yè)檔案管理水平的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（05）：188-189.

作者簡(jiǎn)介：

曹春峰，男，黑龍江安達(dá)人，1970年11月出生，本科學(xué)歷，館員，

研究方向：檔案管理。